' Archivage d'e-mails : ça coince ! '
' La question n'est pas de savoir comment archiver mais plutôt quels messages on doit conserver '
Vincent Berdot, grand reporter à 01 Informatique' Je proposerais bien d'interdire l'usage des e-mails dans l'entreprise, mais je ne suis pas sûr d'être suivi. ' Une proposition radicale qui traduit bien l'imbroglio dans lequel sont empêtrés les responsables chargés de l'archivage légal des courriers électroniques. Ils étaient une petite dizaine, tous issus de grands comptes, à partager leurs expériences lors de la journée records management, organisée par IT Forum. Principal enseignement : les outils d'archivage ne leur sont d'aucune aide pour identifier les messages candidats à l'archivage. Comment les repérer parmi des dizaines de milliers de boîtes aux lettres ? Impossible sans étudier auparavant la notion de responsabilité. ' Celle-ci est principalement diluée dans le cahier des charges ou les commandes passés avec les fournisseurs, mais elle peut également être contenue dans la messagerie ', rapporte un responsable archivage. Un courriel faisant état d'un dysfonctionnement lors d'une réception de pièce, par exemple. Déjà complexe du fait des volumes, cette recherche de la responsabilité n'est en rien facilitée par la structure des messages : conversations découpées en bribes, souvent incompréhensibles sorties de leur contexte, fils de discussion étirés dans le temps, thématiques éparpillées à travers des messages a priori non liés... Comment dès lors identifier les bons corpus ? Essentiellement par un changement des habitudes, répondent de concert les responsables archivage. C'est aux utilisateurs que revient de conserver certains des e-mails échangés avec des correspondants extérieurs, voire d'en limiter le nombre et la portée. Ils misent également sur des systèmes de conversion de messages en documents, plus facilement archivables, tout en gardant une trace des envois. La question de la conservation ne va pas sans celle de leur destruction, l'autre casse-tête de l'archivage. En particulier lorsque cette destruction s'applique à des éléments extérieurs à l'entreprise. ' Pourquoi ne pas introduire dans les messages des métadonnées induisant leur effacement après une certaine période ? ', questionne l'un des intervenants. La juriste, invitée sur le plateau, met en garde : ' En droit, les échanges par e-mail sont vus comme une correspondance privée quune autodestruction pourrait altérer '.v.berdot@01informatique.presse.fr
Vincent Berdot, grand reporter à 01 Informatique' Je proposerais bien d'interdire l'usage des e-mails dans l'entreprise, mais je ne suis pas sûr d'être suivi. ' Une proposition radicale qui traduit bien l'imbroglio dans lequel sont empêtrés les responsables chargés de l'archivage légal des courriers électroniques. Ils étaient une petite dizaine, tous issus de grands comptes, à partager leurs expériences lors de la journée records management, organisée par IT Forum. Principal enseignement : les outils d'archivage ne leur sont d'aucune aide pour identifier les messages candidats à l'archivage. Comment les repérer parmi des dizaines de milliers de boîtes aux lettres ? Impossible sans étudier auparavant la notion de responsabilité. ' Celle-ci est principalement diluée dans le cahier des charges ou les commandes passés avec les fournisseurs, mais elle peut également être contenue dans la messagerie ', rapporte un responsable archivage. Un courriel faisant état d'un dysfonctionnement lors d'une réception de pièce, par exemple. Déjà complexe du fait des volumes, cette recherche de la responsabilité n'est en rien facilitée par la structure des messages : conversations découpées en bribes, souvent incompréhensibles sorties de leur contexte, fils de discussion étirés dans le temps, thématiques éparpillées à travers des messages a priori non liés... Comment dès lors identifier les bons corpus ? Essentiellement par un changement des habitudes, répondent de concert les responsables archivage. C'est aux utilisateurs que revient de conserver certains des e-mails échangés avec des correspondants extérieurs, voire d'en limiter le nombre et la portée. Ils misent également sur des systèmes de conversion de messages en documents, plus facilement archivables, tout en gardant une trace des envois. La question de la conservation ne va pas sans celle de leur destruction, l'autre casse-tête de l'archivage. En particulier lorsque cette destruction s'applique à des éléments extérieurs à l'entreprise. ' Pourquoi ne pas introduire dans les messages des métadonnées induisant leur effacement après une certaine période ? ', questionne l'un des intervenants. La juriste, invitée sur le plateau, met en garde : ' En droit, les échanges par e-mail sont vus comme une correspondance privée quune autodestruction pourrait altérer '.v.berdot@01informatique.presse.fr
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