Rédiger son mail d'absence du bureau: tout un art!

"La saison des vacances approche! Il va falloir préparer votre réponse automatique aux emails. Voici les codes à connaître et les exemples à ne pas suivre pour maîtriser cet exercice inhérent à la vie de bureau. "

L’été arrive, et avec lui, les réponses automatiques. Vous savez ces mails type: “Bonjour, je suis à Tahiti jusqu’au 29 août. Pour les urgences, voyez avec Michel qui dépérit au bureau tout l’été".

Ce message électronique à configurer constitue un classique de la vie de bureau. Les spécialistes estiment que son usage est non-négociable: il faut en préparer un avant de partir en vacances. Même discours du côté des managers qui ne le voient pas du tout comme du dilettantisme mais, au contraire, comme une manière consciencieuse de gérer son départ.

L'humour à manier avec précaution

Préparer ainsi vos vacances est également important pour vous. Ne serait-ce que parce que cela va vous aider à déconnecter. Et surtout, à ne pas culpabiliser de le faire, disent les coachs. Ce message d'absence vous garantit notamment de ne pas trouver 15 messages de votre client furieux en rentrant.

Alors, comment l'écrire, ce message? Des tonnes de sites proposent des formules toutes faites. Sinon, vous pouvez consulter le site “absent du bureau”, qui compile ceux qu’il ne faut surtout pas imiter. Un exemple: "Je suis en vacances, sans ordinateur, sans téléphone, et sans la moindre décence. À mon retour, j'aurai sûrement de l'herpès". L’humour, les spécialistes conseillent de le manier avec beaucoup de précautions. Si vous êtes avocat ou banquier, mieux vaut vous en passer.

Pas besoin pour un long week-end

Il faut surtout préciser deux informations essentielles dans cet email:

> La date de votre retour. Même si cela semble évident, ceux qui copient-collent des mails type oublient souvent de remplir la case [date]. 

> Dans les grosses entreprises: le nom et le contact d’un collègue ou d’un manager qui peut répondre aux demandes urgentes.

Si vous partez seulement en long week-end, pas besoin de configurer un tel message. La précision vaut ce qu'elle vaut, sachant que sur le site “absent du bureau”, il y a des collaborateurs qui sont seulement en réunion, et qui préparent une réponse automatique pour dire qu'ils ne pourront répondre que dans une heure.

Nina Godart