4. Incitez à hiérarchiser les priorités

• Définissez une charte d'utilisation des e-mails
• 1. Abolissez la pratique des destinataires en copie
• 2. Fixez des plages horaires pour lire les courriels
• 3. Répandez la culture de la lecture rapide
• 4. Incitez à hiérarchiser les priorités
• 5. Exigez de la précision dans l'intitulé des e-mails
• 6. Imposez un classement rigoureux des courriers
• 7. Suggérez l'utilisation du bon vieux téléphone

Mieux gérer son temps débute par une réflexion à la réception de chaque message. Chacun doit se poser cette question : m'informe-t-on ou me demande-t-on d'agir ? Si l'action est requise, le courriel est affecté à l'une de ces quatre sous-catégories : urgent et important ; important mais pas urgent ; urgent mais pas important (il est donc envisageable de déléguer) ; pas urgent et pas important (et dans ce dernier cas, la touche Suppr est mise à contribution). Cette grille de lecture, appelée matrice d'Eisenhower, pourra s'appliquer à l'ensemble des actions professionnelles.

Demandez à vos employés d'attribuer ces quatre sous-catégories dans leur client de messagerie, en activant les codes couleur, la surbrillance, les étiquettes ou le suivi ; sachez que cette classification change selon le logiciel utilisé. Ces options sont accessibles en effectuant un clic droit sur un message. Pour les retrouver, il suffit de faire appel à la fonction de filtre.