7 facteurs clés de succès pour la mise en oeuvre d'un intranet 2.0
Porté par la direction, collégial, avec des objectifs clairement définis..., le déploiement de votre intranet social ne sera réussie que si vous vous y préparez correctement en vous faisant accompagner.
La plupart des projets intranet intègrent désormais la composante réseau social d’entreprise (RSE). Cette dernière change jusqu’à la nature du projet. Le choix de la solution et les questions d’intégration au système d’information restent des points essentiels, mais d’autres facteurs clés de succès gagnent en importance.
1. Un projet porté par la direction
Un projet de réseau social d’entreprise ne doit pas être abordé comme une expérience menée de façon isolée dans un département. Au contraire, ce doit être un projet d’entreprise dont les bénéfices sont d’autant plus importants qu’il est soutenu au plus haut niveau de la direction. Idéalement, la direction s’impliquera dans des chantiers pilotes.
2. Un projet collégial
Un des principaux enjeux du RSE est de décloisonner les directions et les établissements. Une innovation riche naît des échanges croisés de plusieurs métiers : commerciaux, chercheurs, marketing, développeurs, et même de personnes externes tels que partenaires et clients. Chacun fertilise les idées des autres. C’est pourquoi l’implication de la direction générale ou de plusieurs directions est un atout pour lever les barrières.
3. Définir les objectifs
Il est important de définir des objectifs précis qui pourront être mesurés ensuite. Le RSE va au-delà des conversations utiles dans des communautés informelles. Il outille jusqu’aux groupes de travail les plus structurés. De nombreux types d’usages bénéficient de cette nouvelle génération d’intranet collaboratif : veille, innovation, réponse commerciale, développement, partage de documents. Identifier des usages qui aident concrètement les collaborateurs dans leur travail quotidien et mettre en place des chantiers pilotes, c’est suivre une stratégie « Quick Win » qui légitimise rapidement le projet et induit la dynamique d’adoption.
4. Recruter des animateurs
Dans les réseaux sociaux grand public, on souligne le rôle du Community Manager. Dans un intranet, il existe un rôle comparable : celui d’animateur ou de leader, un manager d’un nouveau type. Les managers doivent regarder ces nouveaux outils comme une opportunité et non comme un risque pour leur poste. Pour cela, il peut être nécessaire de les former au management participatif, mais le plus important est de valoriser leur rôle de leader dans l’intranet : cela doit faire partie de leurs missions reconnues.
5. Impliquer les collaborateurs
Les réticences au changement sont un risque pour tout projet, et c’est encore plus vrai pour les RSE. Il faut impliquer tous les collaborateurs autant que possible, par exemple dès le choix du nom de l’intranet. Il est parfois nécessaire de former les utilisateurs ou de proposer des communautés extraprofessionnelles qui servent de terrain d’expérimentation. Cependant, l’essentiel est de communiquer sur ce qu’on attend des collaborateurs : la direction doit présenter les objectifs et les managers, montrer l’exemple. Les utilisateurs apprécient la dimension humaine : on est désormais loin de l’informatique déshumanisée.
6. S’appuyer sur un conseil externe
Dans ce type de projet, la dimension organisationnelle prend le pas sur la dimension technique. Une bonne méthodologie, l’expérience de projets similaires et un œil externe sont autant d’atouts pour réussir la mise en œuvre et dénouer les difficultés internes. Faire appel à une société de conseil est un investissement pour optimiser les bénéfices d’un intranet réussi.
7. Projet agile
La méthode agile est une alternative au traditionnel cycle en V et son effet tunnel entre les spécifications et la recette. Elle profite de la souplesse des solutions : on part de la version de base qui est paramétrée ou modifiée lors de plusieurs itérations. L’avantage principal est d’impliquer les utilisateurs à chaque cycle. De plus, un projet intranet doit être géré dans la durée. D’une part, il est recommandé de mettre en place progressivement les fonctionnalités pour s’adapter aux utilisateurs, d’autre part les fonctionnalités et les usages continuent à évoluer au rythme des innovations du web.
Pour réussir votre projet et adresser ces facteurs clés de succès, gardez bien à l’esprit que l’enjeu de cette nouvelle génération d’intranet à dimension sociale consiste à développer l’intelligence collective.