Accédez à votre messagerie intranet depuis Outlook

La fonction ' Outlook Aujourd'hui ' du logiciel de messagerie de Microsoft permet de créer un portail d'accès aux informations de l'entreprise.

Aujourd'hui, toutes les grandes entreprises disposent d'un intranet et la plupart d'entre elles utilisent Microsoft Outlook comme logiciel de messagerie et de productivité personnelle. Depuis sa version 98, cet outil comporte un dossier spécial, visible en haut de la barre Outlook. Baptisé "Outlook Aujourd'hui", celui-ci affiche par défaut des informations de base telles que le nombre de messages non lus, les tâches en cours ou les rendez-vous à venir. Ce dossier est en fait une page HTML dont vous pouvez entièrement personnaliser le contenu.

1 - Présentez un intranet dans "Outlook Aujourd'hui"

La solution la plus simple consiste à remplacer l'intégralité de la page "Outlook Aujourd'hui" par une page web standard, l'écran d'accueil de l'intranet de votre entreprise par exemple. Il suffit d'insérer la valeur ad hoc dans le "Registre de Windows". Une fois l'éditeur du registre "Regedit" lancé, positionnez-vous dans la clé "HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice.0OutlookToday" (remplacez "8.0" par "9.0" si vous utilisez Outlook 2000). Effectuez ensuite un clic droit dans la fenêtre de droite et choisissez "Nouveau" puis "Valeur chaîne". Saisissez "Url" en respectant la casse et validez. Double cliquez sur cet identifiant et, dans la zone "Données de la valeur" de la boîte de dialogue qui s'affiche, renseignez l'URL de votre intranet, par exemple "http://monserveurintranet". Lorsque vous redémarrerez Outlook, le dossier "Outlook Aujourd'hui" affichera cette page.

2 - Exploitez le code source de la page "Outlook Aujourd'hui"

La page "Outlook Aujourd'hui" délivre des informations synthétiques sur le nombre de messages non lus ou sur les futurs rendez-vous. Pour cela, vous devez créer votre propre page, en écrivant le code correspondant. Ce dernier est inclus dans le fichier "outlwvw.dll" sous forme de ressource. Une fois l'emplacement de ce fichier repéré, saisissez l'URL suivante (en respectant la syntaxe) dans votre navigateur : "Res://outlwvw.dll/outlook.htm".Au début du téléchargement de la page, il est possible qu'un message d'erreur vous rappelle que vous ne chargez pas la page "Outlook Aujourd'hui" à partir d'Outlook. Ignorez ce message, puis effectuez un clic droit sur la page dans le navigateur et demandez d'afficher la source, ce que le Bloc-notes de Windows exécutera automatiquement.

3 - Modifiez le code HTML fourni

Recherchez la chaîne de caractères "display:none" dans le code et remplacez-la par "display:". Elle apparaît 3 fois dans le texte. Ensuite, donnez libre cours à votre imagination (voir illustration page suivante).Dans un premier temps, vous pouvez ajouter des textes et des images. "Outlook Aujourd'hui" utilise la technologie de styles en cascade (CSS). Modifiez le début du fichier afin de changer les polices et la taille des caractères employés. La page originale recourt au protocole "res://" pour pointer vers les images, stockées sous forme de ressources dans le fichier "outlwvw.dll". Il est possible d'utiliser le protocole "http://" ou "file://" pour pointer vers vos propres images.Maintenant, si vous souhaitez insérer un lien vers un site externe, ce qui présente un risque, mieux vaut demander l'ouverture de la page dans l'interface standard du navigateur. Toutes les sécurités sont en effet désactivées dans la page "Outlook Aujourd'hui". Utilisez pour cela la syntaxe suivante : " Vers le site distant".Certaines règles sont à respecter pour l'insertion de liens vers des dossiers Outlook. La syntaxe HTML désignant un dossier Outlook est un peu particulière. Pour accéder à votre agenda, par exemple, mieux vaut utiliser la syntaxe "Calendrier". Les noms des dossiers doivent être en anglais : Inbox, Calendar, Contacts, Notes.Pour créer un lien vers un dossier public, utilisez la syntaxe "Favoris". Les noms des dossiers dépendent alors du langage utilisé par la version d'Outlook installée sur votre poste. Si votre société est une multinationale, vous pouvez rencontrer certains problèmes.Les styles en cascade sont définis au début du code source de la page "Outlook Aujourd'hui". Relativement clair, le libellé de chaque style correspond aux messages non lus de la boîte de réception, aux heures de début et de fin de rendez-vous, aux tâches en retard, etc. Par exemple, le style suivant définit une tâche terminée : .TskDone {font-size:8pt;color:gray; text-decoration:line-through;}Enfin, dans le code source HTML de la page, 3 blocs exploitent la technologie Renstatictable, baptisée également table statique temporaire (voir encadré ci-contre). Ces tables affichent très rapidement des informations sur les messages non lus, ainsi que sur les tâches et les rendez-vous en cours.

4 - Diffusez la nouvelle page à tous les utilisateurs

À partir du moment où la page que vous souhaitez afficher dans "Outlook Aujourd'hui" n'est pas la page HTML située dans "outlwvw.dll", vous devez renseigner la clé de registre URL décrite précédemment. Une fois cette clé configurée sur votre poste, exportez-la dans un fichier texte (extension .reg) à l'aide de "Regedit", et envoyez ce dernier par e-mail à tous les utilisateurs. Un double clic sur la pièce jointe leur suffira à mettre à jour leur copie d'Outlook 98 ou 2000. La modification sera prise en compte immédiatement.

5 - Pour aller plus loin

Faire pointer la page "Outlook Aujourd'hui" vers une page HTML traditionnelle se ré-vèle très simple, mais le chargement n'est pas performant. Si vous savez utiliser un éditeur de ressources, tel celui de Developer Studio 5.0, vous pouvez réenregistrer la page HTML modifiée sous forme de ressource dans le fichier "outlwvw.dll". Commencez par effectuer une copie de sauvegarde de "outlwvw.dll" dans un fichier "nouvoutl.dll". Lancez ensuite Developer Studio et sélectionnez "Ouvrir" dans le menu "Fichier". Choisissez alors "nouvoutl.dll" et cliquez sur "Ressources". Double cliquez sur le n?"ud 2110 et sur "Outlook.htm". Vous devez réaliser toutes les modifications souhaitées dans le code HTML. Pour cela, copiez-collez le code dans un éditeur, faites les modifications, puis ramenez le nouveau code dans Developer Studio. Enregistrez le fichier "nouvoutl.dll". Enfin, échangez le nom des fichiers "nouvoutl.dll" et "outlwvw.dll"0 après avoir testé votre page.