Aguettant modernise sa logistique pour en réduire les coûts

En passant de cinq entrepôts à un seul, le laboratoire pharmaceutique a dû mener de front deux projets : l'organisation des flux physiques et la mise en place d'une nouvelle solution informatique, et ce dans des délais très serrés.

Pour réduire ses coûts et se mettre en conformité avec la réglementation en matière de traçabilité, Aguettant a restructuré sa chaîne logistique. A cette occasion, le laboratoire pharmaceutique est passé de cinq entrepôts à un seul, adoptant parallèlement une plate-forme informatique entièrement nouvelle. “ Une fois la construction de notre nouveau bâtiment achevée en fin 2006, le plus gros défi a été de penser et d'optimiser les flux physiques au sein de notre entrepôt, se rappelle Colette Villerot, responsable des systèmes d'information d'Aguettant. Nous devions tout réinventer et, dans le même temps, trouver une solution informatique capable de reproduire ces flux physiques et les processus associés. ”Mais avant de s'intéresser à la partie informatique du projet, Aguettant a consacré six mois à l'organisation des flux physiques dans le nouveau bâtiment. Le laboratoire s'est fait accompagner par un cabinet d'experts et a rencontré de nombreux confrères afin de voir comment ils étaient organisés. Fin 2005, la société avait encore huit scénarios de fonctionnement possibles. Elle en sélectionne alors un, qu'elle va ensuite optimiser pendant toute la durée du projet.

Trouver une plate-forme adaptée aux flux physiques

Ce scénario est bâti selon l'agencement des lieux, mais aussi des volumes et des processus spécifiques à la société. L'entrepôt de 11 000 m2 recèle 12 000 emplacements de palettes, 850 d'entre elles faisant l'objet d'une opération de transfert quotidienne (200 en réception, 400 en chargement et 250 en réapprovisionnement). La construction du bâtiment est lancée début 2006.Entre-temps, Aguettant étudie les possibilités offertes par son ERP Movex en matière de gestion logistique, et parvient à la conclusion qu'il ne couvre pas tous ses besoins. En 2006, les modules logistiques de Movex ne prenaient pas en charge les plans de palettisation (configuration des produits sur une palette) ou encore la géographie de l'entrepôt. L'ergonomie globale de l'ERP de Lawson-Intentia (racheté récemment par Infor) n'était pas non plus la mieux adaptée lorsque l'on s'adresse à des caristes, des préparateurs de commandes et des opérateurs de quais. “ Ce qui est acceptable, voire confortable, pour des utilisateurs d'ERP ne l'est plus forcément quand on parle de logistique ”, souligne Colette Villerot. Malgré les problèmes soulevés par l'adoption d'une nouvelle solution, notamment en termes d'interfaces, d'arbitrage sur les données et de gestion des processus, Aguettant décide de chercher une autre plate-forme.Sur la base du scénario retenu, le laboratoire pharmaceutique se lance dans une étude de marché des solutions logicielles. Il dresse une liste de 300 points fonctionnels qu'il souhaite trouver dans sa nouvelle plate-forme de gestion de la chaîne logistique. Ces éléments servent de base à la rédaction d'un cahier des charges transmis à sept éditeurs. “ L'analyse des réponses nous a pris un temps considérable, d'autant plus que les explications des éditeurs manquaient parfois de clarté, explique Colette Villerot. Certains prétendaient couvrir une fonction. Mais dès que nous lisions entre les lignes, nous nous apercevions que c'était au prix de développements spécifiques. Or nous voulions éviter au maximum tout développement, nos délais de mise en œuvre étant très serrés. ”Après avoir retenu trois éditeurs, la société fait réaliser trois maquettes pour vérifier l'ergonomie. Elle opte finalement pour la solution intégrée d'Infor ? les modules SCM Warehouse Management, SCM Transportation Management et Event Management ?, parce qu'elle nécessite peu de développements et s'avère la plus performante en matière de gestion de la traçabilité. Commence alors le travail de formalisation des processus. Dans un premier temps, Aguettant travaille sur papier, dessinant ses processus et sous-processus de façon aussi précise que possible. Puis ceux-ci sont formalisés en logigrammes, avec une analyse séquentielle pour chaque étape, avant d'être transférés dans chaque module d'Infor sous forme de règles de paramétrage. A chaque étape, la société décide qui, de l'ERP ou de la chaîne logistique, reste maître des données et prend la main sur le processus.Grâce à ce mode de fonctionnement, le laboratoire pharmaceutique a établi une liste précise de ses besoins en interfaces, qu'elle a développées au fur et à mesure. Sa version de Movex offrant peu d'API (interfaces interapplicatives), Aguettant a surtout utilisé des triggers (dispositif logiciel qui provoque un traitement particulier en fonction d'événements prédéfinis). L'option d'un logiciel d'intégration d'applications (EAI), particulièrement adaptée aux échanges entre un ERP et une plate-forme logistique, n'a pas été retenue faute de temps à consacrer au choix d'un outil.Initiée en février 2006, la mise en œuvre de la plate-forme d'Infor est opérationnelle en novembre de la même année. “ Mais en version dégradée, précise Colette Villerot. Tous les développements n'ont réellement été terminés qu'en février 2007. Et pendant une année environ, nous avons continué à optimiser notre solution. Même en essayant de tout prévoir sur le papier, il y a toujours des choses qui évoluent au contact de la réalité… ”

Un accueil initial mitigé

Dès la mise en production de la version dégradée, Aguettant a commencé à migrer progressivement les activités de ses cinq entrepôts vers son nouveau bâtiment. Les utilisateurs, caristes, préparateurs de commandes et opérateurs de quais n'ont, au départ, pas tous bien réagi au démarrage de la nouvelle plate-forme. Notamment les anciens collaborateurs : équipés d'un PC ou de matériels embarqués de type pistolet à radiofréquence, ils ont eu du mal à s'adapter à l'outil. Cette réaction est en grande partie due à une sous-estimation du besoin en formation et de la nécessité d'accompagner le changement. Toujours faute de temps.Trois ans après la finalisation du projet, cette résistance n'est toutefois plus qu'un mauvais souvenir : le personnel de l'entrepôt a complètement adopté la nouvelle organisation. Aujourd'hui, le laboratoire gère en moyenne 8 000 lignes de commandes par semaine, ce qui représente entre 15 000 et 16 000 colis (de 32 000 à 33 000 unités au détail) sur la base de 2 000 références différentes.La nouvelle organisation a permis à Aguettant de réduire ses coûts de logistique (d'un équivalent de 3,5 % du chiffre d'affaires) et d'assurer une meilleure traçabilité de ses produits. “ Difficile de dire précisément dans quelles proportions la plate-forme informatique contribue à cette réduction. Le fait est que notre nouvelle organisation, physique et logicielle, nous a permis de mettre en place une politique de gestion du lot efficace et performante, quels que soient les modes préparatoires sur les différents niveaux d'unités ”, conclut la responsable des systèmes d'information.