Appels d'offres électroniques : une circulation à sens unique
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Les entreprises consultent les appels d'offres électroniques mais répondent toujours sur papier. Les collectivités veulent améliorer cette situation en ajoutant du service.
Obligatoire depuis le 1er janvier 2005, la publication sur Internet des appels d'offres publics affiche un bilan mitigé. Le point positif, c'est que plus des trois quarts des entreprises téléchargent
aujourd'hui les dossiers de consultation à partir des portails des collectivités. ' En un an, le pourcentage des entreprises demandant les dossiers par courrier est tombé à environ 20 %. Toutes les autres passent par le
Net. Ce pourcentage était de 80 % début 2005 ', se félicite Alain Rodet, maire de Limoges. Là où le bât blesse, c'est le faible taux de réponses électroniques : entre 3 et 5 % au niveau national.
Une offre pléthorique de progiciels et de services
Première brique dans la dématérialisation des flux entre entreprises et structures publiques, la mise en ligne des appels d'offres, qui a généré une offre pléthorique de progiciels spécialisés et de services en mode FAH. À limoges, la
mairie et la communauté d'agglomération ont opté pour Ok-PEMP de l'éditeur Omnikles pour un coût de l'ordre de 150 000 euros. Au bout d'une année d'utilisation, 643 procédures formalisées et une partie des procédures non soumises à la
réglementation (dont le montant est inférieur à 210 000 euros) ont été dématérialisées. ' Le nombre de réponses en ligne demeure faible. Une dizaine environ nous sont parvenues au bout d'un an ', constate Alain Rodet. De son côté, la mairie de Saintes a choisi la solution de
Synapse Entreprises, uniquement pour les procédures soumises à la réglementation. Bien que n'entrant pas dans le champ de la réglementation, ' les autres appels d'offres ont été mis en ligne depuis environ deux ans à partir de
développements spécifiques en PHP et avec MySQL ', précise Pierre-Marc Lis, DSI de de la mairie Saintes.Une application qui permet aussi aux entreprises de s'inscrire à un service d'alerte par e-mail. ' Aujourd'hui, 300 à 400 entreprises, dont des artisans, se sont abonnés à ce service ',
ajoute Pierre-Marc Lis. Qui déplore également un faible taux de réponses électroniques. De son côté, e-bourgogne, le site géré par le conseil régional de Bourgogne, a opté pour une solution basée sur du libre et développée par Atexo. Ce projet
regroupe les appels d'offres de 1 400 structures publiques de la région et a coûté 650 000 euros.Pour les appels d'offres concernant le BTP, ' pour éviter les coûts d'impression, notamment pour les plans en A0, nous fournissons une liste de centres de reprographie agréés qui délivrent sur demande et
gratuitement les plans des dossiers de consultation des entreprises ', ajoute Louis-François Fléri, responsable du projet. Au bout d'une année, 5 600 dossiers environ ont été mis en ligne et téléchargés
46 000 fois. Près de 530 réponses ont été renvoyées par le Net, dont plus de 150 signées, les autres étant des réponses pour lesquelles la signature numérique n'est pas encore obligatoire. Un taux de réponses en ligne supérieur à
la moyenne, mais qui reste décevant.
Réponses en ligne obligatoires en 2010
Face à cette réticence, les initiatives sont nombreuses. Elles sont d'autant plus nécessaires qu'une directive européenne permettra aux collectivités d'exiger des réponses en ligne dès 2010. À Limoges, on souligne le manque de
confiance des entreprises dans la signature numérique. Autre frein, le nombre de solutions disponibles sur le marché, environ soixante-dix, sans que le législateur ait prévu une homologation de celles-ci ou une exigence d'interopérabilité. Résultat,
les entreprises, comme les collectivités, doivent apprendre autant de procédures que de logiciels.Pour débloquer la situation, le législateur prépare une énième réforme du code des marchés publics qui permettra des réponses sans signature électronique. Mais ' la possibilité d'envoyer sans signature est un
retour en arrière ', prévient Bernard Longhi, responsable de l'Observatoire national de dématérialisation des marchés publics. Pour accroître la complexité du sujet, les pouvoirs publics devraient publier en juin un
référentiel général de sécurité (RGS) et un référentiel général d'interopérabilité (RGI) en matière de systèmes d'information publics et d'échanges électroniques.Avec, pourquoi pas, l'obligation pour les éditeurs de normaliser les flux échangés et les niveaux de sécurité. Malgré ce premier bilan mitigé et ces changements juridiques possibles, l'installation de plates-formes d'appels d'offres a
quand même permis à certaines collectivités d'entamer un travail plus profond sur leurs procédures. ' Les fonctions de workflow obligent les agents à formaliser leurs tâches ', précise Louis-François
Fléri.
Des services à valeur ajoutée
De nouveaux services sont également apparus. Sur le portail e-bourgogne, les entreprises s'identifient une fois et une seule, et accèdent ensuite à toutes les consultations, ou peuvent demander en ligne à bénéficier d'aides au
développement. Un gain appréciable puisque, outre l'identification administrative comme le K-bis, l'entreprise doit aussi attester de la mise à jour du paiement de ses obligations fiscales et sociales.Sur le portail des marchés publics, ces données sont stockées dans un coffre-fort électronique auquel les collectivités n'ont pas accès sauf au moment du dépouillement des réponses, et seulement si l'entreprise fait partie des
soumissionnaires. ' e-bourgogne propose un accès personnalisé à la salle de marché ', insiste Louis-François Fléri.Basée sur la possibilité de déléguer l'administration, cette fonction permet, par exemple, à un gérant d'entreprise de fournir un accès limité à une partie des lots d'un appel d'offres à l'un de ses employés ou de garder pour lui seul
la possibilité d'envoyer une réponse en ligne. e-bourgogne permet aussi de télécharger des lots individuellement. ' Les entreprises peuvent télécharger uniquement les lots qui les intéressent ', précise
Louis-François Fléri, qui prévoit une dématérialisation accrue des liens avec les entreprises grâce à ces services.