Appels d'offres électroniques : une circulation à sens unique

Les entreprises consultent les appels d'offres électroniques mais répondent toujours sur papier. Les collectivités veulent améliorer cette situation en ajoutant du service.

Obligatoire depuis le 1^er janvier 2005, la publication sur Internet des appels d'offres publics affiche un bilan mitigé. Le point positif, c'est que plus des trois quarts des entreprises téléchargent aujourd'hui les dossiers de consultation à partir des portails des collectivités. ' En un an, le pourcentage des entreprises demandant les dossiers par courrier est tombé à environ 20 %. Toutes les autres passent par le Net. Ce pourcentage était de 80 % début 2005 ', se félicite Alain Rodet, maire de Limoges. Là où le bât blesse, c'est le faible taux de réponses électroniques : entre 3 et 5 % au niveau national.

Une offre pléthorique de progiciels et de services

Première brique dans la dématérialisation des flux entre entreprises et structures publiques, la mise en ligne des appels d'offres, qui a généré une offre pléthorique de progiciels spécialisés et de services en mode FAH. À limoges, la mairie et la communauté d'agglomération ont opté pour Ok-PEMP de l'éditeur Omnikles pour un coût de l'ordre de 150 000 euros. Au bout d'une année d'utilisation, 643 procédures formalisées et une partie des procédures non soumises à la réglementation (dont le montant est inférieur à 210 000 euros) ont été dématérialisées. ' Le nombre de réponses en ligne demeure faible. Une dizaine environ nous sont parvenues au bout d'un an ', constate Alain Rodet. De son côté, la mairie de Saintes a choisi la solution de Synapse Entreprises, uniquement pour les procédures soumises à la réglementation. Bien que n'entrant pas dans le champ de la réglementation, ' les autres appels d'offres ont été mis en ligne depuis environ deux ans à partir de développements spécifiques en PHP et avec MySQL ', précise Pierre-Marc Lis, DSI de de la mairie Saintes.Une application qui permet aussi aux entreprises de s'inscrire à un service d'alerte par e-mail. ' Aujourd'hui, 300 à 400 entreprises, dont des artisans, se sont abonnés à ce service ', ajoute Pierre-Marc Lis. Qui déplore également un faible taux de réponses électroniques. De son côté, e-bourgogne, le site géré par le conseil régional de Bourgogne, a opté pour une solution basée sur du libre et développée par Atexo. Ce projet regroupe les appels d'offres de 1 400 structures publiques de la région et a coûté 650 000 euros.Pour les appels d'offres concernant le BTP, ' pour éviter les coûts d'impression, notamment pour les plans en A0, nous fournissons une liste de centres de reprographie agréés qui délivrent sur demande et gratuitement les plans des dossiers de consultation des entreprises ', ajoute Louis-François Fléri, responsable du projet. Au bout d'une année, 5 600 dossiers environ ont été mis en ligne et téléchargés 46 000 fois. Près de 530 réponses ont été renvoyées par le Net, dont plus de 150 signées, les autres étant des réponses pour lesquelles la signature numérique n'est pas encore obligatoire. Un taux de réponses en ligne supérieur à la moyenne, mais qui reste décevant.

Réponses en ligne obligatoires en 2010

Face à cette réticence, les initiatives sont nombreuses. Elles sont d'autant plus nécessaires qu'une directive européenne permettra aux collectivités d'exiger des réponses en ligne dès 2010. À Limoges, on souligne le manque de confiance des entreprises dans la signature numérique. Autre frein, le nombre de solutions disponibles sur le marché, environ soixante-dix, sans que le législateur ait prévu une homologation de celles-ci ou une exigence d'interopérabilité. Résultat, les entreprises, comme les collectivités, doivent apprendre autant de procédures que de logiciels.Pour débloquer la situation, le législateur prépare une énième réforme du code des marchés publics qui permettra des réponses sans signature électronique. Mais ' la possibilité d'envoyer sans signature est un retour en arrière ', prévient Bernard Longhi, responsable de l'Observatoire national de dématérialisation des marchés publics. Pour accroître la complexité du sujet, les pouvoirs publics devraient publier en juin un référentiel général de sécurité (RGS) et un référentiel général d'interopérabilité (RGI) en matière de systèmes d'information publics et d'échanges électroniques.Avec, pourquoi pas, l'obligation pour les éditeurs de normaliser les flux échangés et les niveaux de sécurité. Malgré ce premier bilan mitigé et ces changements juridiques possibles, l'installation de plates-formes d'appels d'offres a quand même permis à certaines collectivités d'entamer un travail plus profond sur leurs procédures. ' Les fonctions de workflow obligent les agents à formaliser leurs tâches ', précise Louis-François Fléri.

Des services à valeur ajoutée

De nouveaux services sont également apparus. Sur le portail e-bourgogne, les entreprises s'identifient une fois et une seule, et accèdent ensuite à toutes les consultations, ou peuvent demander en ligne à bénéficier d'aides au développement. Un gain appréciable puisque, outre l'identification administrative comme le K-bis, l'entreprise doit aussi attester de la mise à jour du paiement de ses obligations fiscales et sociales.Sur le portail des marchés publics, ces données sont stockées dans un coffre-fort électronique auquel les collectivités n'ont pas accès sauf au moment du dépouillement des réponses, et seulement si l'entreprise fait partie des soumissionnaires. ' e-bourgogne propose un accès personnalisé à la salle de marché ', insiste Louis-François Fléri.Basée sur la possibilité de déléguer l'administration, cette fonction permet, par exemple, à un gérant d'entreprise de fournir un accès limité à une partie des lots d'un appel d'offres à l'un de ses employés ou de garder pour lui seul la possibilité d'envoyer une réponse en ligne. e-bourgogne permet aussi de télécharger des lots individuellement. ' Les entreprises peuvent télécharger uniquement les lots qui les intéressent ', précise Louis-François Fléri, qui prévoit une dématérialisation accrue des liens avec les entreprises grâce à ces services.

Les flux annexes à un appel d'offres

Toutes les pièces annexes d'un appel d'offres, comme les bordereaux de prix, doivent être envoyées à la préfecture pour une étape dite de contrôle de légalité. Quelques offres ou acteurs, comme e-bourgogne, ont démarré la dématérialisation de cette phase.
Les délibérations de la municipalité font aussi l'objet de procédures spécifiques et suivent le même circuit. Dans le cadre d'appels d'offres, elles valident la passation des marchés.
La dématérialisation des flux comptables vers le Trésor public est démarré à travers les implémentations du projet Actes.
Tous les documents numériques générés vont dans des ' coffres-forts ' électroniques qui respectent les prérequis légaux liés à l'archivage légal.

Les contraintes de la signature électronique

Toute entreprise respectant une procédure définie par le Minefi peut délivrer des certificats numériques. Ces entreprises, en tant qu'Autorités de certification, sont garantes de la validité des certificats. Elles peuvent déléguer les contrôles d'identité des personnes morales ou physiques à d'autres sociétés appelées Autorités d'enregistrement.
Pour signer les réponses numériques aux appels d'offres, les entreprises doivent acheter un certificat. Attention, pour l'utiliser sur d'autres sites publics comme TéléTVA, le choix d'un fournisseur référencé par le Minefi est indispensable.
Obtenir un certificat de niveau 3 nécessite de se présenter de visu auprès d'une autorité d'enregistrement (ChamberSign, Certigreffe, etc.). Ce certificat est livré sur une clé USB ou sur une carte à puce. Dans ce cas, il est nécessaire d'acheter le lecteur correspondant.
Lorsqu'une réponse à un appel d'offres arrive par voie électronique, il incombe au responsable du marché de vérifier la validité du certificat ayant servi à signer. Cette vérification impose de consulter les listes de révocation mises à jour par les fournisseurs.

Louis-François Fléri (chef de projet du portail e-bourgogne)

' Une intégration progressive dans le SI '

Retenue parmi plusieurs solutions (au terme d'une ' procédure de dialogue compétitif '), l'application d'appels d'offres développée par Atexo a beaucoup évolué au bout d'une année. Elle s'est enrichie à la fois de passerelles vers des progiciels installés dans les collectivités et de fonctionnalités pour les entreprises. Ces dernières peuvent s'inscrire pour recevoir par e-mail des appels d'offres en fonction de leur domaine d'activité mais également en fonction de la distance géographique entre l'émetteur de l'appel d'offres et leur localisation. ' Il est plus rentable pour les petites entreprises de BTP de répondre à des consultations proches de leur lieu d'implantation ', déclare Louis-François Fléri.
Pour ce faire, le portail n'a pas été interfacé avec un SIG, mais utilisent avec des données issues de l'IGN et de l'Insee. Des connecteurs ont été développés pour les collectivités utilisant déjà des logiciels de gestion de marchés publics comme Marco ou Sysmarché. Les salles de marché ont été également enrichies de fonctions de travail de groupe. ' Ce qui permet d'organiser plus facilement les commissions d'appels d'offres ', illustre Louis-François Fléri. Le développement d'une interface pour accéder à une bibliothèque d'appels d'offres est déjà en place. Cela, ' pour faciliter la tâche d'un responsable de marché cherchant un modèle de dossier de marché sur la voirie, par exemple ', conclut Louis-François Fléri.

Bernard Longhi (Observatoire de la dématérialisation des marchés publics)

' De nouveaux standards pour les flux entre collectivités et entreprises '

Responsable de l'Observatoire national de dématérialisation des marchés publics, Bernard Longhi ?"uvre également au sein de l'EDI France, une association qui promeut les échanges dématérialisés interentreprises et avec les administrations. ' Ce qui nous amène à définir des déclinaisons locales de standards XML internationaux comme ebXML. Ces standards normalisent, entre autres, les bordereaux de prix attachés aux appels d'offres ', illustre Bernard Longhi.
Ce qui permettra de les intégrer directement dans les logiciels métier des entreprises. ' Des éditeurs comme Sage travaillent déjà à l'intégration de cette norme dans leurs progiciels de devis, ajoute-t-il. Côté collectivités, la même norme permettrait d'automatiser la collecte et l'analyse des soumissions. ' Avec, à la clé, des réductions conséquentes pour les délais de traitement et de paiement. En dehors de cette volonté de standardisation, l'Observatoire va labelliser cette année les progiciels d'appels d'offres en fonction de critères, notamment ceux liés à la sécurité. ' À terme, il devrait rester une dizaine déditeurs sur les 70 actuels ', prévoit Bernard Longhi.