Bayard Presse migre en douceur vers OpenOffice

Plutôt que d'acquérir une nouvelle version de Microsoft Office, Bayard Presse a engagé la migration de ses 250 Macintosh vers OpenOffice. L'an prochain, ses 850 PC seront aussi équipés de cette suite bureautique libre.

Quand Bayard Presse décide, début 2005, d'adopter une suite bureautique open source, ce n'est pas par effet de mode, mais par nécessité technologique. L'entreprise renouvelle en effet chaque année une partie de ses postes de travail (environ 850 PC, 250 Macintosh et 50 postes clients légers). Or, le remplacement de certains postes Apple impose désormais d'abandonner Mac OS 9, version incompatible avec la suite Microsoft Office 97 en place dans l'entreprise, au profit de Mac OS X. Un problème amplifié par le fait que Bayard Presse n'a pas souscrit au système de mise à jour automatique des licences de Microsoft. ' Je suis réfractaire au système d'abonnement aux mises à jour ', justifie Christian Garrez, DSI du groupe. Dans ce contexte, l'adoption de la suite bureautique OpenOffice était tentante, mais ses conséquences n'étaient toutefois pas connues avec certitude. Un audit a donc été commandé à l'intégrateur StarXpert pour comparer avec précision toutes les répercussions d'une migration globale, soit vers Microsoft Office 2003, soit vers OpenOffice. Cette dernière est apparue, sur de nombreux points, plus avantageuse. L'analyse de l'existant a mis en effet en lumière deux réalités. Que l'utilisation des outils bureautiques chez Bayard Presse était basique : beaucoup de traitement de texte, un peu de tableur, et quelques utilisations ciblées de l'outil de présentation Power-Point. ' Notre intuition était que les collaborateurs utilisent leurs outils de façon très classique, ce que l'étude a confirmé, indique Christian Garrez. Or, dans la feuille de route de Microsoft, le produit Office s'alourdit et requiert des postes de travail plus puissants, donc plus onéreux. On ne s'y retrouve pas ', ajoute-t-il. Sans que les besoins utilisateurs n'aient évolué, le coût de la mise à jour des licences Microsoft était estimé, à lui seul, à 300 000 euros.

Un taux d'utilisation de 4,5 %

L'étude a également fourni des indicateurs sur le volume de documents bureautiques stockés dans l'entreprise. De fait, l'audit a révélé que sur les quelque 700 000 documents disponibles, seuls 10 % dataient de moins d'un an. Le taux d'utilisation se situe donc à environ 4,5 %, alors que spontanément les utilisateurs l'estimaient à 43 % ! La principale difficulté dans le cadre d'une migration Open-Office ne résidait donc pas dans le volume de données à convertir, mais dans le portage des macros et autres lignes de programmes. La compatibilité entre les deux suites est estimée à 80 %, les 20 % restants devant faire l'objet d'une réécriture manuelle. Sur ce point précis, la direction financière de Bayard Presse constitue un cas à part : ' Quelques collaborateurs utilisent Excel et des macros spécifiques comme frontal des applications métier. Leur pertinence et leur complexité justifient la conservation d'Excel ', affirme Christian Garrez.Évoluant dans le monde de la presse et de l'édition, les collaborateurs de Bayard sont particulièrement attachés à la mise en page et à la présentation de leurs documents. Si cet aspect est plutôt bien traité par Open-Office, la DSI a néanmoins choisi d'y être très attentive. ' Nous aurions pu choisir la méthode trompettes et olifants et mener une grande opération de communication, sourit Christian Garrez. Nous avons préféré une méthode douce, basée sur la présentation des outils et avec des phases d'observation. ' Annoncée au comité d'entreprise et mise en ?"uvre progressivement sur une période de deux ans, la migration s'accompagne de sessions de présentation courtes (une journée), accessibles à tous les collaborateurs, et d'ateliers (une demi-journée), orientés sur des aspects fonctionnels (mailing, mise en page, présentation, etc.). En complément, le service informatique organise des réunions de retours d'expérience dans le mois qui suit la formation, afin de valider son intérêt, et, éventuellement, recentrer son contenu en fonction des besoins exprimés. ' Certains ont un peu râlé, mais nous avons été attentifs à adapter et paramétrer OpenOffice selon leurs besoins spécifiques, précise Christian Garrez. Nous ne voulions surtout pas, en braquant les utilisateurs, mettre en péril la suite du déploiement. '

Le fond et la forme

La DSI a prévu une migration s'étalant jusqu'en 2007. Une stratégie qui implique une cohabitation des deux suites pendant un certain temps. ' Les utilisateurs rencontrent surtout des problèmes de conversion dus aux polices de caractères ', indique Christian Garrez. Pour minimiser l'impact du double système, le service informatique préconise deux actions. D'une part, la définition pour chaque service d'un nombre limité de documents standards correspondant à des besoins précis. D'autre part, les documents échangés entre services doivent être au format PDF, disponible sur l'ensemble des plates-formes. Cet encouragement fort à rationaliser la présentation des documents a aussi été le prétexte pour revoir la charte graphique de Bayard Presse. Ce travail de fond facilitera la migration des services encore sous MS Office et la DSI s'appuiera également sur le bilan qu'elle tire de l'opération pilote : il faut identifier finement les zones d'échanges interservices et accorder plus de temps aux usages pointus, difficilement portables. Lorsque toute l'entreprise aura basculé sur OpenOffice, la question de l'OS et notamment de Linux sera posée, même si ' le changement d'OS n'est pas aujourd'hui stratégique, nous regardons des environnements clés comme ceux proposés par Sun et Novell ', indique Christian Garrez.