Bien définir en amont les types de flux
Les modules d’archivage sont encore peu exploités au sein des entreprises. Celles-ci devront donc bien définir le type de flux à échanger entre plate-forme de GED et d’archivage.
- Gestion des flux de documents et interaction avec le système d'information
- Former un couple légitime avec les applications métier
- Bien définir en amont les types de flux
- Choisir la plate-forme prenant en charge les flux documentaires
- Récupérer les index métier, un enjeu de taille
Techniquement, l’archivage de contenus est relativement simple. Les principales plates-formes de gestion documentaire (GED) sont nativement pourvues de module de record management (gestion d’enregistrements, soit l’archivage électronique). Ces modules prennent en charge le cycle de vie des documents – de leur création jusqu’à leur destruction. Ils émanaient initialement d’éditeurs indépendants acquis, il y a plusieurs années maintenant, par les ténors de la GED.
Deux socles gérés séparément
Les entreprises disposent en effet de ces deux socles, mais ceux-ci s’avèrent gérés de manière étanche. La principale question, qui se pose alors, porte sur les mécanismes d’importation-exportation entre les deux environnements. Selon Laurent Le Calvé, consultant chez Steria, « un tel flux prend souvent la forme d’une DTD ». Ce dernier élément est un document XML qui spécifie le format des métadonnées associées au document. «Certaines procédures sont parfois déjà définies. La direction des archives de France a ainsi défini une norme d’échanges interadministratif», rajoute le consultant. Et il en existe dans chaque grand secteur de l’industrie ou du tertiaire.
Contraintes de pérennité
La phase d’analyse et de définition des attributs de l’archive a également pour but d’éviter la duplication des métadonnées entre l’ECM et l’archivage, « Sauf dans le cas où la base d’archivage a vocation à devenir autonome », signale Laurent Le Calvé. Lorsque l’on opère cette dissociation, les archives (ou uniquement leur adresse) sont stockées dans des SGBDR (système de gestion de base de données relationnelle) en même temps que leur index. Reste qu’avec la généralisation du XML, cette dernière architecture n’aura plus raison d’être. En effet, les documents deviendront « autoportants » en ce sens qu’ils incluront les métadonnées nécessaires à leur archivage. Dernier aspect sensible, quand l’archivage des documents est soumis à une valeur probante, cette opération se doit se respecter des contraintes d’authenticité et de pérennité