Bien encadrer l'utilisation et l'accès aux médias sociaux

Le blocage total de l'accès à certains sites internet, dont Facebook, est de plus en plus contesté, car inefficace à terme. Entre crainte des fuites et recherche d'un nouvel attrait professionnel, il convient de responsabiliser le collaborateur.

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• Bien encadrer l'utilisation et l'accès aux médias sociaux
• Les premières bonnes pratiques pour intégrer et sécuriser les nouveaux usages
• Trois profils indispensables

“ La liberté de communication et d'expression […] implique, eu égard au développement généralisé d'internet […], la liberté d'accéder aux services de communication au public en ligne. ” Des principes que le Conseil constitutionnel a voulu rappeler le 10 juin 2009. Car, face à la vague des outils 2.0, la plupart des entreprises choisissent de limiter techniquement cette liberté en bloquant les sites les moins professionnels, gourmands en bande passante et en temps de travail. Facebook est le premier visé, ainsi que les sites de vidéos en ligne. L'exemple du groupe Orange est représentatif : les employés n'ont pas accès à certains sites, dont Facebook, Youtube et Dailymotion. Leur usage étant réservé à certaines personnes du marketing et de la communication et également à une centaine d'animateurs de communautés en ligne.En revanche, les réseaux sociaux professionnels, comme Viadeo ou Linkedin, sont libres d'accès. “ L'utilisation du premier est même parfois encouragée par les directions, qui peuvent négocier pour leurs employés un lot de plusieurs dizaines d'abonnements ”, affirme Olivier Fécherolle, directeur général des opérations pour l'Europe de Viadeo. De plus, ce réseau social est apte à fournir des solutions privatives sur demande, telles que celle de la communauté réservée aux seuls salariés de Manpower. Dès que l'un d'entre eux quitte la société, le fait que son courrier électronique devienne non valide entraîne son exclusion automatique de la communauté.D'autres entreprises choisissent, au contraire, de ne rien bloquer, ce qui “ maintient un attrait pour la société, explique Gildas Chauveau de Vallat, DSI de Valophis Habitat. L'accès au web, que ce soit pour la vie professionnelle ou la vie privée, est essentiel. Facebook est le site le plus consulté chez nous, et de très loin ! ”

Se protéger des pratiques illégales

Partisans d'un blocage partiel ou d'une plus grande liberté reconnaissent tous que les nouveaux usages doivent être encadrés et réglementés de manière lisible. “ Une charte intégrée aux règlements intérieurs est importante, insiste Isabelle Renard, avocate et membre du conseil d'administration de l'Afai (Association française du conseil et de l'audit informatiques). Elle sert à informer, mais aussi à sanctionner, en fournissant un cadre pour pouvoir se retourner contre le salarié qui commet des infractions et fait courir des risques à l'entreprise, ne serait-ce qu'en téléchargeant illégalement. ” Pour cette experte, la première étape consiste à sécuriser les contrôles d'accès aux postes de travail, afin de responsabiliser le collaborateur face à l'utilisation de ses identifiants. Liberté ne veut pas dire abus, confirme Gildas Chauveau de Vallat : “ Avec la charte mise en place, les partenaires sociaux ont été informés que les excès donneraient lieu à des restrictions. Pour l'instant, le contrat mis en place il y a six mois tient la route et chacun s'y retrouve ! ” Car, au-delà des interdictions et des sanctions, la révolution 2.0 est porteuse de risques autant que d'opportunités pour l'entreprise.

Une image de marque 2.0

Bien utilisées, les plates-formes 2.0 aident les entreprises à accroître rapidement leur visibilité, afin de mieux recruter ou de vendre plus largement leurs produits. Et même si la généralisation des applications Facebook sur smartphones contribue à brouiller la frontière entre privé et professionnel, “ les employés n'ont pas vocation à devenir les porte-parole du groupe en dehors de leurs heures de travail, en parlant spontanément sur les forums de la Livebox ou du mobile, tient à préciser Eric Barilland, directeur des médias électroniques du groupe Orange. Car ces missions sont encadrées et développées au sein de l'entreprise. Nous avons ainsi mis en place un groupe pour le personnel chargé de communiquer sur Twitter, Facebook et autres réseaux afin qu'ils échangent leurs meilleures pratiques. ” Une prudence compréhensible. Chacun a en tête la mésaventure de Kiabi, dont l'animation commerciale sur Facebook, forte de 13 000 fans, a été suspendue fin décembre pour avoir enfreint les règles promotionnelles du réseau social.

L'avis de l'expert : Hubert Tournier, ingénieur et administrateur de l'Afai

Avec l'ouverture vers les réseaux sociaux, les entreprises redoutent une perte de productivité. Le résultat est un blocage assez généralisé de Facebook dans les sociétés françaises, mais pas des réseaux sociaux professionnels. Ce n'est pas la position officielle de notre association. Il nous semble préférable d'exercer un contrôle a posteriori, qui s'appuie à la fois sur des mesures préventives de sensibilisation et des sanctions en cas d'abus.

Le blocage est un combat d'arrière-garde qui déresponsabilise les employés. D'autant que l'employeur lui-même brouille les repères entre le privé et le professionnel avec la mobilité, qui rend les collaborateurs joignables en dehors des heures de travail. Fermer la porte aux réseaux sociaux représente en fait un risque majeur. Mieux vaut sensibiliser les salariés à leurs usages.

2 questions à… : Franck La Pinta, responsable marketing web et RH 2.0 à la Société Générale

Quelles utilisations faites-vous des réseaux sociaux ?

Nous communiquons, par exemple, sur la thématique de l'alternance à travers les communautés d'étudiants que l'on trouve sur facebook. en général, notre objectif est de fournir des informations pertinentes en impliquant des collaborateurs qui sont légitimes sur le sujet. Pour cela, soit nous montons notre propre plate-forme, mais l'audience est inexistante au départ, soit nous en utilisons une existante, avec le risque de disparition des échanges et du contenu.

La charte interne a-t-elle été adaptée au web ?

Non, mais c'est en cours de réflexion. Dans la plupart des entreprises, il existe des règlements internes qui peuvent servir de base de travail, mais qu'il faut adapter aux usages des réseaux sociaux. Une charte d'usage permet d'établir un cadre lisible par tous, afin de protéger les collaborateurs et de les encourager à prendre la parole sur les réseaux en connaissant les conditions. Mais c'est aussi, en interne, un message fort qui montre que l'entreprise a intégré ces nouvelles règles du jeu.