Bien négocier les engagements avec ses prestataires

Pour les contrats de grande envergure, le choix d'un prestataire est une opération lourde, impliquant la constitution d'une véritable équipe de projet. Dans la relation prestataire-client, la transparence doit rester le maître mot.

La négociation d'un contrat d'infogérance de grande échelle mobilise ressources et énergie. Il peut s'écouler entre six mois et un an entre le lancement d'un appel d'offres et le choix d'un prestataire. Les entreprises rompues à l'exercice constituent dès lors de véritables équipes de projet, regroupant au minimum un chef de projet (le DSI ou un haut responsable informatique) dédié, un responsable des achats, un juriste interne, et un responsable opérationnel informatique.Des responsables des ressources humaines, de même que des correspondants techniques, gravitent par la suite autour de ce noyau. Sans oublier une personne au sein de la direction générale, capable de trancher in fine les questions stratégiques.

Peaufiner la phase amont

Il est fortement conseillé de ne pas se lancer tête baissée dans l'appel d'offres. ' L'entreprise a tout intérêt à interroger le marché ', avertit Pierre Laigle, associé dans le cabinet de conseil KLC. Ainsi, la pratique du ' request for information ' se répand peu à peu. Il s'agit, pour l'entreprise, de transmettre un premier cahier des charges et d'inviter les prestataires à y répondre, mais aussi de visiter leurs centres de calcul et d'interroger leurs clients.Une fois l'appel d'offres lancé, le client aura tendance à mener le plus loin possible la négociation avec plusieurs prestataires ?" deux ou trois. En pratique, celle-ci doit être marquée du sceau de la transparence. Ce qui implique que l'entreprise se départe d'une vision de la relation purement client-fournisseur. A l'heure où les discussions s'intensifient avec un ou plusieurs prestataires pressentis, la ' négociation se transforme en construction d'une solution commune ', indique Stéphane Lemarchand, avocat associé du cabinet Bird & Bird. Des équipes mixtes se constituent, travaillant en atelier ?" notamment pour la négociation des annexes techniques (concernant les niveaux de service, les annexes financières contractuelles, les responsabilités respectives, etc.).

Ne pas négliger les annexes

' Il faut d'ailleurs se concentrer sur les annexes plutôt que sur le contrat de base ', conseille Pierre Laigle. Quant au contrat proprement dit, l'entreprise l'inclut souvent dans l'appel d'offres et demande aux prestataires de se prononcer sur lui. Avant de répondre à un besoin d'exhaustivité, celui-ci doit d'abord être apte à gérer les évolutions.A ce titre, le mode de gouvernance du contrat se révèle être capital. Les deux parties devront préciser les modalités selon lesquelles elles trouveront un accord en cas de changement : prise en charge d'une nouvelle activité, évolution technologique, etc. Enfin, il convient de ne pas négliger, comme c'est souvent le cas, la phase de ' due diligence ' ou ' arrêté de situation '. Lors de cette période, le prestataire vérifie les informations fournies par l'entreprise : l'inventaire matériel et applicatif, mais aussi et surtout la qualité des compétences, des pratiques, et des méthodes. Toujours par souci de transparence.

Avis d'un DSI : Xavier Rambaud, DSI de Rhodia

En fin 2004, le groupe de chimie a externalisé son infrastructure informatique européenne auprès de la SSII Atos Origin.

' Le " request for information " fournit un état de l'art du marché '

' Il s'agit de voir la vraie vie en connaissant nos besoins, de façon à dépasser le discours marketing. Cette démarche nous a aussi permis de mieux cerner ce qu'il était opportun d'externaliser. C'est une étape fondamentale. '

' En termes d'organisation, une seule tête doit dépasser '

' Il ne doit exister qu'un interlocuteur unique, clairement identifié afin d'éviter les interférences. Un chef d'orchestre, qui s'appuie sur une charte définissant le rôle et les prérogatives des autres intervenants. '

' S'attarder sur les annexes au contrat n'est pas une perte de temps '

' Il est impératif de regarder de près les différents volets : social, indicateurs de performances, procédures de transition, etc., et les négocier pied à pied. Au final, le prix compte moins que le contenu des annexes. '

' Le volet évolution du périmètre s'avère très important '

' Dans l'infogérance, on négocie un prix par rapport à un scénario de référence, et lon gère ensuite les écarts par rapport à ce scénario durant toute la durée du contrat. Il convient de négocier les mécanismes de régulation. Sinon, un contrat risque de devenir anti-économique. '