Bien négocier les engagements avec ses prestataires
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Pour les contrats de grande envergure, le choix d'un prestataire est une opération lourde, impliquant la constitution d'une véritable équipe de projet. Dans la relation prestataire-client, la transparence doit rester le maître
mot.
La négociation d'un contrat d'infogérance de grande échelle mobilise ressources et énergie. Il peut s'écouler entre six mois et un an entre le lancement d'un appel d'offres et le choix d'un prestataire. Les entreprises rompues à
l'exercice constituent dès lors de véritables équipes de projet, regroupant au minimum un chef de projet (le DSI ou un haut responsable informatique) dédié, un responsable des achats, un juriste interne, et un responsable opérationnel
informatique.Des responsables des ressources humaines, de même que des correspondants techniques, gravitent par la suite autour de ce noyau. Sans oublier une personne au sein de la direction générale, capable de trancher in fine les
questions stratégiques.
Peaufiner la phase amont
Il est fortement conseillé de ne pas se lancer tête baissée dans l'appel d'offres. ' L'entreprise a tout intérêt à interroger le marché ', avertit Pierre Laigle, associé dans le
cabinet de conseil KLC. Ainsi, la pratique du ' request for information ' se répand peu à peu. Il s'agit, pour l'entreprise, de transmettre un premier cahier des charges et d'inviter les prestataires à
y répondre, mais aussi de visiter leurs centres de calcul et d'interroger leurs clients.Une fois l'appel d'offres lancé, le client aura tendance à mener le plus loin possible la négociation avec plusieurs prestataires ?" deux ou trois. En pratique, celle-ci doit être marquée du sceau de la transparence. Ce
qui implique que l'entreprise se départe d'une vision de la relation purement client-fournisseur. A l'heure où les discussions s'intensifient avec un ou plusieurs prestataires pressentis, la ' négociation se transforme en
construction d'une solution commune ', indique Stéphane Lemarchand, avocat associé du cabinet Bird & Bird. Des équipes mixtes se constituent, travaillant en atelier ?" notamment pour la négociation des annexes
techniques (concernant les niveaux de service, les annexes financières contractuelles, les responsabilités respectives, etc.).
Ne pas négliger les annexes
' Il faut d'ailleurs se concentrer sur les annexes plutôt que sur le contrat de base ', conseille Pierre Laigle. Quant au contrat proprement dit, l'entreprise l'inclut souvent dans
l'appel d'offres et demande aux prestataires de se prononcer sur lui. Avant de répondre à un besoin d'exhaustivité, celui-ci doit d'abord être apte à gérer les évolutions.A ce titre, le mode de gouvernance du contrat se révèle être capital. Les deux parties devront préciser les modalités selon lesquelles elles trouveront un accord en cas de changement : prise en charge d'une nouvelle
activité, évolution technologique, etc. Enfin, il convient de ne pas négliger, comme c'est souvent le cas, la phase de ' due diligence ' ou ' arrêté de
situation '. Lors de cette période, le prestataire vérifie les informations fournies par l'entreprise : l'inventaire matériel et applicatif, mais aussi et surtout la qualité des compétences, des pratiques, et des
méthodes. Toujours par souci de transparence.