Bulletins de salaire électroniques : c'est parti !

Une nouvelle norme précise les spécificités métier des fiches de paie

Deux ans après la promulgation de la loi sur la dématérialisation des bulletins de salaire, celle-ci se voit compléter par une norme Afnor Z42-025. Vincent Jamin, administrateur de la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC), chargé de mission e-paie et directeur division dématérialisation de Docapost DPS, explique : “ Son intérêt est de fournir un cadre de bonnes pratiques pour la distribution de ces fiches. En effet, il y a deux ans, nous avons vu apparaître des solutions hétéroclites, pas toutes très fiables, tel l'envoi de fichiers PDF attachés à des courriels. ”Axée sur les processus métier, cette norme s'appuie sur des spécifications techniques, notamment celle liée à l'archivage électronique (Z42-013). Et Vincent Jamin de préciser : “ Le texte se concentre sur ce qui est spécifique au bulletin de paie et à son processus de dématérialisation. ” En particulier, la nécessité de demander l'accord du salarié et les conditions de remise des documents à celui-ci. “ La majorité des acteurs du marché ayant participé à la commission, la plupart des solutions devraient déjà être conformes aux recommandations ”, estime Vincent Jamin. Celles proposées par Digipost, Efolia, Novapost, Pitney Bowles, Primobox, etc. ont pourtant des fonctionnements très différents.

Des arguments pour convaincre les salariés

Ce cadre commun sert à générer de la confiance auprès des entreprises et “ de garde-fou pour éviter que des acteurs inexpérimentés improvisent, avance Jonathan Benhamou, président fondateur de Novapost. Même s'il est regrettable que la durée de conservation des documents par l'employeur ne soit pas mentionnée. ” Lors de son départ, un salarié pourra récupérer ses documents, ou assurer lui-même le coût d'un coffre-fort électronique, ou encore conserver jusqu'à la retraite celui fourni par sa société. Quoi qu'il en soit, le taux d'adhésion des collaborateurs à cette dématérialisation des bulletins de salaire ne sera jamais de 100 %.Pourtant, les arguments pour son adoption ne manquent pas. Ils concernent les employeurs et les salariés, mais aussi les organismes tiers (comme Pôle emploi) ou les agences immobilières. L'intégrité d'un document électronique est plus facile à garantir que celle de son équivalent papier. Sans compter que, selon Vincent Jamin, “ cette dématérialisation donne une image innovante et attractive au service RH ”.Restent quelques freins, dont la faible confiance dans le numérique et dans la pérennité du prestataire, s'agissant de documents dont la durée de conservation est de plusieurs dizaines d'années (jusqu'à la retraite de l'employé). Sans compter les questions de confidentialité : “ Les salariés ont l'impression que l'espace du coffre-fort électronique peut être consulté par l'entreprise, alors qu'il est privé ”, relate Pascale Boyaval, directrice du marketing de l'activité ressources humaines de Cegid.Pour l'instant, la mise en place d'une certification Afnor ou d'un label FNTC garantissant que les solutions suivent effectivement la norme ne semble pas être une priorité. De fait, le marché en est encore à ses débuts et sa marge de progression est importante.

À savoir

Elle se borne à fixer le cadre général en énonçant trois règles précises, sans en donner les modalités d'application :
La remise d'un bulletin de paie électronique à un salarié est autorisée.
L'accord du salarié est nécessaire.
Les conditions de cette remise doivent garantir l'intégrité du document.

L'avis de l'utilisateur : Anis Maalaoui (Starbucks Coffee France SAS) : “ avoir un bon taux d'adhésion demande un effort de communication important ”

Je donnerai deux conseils aux entreprises qui envisagent de se lancer dans un projet de dématérialisation de fiches de paie. D'abord, de ne pas sous-estimer l'effort de communication et, ensuite, d'impliquer d'autres services que les ressources humaines afin de favoriser la communication. Chez Starbucks, le taux d'adhésion est très variable selon les magasins. Il dépend de l'efficacité du bouche à oreille et de l'investissement des managers dans le projet.

Nous avons choisi Novapost comme prestataire. Il prend en charge à la fois les documents papier et numériques. Le décalage de plusieurs jours entre le virement et la réception du bulletin par le salarié existe toujours avec le papier, mais plus avec les versions électroniques, ce qui favorise l'adoption de la dématérialisation. En effet, les vendeurs, qui ont un salaire variable d'un mois à l'autre, sont demandeurs de justifications rapides sur les montants versés.