Ces entreprises qui confient leur business à l'ERP en ligne de SAP

Des PME ayant choisi l'application en mode Saas (Software as a Service) de SAP expliquent leur décision et décrivent sa mise en œuvre. Elles plébiscitent la rapidité de déploiement, la simplicité de l'ergonomie et la possibilité d'accès distant.

Se développer à l'international, faciliter la gestion au quotidien, ou simplement améliorer le suivi commercial… Pour répondre à leurs besoins, trois PME aux profils très différents ont choisi l'ERP en mode hébergé de SAP, Business Bydesign. Après avoir comparé plusieurs solutions, elles ont cédé aux sirènes de l'éditeur allemand, jusqu'alors spécialisé dans l'artillerie lourde en matière de progiciels de gestion intégrés. Pour s'affirmer sur un créneau qu'il cherche à pénétrer depuis fin 2007, SAP propose une version industrielle plus en phase avec son ambition commerciale. Ses arguments phare demeurent la vitesse de déploiement, l'absence d'investissement initial, et l'externalisation de la maintenance.

À la recherche de la perle rare

Des avantages décisifs pour l'Institut du cerveau et de la moelle épinière (ICM), un organisme international privé de recherche de près de 600 chercheurs, qui s'est installé il y a un an dans de nouveaux locaux sur le site de l'hôpital de la Pitié-Salpêtrière.Dès juillet 2009, l'équipe informatique de l'ICM prépare l'adoption d'un outil de gestion et dresse un premier état des lieux. L'objectif est de trouver un logiciel capable de prendre en charge la gestion financière des sources de revenus et de présenter des tableaux de suivi des engagements financiers et des projets en cours. A ce socle fonctionnel, s'ajoutent deux contraintes : pouvoir être déployé très rapidement afin d'être opérationnel dès le déménagement des équipes, et proposer une ergonomie adaptée à des utilisateurs non habitués aux tâches et aux outils de gestion. En effet, si le financement est le nerf de la guerre pour les chercheurs, il ne constitue pas leur cœur de métier. Ils ont donc besoin d'outils simples et intuitifs pour gérer les budgets de recherche en mode projet, les dons, les revenus des partenariats, ou encore les charges. “ Nous avons associé les chercheurs à la définition du système, insiste Dominique Bayle directeur des systèmes d'information de l'ICM. Nous n'avions pas d'existant… Le rêve pour un DSI ! ”En revanche, chez Leaderfit', spécialiste des formations aux méthodes de remise en forme, l'existant est plus qu'encombrant. Le système d'information repose sur le logiciel Formaway pour la gestion commerciale et sur Cegid pour la comptabilité.

Un système centralisé pour un suivi en temps réel

Problème : Formaway impose une base de données sur chacun des trois sites de l'entreprise, sans possibilité de réconciliation. De nombreuses informations, tels les numéros de facture, sont ressaisies dans des fichiers Excel de suivi comptable : une tâche sans valeur ajoutée réalisée par les collaborateurs et dont le coût est évalué par la consultante indépendante Isabelle Auzanneau à 40 000 euros. L'absence de solution de gestion intégrée pose non seulement un problème de reporting et d'élaboration statistique, mais elle freine aussi la stratégie de développement de franchises. Leaderfit' souhaite donc bénéficier d'un système centralisé pour suivre en temps réel la gestion de son écosystème, de son chiffre d'affaires et de ses stocks.Redex, leader mondial de la transmission mécanique de haute précision, recherche lui aussi un progiciel structurant, mais pour un périmètre moins large. Disposant de deux usines en France et de sept filiales à l'étranger, l'entreprise familiale a surtout besoin d'harmoniser et de fluidifier ses relations commerciales. “ Au fil de nos rachats, nous nous sommes retrouvés avec un parc de solutions de gestion commerciale hétérogène et vieillissant, depuis le développement sur Access de la maison mère jusqu'aux différentes solutions de nos filiales ”, explique Gilles Grandjean, directeur commercial de Redex. L'adoption d'un outil de CRM (gestion de la relation client) unique vise à obtenir une vue d'ensemble de son activité et un suivi commercial de bout en bout, en intégrant le travail marketing de l'équipe chargée de l'administration des ventes en amont du processus commercial.Il s'agit aussi d'automatiser au maximum, afin que les commerciaux consacrent davantage de temps à la prospection et à la relation client, et moins aux tâches administratives de saisie. Enfin, l'application doit s'intégrer dans l'architecture existante et être facile à prendre en main.

Un choix réalisé après une mise en concurrence

Après avoir identifié les besoins fonctionnels de leur future solution de gestion, les responsables financiers et informatiques de l'ICM se tournent vers les ERP dotés d'une véritable comptabilité analytique. “ Nous avons des comptes à rendre sur les dons affectés et devons communiquer les budgets en toute transparence aux chercheurs, même s'ils n'ont pas reçu de formation poussée en gestion ”, explique Dominique Bayle. Par exemple, l'institut de recherche veut pouvoir affecter immédiatement un centre de coût, avant le paiement ou la réception de la facture d'un fournisseur. Finalement, l'ICM consulte des solutions pérennes et reconnues sur le marché : Cegid, Microsoft Dynamics NAV, Sage ERP X3, et SAP Business Bydesign.En dehors de Cegid, qui ne répond pas, toutes les offres sont éligibles, avec des coûts de possession qui avoisinent tous les 140 000 euros sur cinq ans.Rapidement, Business Bydesign se distingue. “ La solution nous garantissait un interlocuteur unique, des montées de versions hors jours ouvrés, une garantie de très haute disponibilité du service, et une capacité à exploiter le logiciel en cas de désastre informatique local ”, détaille Dominique Bayle. Sur le plan fonctionnel aussi, le DSI se montre enthousiaste : “ L'application est munie d'un outil de reporting puissant, bien dotée en meilleures pratiques, et utilisable en accès distant ou en mobilité par les chercheurs décentralisés et les équipes internationales. ” Jugé lourd à mettre en place et nécessitant la création de requêtes Business Objects par le service informatique, ERP X3 est écarté. Ne restent alors en course que les solutions de SAP et de Microsoft, cette dernière étant appréciée pour ses conditions commerciales et l'expérience de l'intégrateur en matière de systèmes de gestion de laboratoire. Mais son paramétrage semble être long et le prestataire manque alors de réactivité. Business Bydesign l'emporte donc sur la plupart des points évalués et se retrouve sélectionné, malgré son caractère récent et son manque de références.

Quatre concurrents sur les rangs

Leaderfit', lui aussi, met en concurrence quatre logiciels pour répondre à ses besoins. “ Deux d'entre eux offraient une base de données unique mais n'étaient pas web, tandis qu'un autre était disponible en mode Saas mais n'avait pas la richesse fonctionnelle d'un ERP ”, se souvient Didier Pescher. Là encore, Business Bydesign s'impose en présentant les fonctionnalités attendues par le spécialiste de la formation ? automatisation de la comptabilité, tri des informations nécessaires à la gestion, traçabilité sur l'ensemble des opérations ? ainsi qu'une architecture Saas.Pour sélectionner son CRM, Redex s'est d'abord intéressé aux solutions existantes au sein de ses différentes entités. Mais aucune ne retient finalement son attention. “ Le revendeur de Goldmine nous a expliqué qu'il misait désormais sur une autre solution. Le logiciel proposé par Sage était bien, mais pas véritablement orienté cloud, se remémore Gilles Grandjean. Nous avons écarté Salesforce.com à cause de son périmètre fonctionnel trop limité et Dynamics CRM de Microsoft, car sa démonstration ne nous avait pas convaincus. ” Au final, Redex se rabat sur le module CRM de Business Bydesign, qui recouvre en un seul outil la gestion du marketing, la gestion des campagnes d'e-mailing et le suivi des opportunités commerciales. L'architecture Saas facilite l'accès distant des commerciaux et évite de solliciter le service informatique, qui conserve ses ressources pour d'autres projets. Nativement traduite en huit langues, la solution peut en plus bénéficier immédiatement aux filiales de Redex à l'étranger.

L'épreuve de la mise en œuvre

Au sein de l'ICM, Business Bydesign est déployé rapidement. Un mois et demi après avoir signé le contrat de service, en janvier 2011, les premières fonctions sont opérationnelles. “ Dès la phase de formation, j'ai pu passer quelques commandes auprès de nos fournisseurs habituels, sans rupture de fonctionnement avec le système de comptabilité externalisé existant ”, se souvient Dominique Bayle. Le véritable démarrage a lieu mi-avril, avec l'ensemble des achats et la gestion des immobilisations. Puis se mettent en place les comptabilités, la gestion des ressources humaines et celle des stocks. En plus de la mise en œuvre, qui coûte 60 000 euros, s'ajoutent 16 000 euros par an pour dix licences complètes et 1 200 euros par an pour dix licences dédiées aux utilisateurs légers. Le DSI estime que la récurrence de ces charges ne pénalise pas financièrement le modèle Saas par rapport au modèle traditionnel. Il considère même cette solution comme l'une des moins onéreuses parmi celles consultées.Satisfaite de son choix de solution, la société Leaderfit' l'est moins des services de déploiement associés. “ La phase de vente s'est bien déroulée, puis les réunions se sont enchaînées à partir d'avril, mais tout s'est bloqué cet été, regrette Didier Pescher. La livraison a été décalée et le basculement ne s'est pas produit comme prévu après la clôture de notre exercice, le 1er juillet. Nous avons été obligés d'entamer une nouvelle année avec notre logiciel précédent. ” Avec l'inconvénient d'avoir à ressaisir inutilement beaucoup d'informations, lorsque la solution sera enfin livrée.En revanche, cette double saisie n'aura duré qu'un mois chez Redex. “ Entre la décision d'utiliser le module CRM de Business Bydesign et le moment où nous n'avons plus fait appel à cette solution, il s'est à peine écoulé un mois ”, se félicite Gilles Grandjean. Le temps que SAP reprenne l'historique sur cinq ans, paramètre la solution et forme les utilisateurs. A cette occasion, des documents internes (devis, cotations, références) ont été remis à jour. L'ergonomie est une autre bonne surprise pour le directeur commercial : “ L'équipe redoutait la prise en main, mais finalement nous constatons que l'interface est bien conçue et que l'interconnexion avec la suite Office s'avère très pratique, notamment avec les documents Excel et avec Outlook ”. Payant 70 euros par utilisateur et par mois, Redex a signé pour sept utilisateurs simultanés, mais l'entreprise compte bientôt passer à une douzaine.

Des bénéfices qui doivent compenser l'investissement

Grâce à Business Bydesign, la direction informatique de l'ICM donne à ses chercheurs et ses techniciens une plus grande visibilité sur les engagements financiers et sur les ressources. Une quarantaine d'utilisateurs quotidiens ont accès à des tableaux de bord paramétrés, avec des vues détaillées de leurs dépenses. “ Ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et préparer des projets à longue échéance, tout en disposant de la bonne information à tout instant ”, résume Dominique Bayle.Chez Leaderfit', Didier Pescher a misé une grosse somme sur son projet ERP. Aux frais de déploiement de plus de 40 000 euros s'ajoutent les 1 500 euros de loyer mensuel pour dix utilisateurs. Soit près de trois ans d'investissement pour la PME. Mais l'entrepreneur reste convaincu que le retour sur investissement sera au rendez-vous : “ Non seulement nous avons automatisé et harmonisé notre système d'information, mais nous avons aussi inversé la relation avec les partenaires. Désormais, nous voyons ce qu'ils vendent et c'est nous qui facturons. En cas de mauvaise entente, nous pouvons toujours retirer l'accès au système. ” La solution permettra également d'accélérer le développement de l'entreprise, puisqu'il suffit aujourd'hui de quarante-huit heures pour ouvrir un bureau international, le connecter à la maison mère et lui livrer les outils commerciaux dont il aura besoin.Pour Redex, enfin, Business Bydesign joue un rôle structurant sur le métier. “ Le CRM crée un lien entre nos différentes activités, commente Gilles Grandjean. Nous voyons même de bonnes pratiques s'échanger, par exemple entre l'avant-vente et les commerciaux. ” En revanche, les équipes sont frustrées quand elles arrivent au niveau de la commande et qu'elles doivent ressaisir les informations dans d'autres applications. C'est pourquoi Gilles Grandjean envisage déjà d'étendre son usage de Business Bydesign à la gestion des stocks et des commandes afin d'automatiser davantage les tâches, sans nécessairement adopter l'intégralité de l'ERP de SAP : le kit de développement inclus dans la version 2.6 de Business Bydesign pourrait l'aider à mettre au point cette solution.