Cinq conseils pour mener un projet informatique dans l'urgence

Un client pressé, un besoin impératif, et c'est un dossier de plus à boucler dans des délais ultra serrés. Voici quelques astuces pour gérer au mieux ces périodes de rush.

1. Hiérarchiser les priorités

La direction lance une commande urgente ? L'équipe est déjà sur les starting-blocks. Mais, avant de débuter quoi que ce soit, il est primordial d'analyser les grandes lignes du dossier. Cette étape permettra d'identifier les développements les plus importants et les chantiers à démarrer en priorité. “ En cas de retard, le client préférera toujours récupérer quelque chose d'incomplet, mais dont les fonctions essentielles sont opérationnelles, plutôt qu'un projet en apparence terminé, mais rempli de bogues, car mal testé ”, explique Gabriela Buda, Delivery Manager chez Zenika.

2. Tenir à jour son planning

Même en période de rush, il est essentiel pour le chef de projet d'établir un planning sommaire, puis de l'actualiser régulièrement. Il pourra détecter immédiatement le moindre retard et prendre les mesures qui s'imposent (accélérer la cadence, prévenir le client…). “ Attention, un bon calendrier repose sur des hypothèses réalistes, précise Stéphane Abramowicz, DSI de Phone House. Il faut toujours se garder un peu de marge, notamment sur les phases de conception. ”

3. Repenser l'organisation quotidienne

Exit les réunions à rallonge. On optera ici pour des briefs concis (de dix à quinze minutes), hebdomadaires, voire quotidiens sur des projets de moins de quinze jours. “ Si les délais sont vraiment courts, le mieux est de basculer en mode “ war room ” (salle de crise) : on déplace l'équipe dans une pièce isolée avec un téléphone et un mail uniques au nom du projet ”, conseille Christian Pousset, président fondateur du cabinet de conseil Christian Pousset Partners. Dernier point : la fixation d'objectifs. Sur des projets éprouvants, subdiviser chaque mission en séries de micro-challenges dopera la motivation des troupes. A condition, bien sûr, de les féliciter à chaque petite victoire…

4. Ne pas se disperser

Dans les situations de crise, le capitaine ne doit jamais quitter son poste pour faire le travail de ses développeurs. “ Il aura gagné un peu de temps sur ce chantier et en aura perdu beaucoup en ne coordonnant pas les prochains travaux à lancer ”, détaille Michael Guillion, chef de projet chez So@t. Le manager protégera aussi ses équipes des “ gêneurs ” : le client stressé qui appelle quinze fois par jour, le directeur qui passe toutes les heures “ voir où ça en est ”, etc. A lui de neutraliser les indésirables et de sélectionner les informations à transmettre.

5. Profiter des périodes creuses pour anticiper

Tous les pros de la gestion de crise sont formels : la clé, c'est de… se préparer à affronter l'urgence ! Chez Bouygues Telecom, la direction des systèmes d'information a ainsi profité d'une période d'accalmie pour remettre à plat ses processus. Résultat ? “ On a réussi à réduire de moitié la durée de plusieurs projets en automatisant certains tests et en supprimant les tâches inutiles et les doublons ”, conclut Alain Moustard, DSI du groupe.