Cinq points clés que les entreprises doivent prendre en compte pour réussir leur transformation numérique

Cloud hybride, transition vers la mobilité, réversibilité... voici quelques éléments essentiels que les entreprises ne prennent pas forcément en compte lorsque qu'elles mettent en oeuvre la transformation numérique de leur système d'information.

Avec les dernières évolutions technologiques, qu’elles soient matérielles ou logicielles, nombre d’entreprises optent pour de nouveaux modèles d’infrastructures, de nouveaux choix techniques ou technologiques. Pourtant, réussir cette transformation numérique n’est pas si évident, et ce pour plusieurs raisons. Premièrement, toutes les entreprises ne bénéficient pas en interne, des techniciens capables d’assurer efficacement cette transformation.

Deuxièmement, même les spécialistes les plus aguerris manquent encore de recul sur les nouvelles tendances qui, bien que connues, en sont encore qu’à leurs débuts. Enfin, que l’on parle de Cloud, de puissance à la demande, de mobilité, etc. on s’aperçoit que les entreprises ne disposent pas encore des outils de mesure adéquats pour appréhender le bon dimensionnement de l’ensemble des ressources qu’elles utilisent ou seront amenées à utiliser.

C’est pourquoi, j’aborde ici cinq points clés auxquels les entreprises doivent particulièrement prêter attention lorsqu’elles décident de procéder à des changements stratégiques au niveau de leurs infrastructures, de leurs applications ou de leurs ressources.

Le cloud hybride

Bien que le terme « Cloud Computing » soit récent, l’informatique répartie dans le nuage n’est pas une notion nouvelle. Nombreuses sont les sociétés qui hébergent leur site Web au sein d’un fournisseur spécialisé, qui délèguent la gestion de leur nom de domaine, qui s’appuient sur les services en ligne de leur banque, ou encore qui utilisent une application de CRM.

Désormais, le Cloud est considéré comme stratégique pour 30 % des entreprises selon une récente étude de Pierre Audoin Consultants. IDC estime qu’à la fin de l’année 2013, 63% des grandes entreprises ont déjà eu recours au Cloud (contre 55 % fin 2012) et 33% en ont une utilisation intensive. Les prévisions de croissance sont de 36 %, toujours selon IDC, pour cette année 2014 (en France).

Malgré cet essor, il est illusoire de croire que l’ensemble des ressources informatiques d’une entreprise sont éligibles au Cloud (d’ailleurs les applications considérées comme critiques sont peu représentées dans le Cloud). Nécessairement, chaque entreprise conserve dans ses datacenter une partie de son informatique. Les premiers services externalisés avaient peu de liens avec les services internes (site Web, etc.). Les applications métiers (CRM, support, messagerie, etc.) nécessitent d’être interconnectées et de partager des informations (a minima, l’annuaire).

L’intégration de l’ensemble en un Cloud Hybride (mixte informatique interne et services externalisés) devient un enjeu de performance pour l’entreprise (pas de multiple authentification des utilisateurs, niveau de sécurité homogène, maitrise de l’information, niveau de service cohérent). C’est une tendance forte qui concerne à la fois les entreprises utilisatrices (comment j’intègre ce service dans mon système d’information) et les fournisseurs de service  (comment je m’intègre de manière standard chez mes clients).

Les facteurs de succès de cette démarche sont une bonne connaissance des métiers (niveaux de service), des applications (fonctionnement) et du système d’information global (organisation, politique de secours).

La maitrise des coûts liés à la puissance à la demande

Le numérique est au cœur de l’activité des entreprises. Lors de rencontres professionnelles, je suis toujours étonné de constater que toutes les entreprises, même sans activité en rapport avec l’informatique, dépendent de leur système d’information. Forcément, pour beaucoup d’entreprises, l’informatique a été un obstacle à un moment donné : perte de données, arrêt de production, besoin d’investir à un moment non approprié, manque de compétences, etc. Dans ce contexte, le Cloud promet beaucoup : s’appuyer sur des experts, haute disponibilité, paiement à l’usage.

Il est fréquent d’entendre « vous ne payez que ce que vous utilisez ». Justement, vous allez payer ce que vous allez utiliser, sans limite de votre infrastructure. Le coût ne sera plus limité par la capacité de votre système mais sera déterminé par vos usages. Connaissez-vous vos usages actuels ? C’est assez simple de le savoir avec un peu d’outillage. Comment anticipez-vous l’évolution de vos usages ? Là c’est en revanche plus complexe parce que c’est lié à l’activité de l’entreprise donc à la stratégie. C’est bien la raison pour laquelle le directeur des systèmes d’information est souvent membre du comité de direction de l’entreprise, ou en très étroite relation. Paiement à l’usage donc… et budget annuel.

C’est la délicate équation que doivent résoudre beaucoup d’entreprises. Aujourd’hui, entre surprises et budget non planifié, les volumes d’information explosent, les connexions se démultiplient et l’entreprise ne contrôle plus les usages.

L’approche globale des systèmes d’information

Au-delà des études de prévisionnistes, on constate que le Cloud est souvent utilisé. Encore plus aujourd’hui, contrairement lorsque les services étaient totalement internalisés, une approche globale du système d’information doit être une préoccupation pour les décideurs.

Prenons l’exemple d’une application SaaS de CRM. L’application peut être fonctionnellement en totale adéquation avec les besoins du client mais pas adaptée. Pourquoi ? L’application s’intègre-t-elle dans l’annuaire d’entreprise ? L’application est-elle compatible avec les mécanismes d’authentification unique de l’entreprise ? L’application partage-t-elle ses informations avec l’ERP ? Les mécanismes de sauvegarde des données sont-ils conformes à la politique de l’entreprise (l’archivage, l’externalisation) ? Comment s’intègre l’application dans le plan de continuité (ou de reprise) des activités de l’entreprise ? Le niveau de sécurité de l’application ne dégrade-t-il pas le niveau de sécurité global de l’entreprise ?

Les données client, les données financières, les informations sur les offres contribuent à la valeur d’une entreprise. Bien souvent, elles sont protégées et les modes d’accès à ces données depuis l’entreprise sont sécurisés (contrôle d’accès réseau, poste géré par l’entreprise). Des mesures sont prises pour éviter la fuite ou le vol de ces informations. Et pourtant la messagerie est externalisée rendant l’accès possible avec une simple combinaison d’identifiants aux boites aux lettres depuis n’importe où ; et par voie de conséquence aux données « critiques » de l’entreprise. L’idée n’est pas de d’interdire les accès extérieurs, parce que la mobilité est un enjeu de performance pour les entreprises mais de veiller à avoir une approche globale de l’utilisation des SI pour en conserver le contrôle et la maîtrise.

La transition vers la mobilité

Les applications SaaS imposent peu de contraintes de compatibilité matériel ou système. Les déploiements sont facilités sur les postes de travail des utilisateurs grâce à l’utilisation de technologies Web. Désormais un navigateur Web est suffisant pour un grand nombre d’applications en entreprise, ce qui permet d’ailleurs le BYOD. Clairement, les applications nécessitant un client lourd se « ringardisent » et deviennent un frein à la mobilité et à l’agilité des systèmes d’information (besoin de bande passante élevé, pré requis sur le système d’exploitation, etc.).

Aujourd’hui, les entreprises doivent réaliser des migrations de leurs applications vers des technologies adaptées à la mobilité. Cela devient un véritable défi à relever pour accompagner la transformation de leur métier.

La réversibilité

La plupart des projets informatiques s’accompagnent d’une phase de migration, sauf si le projet concerne une nouvelle fonctionnalité. Lorsque les systèmes informatiques sont « on Premise », dans les locaux, il est courant de réaliser des passerelles pour passer d’un système A à un système B (changement de technologie de stockage, de système de virtualisation, de système de messagerie, de logiciel comptable, etc.). C’est parfois compliqué, mais cela se pratique.

Qu’en est-il lorsque l’on parle de Cloud Computing ? Vous avez des machines virtuelles dans le Cloud, sur lesquelles repose tout ou partie de votre système d’information. Vous avez votre CRM, tous vos contacts, l’historique de vos échanges ainsi que toutes les informations relatives à chaque relation. Vous avez toute votre messagerie, son extension d’archivage et sa sauvegarde. Que se passerait-il si vous décidiez de changer de fournisseur Cloud pour un service équivalent ou encore plus adapté à vos besoins ? Savez-vous si les données, vos données, peuvent être restituées ? Sous quel format ? Sous quel délai ? Sous quelles conditions ? De plus en plus d’entreprises utilisatrices prennent conscience de cela et intègre dans leur projet, leurs choix et des critères de réversibilité. D’ailleurs, de plus en plus, les fournisseurs de Cloud font des propositions en ce sens dans leur contrat standard, dans un esprit de transparence.

De notre point de vue, il n’est pas possible de prévoir un changement de fournisseur mais cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas l’anticiper. Un service peut être amené à rencontrer des problèmes ou la relation avec un fournisseur peut se dégrader. De même, le secteur étant particulièrement dynamique, cela engendre l’apparition de nouvelles offres, de même que des rachats et des fusions. Qui peut encore croire qu’il va conserver la solution choisie « à vie » ?

Récemment une entreprise a changé de fournisseur IaaS. Ses besoins ont évolué avec sa stratégie et la croissance de son activité. La solution en place depuis 3 ans n’était plus adaptée. Le projet de migration a duré plus de 6 mois, le coût total a représenté plus de deux ans d’abonnement. Pourquoi ? Parce que les conditions de réversibilité n’avaient pas été prévues au départ, que tout était facturé en plus et livré dans un format propriétaire (dans le cas présent l’amertume d’avoir perdu un marché n’a pas motivé le fournisseur à aider à la transition). Aujourd’hui, il n’y a pas d’entreprise qui puisse éluder les problématiques liées à la réversibilité lors de ses études de solutions ou d’architecture Cloud. C’est un facteur clé pour éviter d’être « fournisseur dépendant » avec toutes les conséquences que cela implique.

Il n’existe pas de solution miracle mais toute entreprise désireuse d’évoluer et d’effectuer une transformation numérique quelle qu’elle soit, devrait au moins étudier les points précédemment listés et envisager un accompagnement qui peut se révéler plus que bénéfique pour éviter des problèmes techniques ou des surcoûts parfois importants sur le long terme.