Collaboration : les 3 familles d’organisation
Les trois familles d'organisation en entreprise se complètent et coexistent : hiérarchique, projet et en réseau.
Certains ont prétendu que le réseau social d’entreprise (RSE) allait supplanter et même remplacer les autres outils de collaboration. C’est mal comprendre les différentes familles de collaboration qui se complètent et qui ont chacune besoin d’outils adaptés.
Organisation hiérarchique
L’organisation hiérarchique est la famille d’organisation la plus classique. Elle est parfois contestée, mais c’est la plus efficace dans de nombreuses situations et elle est très fréquente Ce n’est pas un hasard si les grandes entreprises du numériques mettent en avant leur patron charismatique qui incarne la vision d’entreprise.
Il est aussi intéressant de remarquer que certains modes de managements originaux, comme la pyramide inversée de Vineet Nayar[1], s’appuient sur des organisations hiérarchiques. C’est la nature des relations qui change : le manager est au service de ses équipes qui elles-mêmes sont au service des clients.
Un Intranet « classique », géré par les responsables de communication interne, est un outil adapté à cette famille d’organisation. Ce type d’Intranet est efficace car il suit une logique cohérente : on saura où trouver l’information. La dimension participative apporte un réel plus en ajoutant la possibilité de s’exprimer et de remonter des remarques et des idées.
Organisation projet
Les projets constituent la deuxième famille de collaboration. Ils ont une durée de vie limitée dans le temps et nécessitent une souplesse que ne possède pas l’organisation hiérarchique : ainsi la taille et les responsabilités peuvent varier selon les phases.
Qu’il s’agisse d’une réponse à un appel d’offres, de la production d’un nouveau produit ou d’un brainstorming stratégique, leur point commun est de nécessiter des expertises variées. Le projet réunit des personnes qui interviennent à temps plein ou à temps partiel. Elles restent souvent rattachées à leur structure hiérarchique d’origine.
Même s’il y a un responsable de projet, il est incité à se comporter comme un leader car il n’a généralement pas de pouvoir hiérarchique sur les membres de l’équipe.
Les outils pour supporter cette organisation sont tournés vers le partage de documents et leur élaboration en commun, l’organisation de réunions parfois menées à distance, l’attribution de tâches et le suivi de l’avancement.
Organisation réseau
Toutes sortes de réseaux à usage professionnels existent depuis bien longtemps. Certains ont une existence tangible comme les associations d’anciens élèves ou les associations professionnelles.
D’autres réseaux sont moins organisés. Ils n’en sont pas moins importants : les amis ou anciens collègues auprès de qui on trouve des éléments de réponse aux questions qu’on doit traiter, les collègues auprès de qui on échange sur son travail, sans oublier la machine à café ou les clubs sportifs qui sont l’occasion de croiser des idées variées. Les employés soucieux de leur carrière prennent soin de développer le réseau qui leur permet de comprendre les évolutions de leur entreprise et de valoriser leurs actions.
Les réseaux sociaux d’entreprises, inspirés des réseaux grand public, sont apparus pour favoriser ce fonctionnement en réseau qui bénéficie autant aux employés qu’à l’entreprise. Ils fluidifient les échanges et facilitent l’émergence d’innovations.
Trois organisations qui se complètent
Les solutions de réseau social d’entreprise outillent désormais des réseaux dont l’existence était parfois ignorée et facilitent l’apparition de nouvelles communautés. Cependant certains défenseurs de ces solutions les ont survendues en prédisant qu’elles remplaceraient les Intranet classiques ou les solutions de collaboration.
En fait, les trois familles d’organisation coexistent dans une entreprise car elles ont chacune leur raison d’être. Je défends la coexistence des trois familles d’outils correspondants même si ces outils s’enrichissent mutuellement grâce à une intégration fine. Enfin, la mise en place de nouveaux outils est l’occasion de dynamiser les pratiques collaboratives.
[1] Vineet Nayar, l'homme qui réinvente le management