Comment inciter les membres de son équipe à collaborer ?

Amener son équipe à travailler en mode collaboratif ne se fait pas du jour au lendemain. Voici quelques pistes pour engager ses collaborateurs à modifier leurs habitudes.

1. Comprendre ce que « collaborer » veut dire

 En pratique, « le participatif est trop fréquemment envisagé comme un simple partage de documents qui n’implique pas de s’exprimer sur les contenus échangés », déplore Yannick Delsahut, formateur chez Orsys. Or, la collaboration suppose d’accepter que les salariés s’expriment en toute liberté dans un espace dédié. Il suppose également de permettre à « ses propres collaborateurs d’échanger directement avec d’autres entités de l’entreprise sans demander d’autorisation et sans que cela entre dans les objectifs du groupe », explique Arnaud Rayrole.

2. Installer une culture de la collaboration

L’idéal est de fournir aux collaborateurs un accès non seulement à une messagerie électronique, mais aussi à un système de messagerie instantanée, de conférence web, voire à une plate-forme collaborative ou à un réseau social d’entreprise. Mais leur mise en place ne suffit pas pour que les salariés travaillent ensemble. Instaurer une culture de la collaboration demande du temps et nécessite de former son équipe à ces usages. C’est l’adhésion du groupe entier qu’il convient d’obtenir. « Avant de se lancer, mieux vaut procéder à un état des lieux de l’équipe et de la manière dont on est perçu », avance Yannick Delsahut. Si le groupe est managé par le stress et la sanction, il sera difficile d’amener ses membres à œuvrer en commun. « Le collaboratif est avant tout humain, résume Yannick Delsahut. De l’empathie est indispensable pour que cela fonctionne. »

3. Instaurer un climat de confiance

Dès le début, il est fondamental d’expo-ser correctement les objectifs de la démarche et de les respecter. « Il n’y a rien de pire que de se rendre compte qu’on a été trompé », explique Yannick Delsahut. Si les fruits d’un travail collectif ne sont récoltés que par une personne, il sera difficile d’enga-ger de nouveau l’équipe dans un projet commun. « Dans l’entreprise, il revient à la direction de créer les conditions de la confiance en garantissant que le travail de l’individu au sein de son équipe sera reconnu, et qu’en rejoignant un groupe il sera assuré du travail des autres », précise Isabelle Gonon, dans son guide Travail collaboratif à distance. Dans l’idéal, les réussites permises par le partage d’informations seront récompensées. « Si on reproche à ses collaborateurs le temps perdu à bloguer ou à utiliser une plate-forme sociale, on freine toute velléité de partager », prévient Arnaud Rayrole.

4. Cibler en priorité une communauté réduite

« Plus la structure est importante, plus le collaboratif est délicat à mettre en œuvre, explique Yannick Delsahut. Mieux vaut donc initier ce type de démarche sur une communauté restreinte et l’étendre petit à petit, en s’assurant que tout le monde participe. » Dans tous les cas, on répétera sans cesse le message à ses collaborateurs et on créera une dynamique de groupe pour qu’ils se rappellent mutuellement les bonnes pratiques si besoin.