Comptabilité dans le cloud : les points à surveiller

Externaliser sa comptabilité nécessite des ajustements contractuels

Toute entreprise, en cas de contrôle fiscal, est astreinte aux obligations imposées par l'Administration. Et ce, qu'elle ait opté pour une comptabilité externalisée ou choisi de l'héberger dans le cloud public. Le contrôle est réalisé sur les données élémentaires qui concourent directement ou indirectement à l'établissement de comptes sociaux, sur les moyens de traitement de ces données (collecte, saisie, enregistrement, conservation et édition) et sur la documentation décrivant l'architecture du système informatique et les flux utilisés pour réaliser la comptabilité de l'entreprise. Or “ les prestataires nous indiquent que, par essence, les données présentes dans le cloud bougent, car c'est une nécessité technique. Il existe donc un risque pour que les données comptables contribuant à l'élaboration des déclarations fiscales quittent l'espace géographique dans lequel elles devraient réglementairement rester ”, explique Gwenaëlle Bernier, avocate associée, spécialisée en droit fiscal au sein du cabinet d'avocats Fidal direction internationale. En l'occurrence, selon la législation fiscale en vigueur, les données composant les factures électroniques émises par les entreprises françaises pouvant être mises “ sur le nuage ” doivent être conservées dans un (ou des) pays de l'Union européenne. “ La flexibilité qui fonde le cloud rend plus complexe la conformité à la législation. La traçabilité, la conservation et la restitution pérenne des données sont plus difficiles dans ce mode. L'entreprise doit examiner très attentivement les offres de tenue de comptabilité sur le cloud à la lumière des législations fiscale et comptable avant d'y basculer ”, conseille Marc Lamort de Gail, expert­comptable associé chez GIE Incivo et membre de l'Académie des sciences et techniques comptables et financières.

Le rapatriement des données soumis à des normes

De plus, pour répondre aux attentes de l'administration fiscale, les entreprises sont tenues de faire spécifier dans leurs contrats de services cloud les clauses définissant les modalités et les délais de restitution des données. D'autant que cette dernière a un coût et qu'elle est soumise à une normalisation.“ Les prestataires de services de cloud ne proposent pas forcément, en standard, des services permettant de rapatrier les données en France en cas de contrôle fiscal informatisé ”, illustre Gwenaëlle Bernier. Des points à surveiller de près, car comme le constate l'avocate, “ le nombre de contrôles fiscaux informatisés est en croissance exponentielle depuis un an ”.