Connecter PGI et sites marchands

Les éditeurs s'appuient sur des services web pour interconnecter boutiques et PGI. La synchronisation en temps réel fiabilise les données de gestion et améliore la productivité de 20 %.

L'e-commerce ne s'est jamais aussi bien porté. Il a atteint 12 milliards d'euros en France en 2006, en augmentation de 44 % en un an selon l'Acsel (Association pour le commerce et les services en ligne). Près d'un Français sur trois achète en ligne, estime GfK. À l'image de Taifas (vente d'huile d'olive et de produits gastronomiques ?" dix salariés) et de Piscine Clic (articles pour piscines ?" trois salariés), ce sont surtout les TPE et les PME qui dopent la croissance des ventes en ligne. ' Vendre sur le web est une évidence. C'est un mode de distribution simple et immédiat comparé aux difficultés de référencement dans les canaux traditionnels ', explique Luis Passanha, directeur commercial de Taifas. Le choix d'un outil n'est cependant pas une mince affaire. L'offre est pléthorique, et rares sont les PME qui emploient un spécialiste de l'e-commerce. Cependant, dix ans après l'arrivée du web en France, les entreprises ont mûri. Elles sont de plus en plus nombreuses à s'appuyer sur leur PGI ou sur leur gestion commerciale pour construire leur boutique.C'est le cas des éditions Pêcheur d'images et Plisson, qui ont exploité le module Boutique de Sage e-commerce pour construire Plisson.com. ' Nous possédions déjà Sage 100 pour la gestion commerciale et la facturation ', explique Sylvie Aubrun, responsable e-commerce et animation du site (100 000 euros de CA en ligne). ' Grâce à l'intégration de Sage e-commerce à notre gestion commerciale, les échanges de données sont automatisés. Nous gagnons du temps tout en réduisant les risques d'erreurs liés à la ressaisie des données ', détaille-t-elle.

L'utilisation : se concentrer sur le catalogue

Les éditeurs de gestions commerciales et de PGI proposent presque tous des extensions e-commerce à leur progiciel. Lorsqu'ils n'en disposent pas, ils s'allient à un partenaire (Oxatis pour EBP). Avec cette intégration, les entreprises oublient la technique pour se concentrer sur leur valeur ajoutée métier : gestion du catalogue, marketing, etc. ' Dans notre cas, tout se pilote à partir de la gestion commerciale. Il est possible à tout moment d'envoyer des données du catalogue vers la boutique en ligne, afin de mettre à jour des articles ou d'en créer de nouveaux. De la même manière, nous pouvons télécharger dans la gestion commerciale les commandes passées sur la boutique en ligne ', illustre Philippe Ferrari, président de Piscine Clic, qui s'appuie sur la gestion commerciale d'EBP et la boutique en ligne d'Oxatis.L'intégration entre la boutique et le PGI ou la gestion commerciale facilite la gestion au quotidien. ' Nos stocks se mettent automatiquement à jour en fonction des commandes et des achats fournisseurs. Nous ne nous occupons que des prix de revient, car les prix de vente sont automatiquement mis à jour via des règles calculées dans le PGI ', détaille Léni Sipaseuth, gérante de Metrexotic (commerce de gros et import-export de produits alimentaires exotiques ?" neuf salariés ?" 2,8 millions d'euros de CA).

La mise en ?"uvre : peu de travail d'intégration

Les spécialistes des PME et du mid-market tels EBP, Sage et Cegid dominent encore le marché. Mais un nombre croissant de PME font confiance aux outils open source. Deux couples se détachent : les PGI Compiere et Tiny ERP associés, chacun, à Joomla. C'est le choix de Taifas (Compiere) et de Metrexotic (Tiny ERP). ' L'interfaçage par défaut de Joomla et de Compiere permet de gagner du temps lors de la mise en ?"uvre du projet ', explique Luis Passanha, chez Taifas. Utilisateur de Tiny ERP, l'hôtel Costes (sa boutique vend des produits dérivés de la marque hôtel Costes ?" 130 salariés au total) a pourtant préféré s'appuyer sur un échange en XML-RPC entre son PGI et une boutique développée sur mesure. Joomla ne correspondait pas à ses besoins et il en allait de son image de marque.Par souci de cohérence, toutes les entreprises préfèrent exploiter le référentiel de leur PGI ou de leur gestion commerciale plutôt que celui de la boutique. ' Il n'y a pas de données de gestion stockées dans notre boutique. Elles sont piochées directement dans Tiny ERP, ce qui permet d'avoir une mise à jour rapide et fiable des produits, désignations, tarifs, etc. ', illustre Lionel Darnis, DSI du groupe Costes. L'intégration entre Tiny ERP et la boutique accélère et fiabilise le processus d'achat et de réassort, la gestion des livraisons et la comptabilité.Les modes de synchronisation des données varient d'une solution à l'autre. Mais les éditeurs abandonnent progressivement les échanges de fichiers plats et les services web font leur apparition. Pour construire son site marchand B-to-B, Metrexotic a, par exemple, interfacé son PGI Tiny ERP avec le module Virtue-Mart de Joomla via des services web. ' Il nous fallait absolument une connexion synchrone car nos stocks varient beaucoup et souvent. La synchronisation a lieu en temps réel par appel de fonctions distantes dès que certains événements apparaissent : mouvement de stocks, commandes des clients, etc. ', explique Léni Sipaseuth. Dans de nombreux cas, une mise à jour en mode batch suffit. C'est l'option qu'a retenue v2vin pour ses ventes privées de vins et de spiritueux (un salarié). L'entreprise vend environ 300 bouteilles par semaine avec un panier moyen de 230 euros ttc. ' Avec notre PGI Cegid, nous échangeons des données trois fois par jour. Pour l'instant, c'est suffisant ', estime Stéphane Garrigue, président de l'entreprise. v2vin exploite une architecture REST. Les échanges asynchrones de fichiers XML s'effectuent sur HTTP. ' Les commandes sont envoyées vers Cegid à la fin de chaque vente qui dure une semaine. Nous avons fait ce choix car il correspond à notre modèle de vente, mais nous aurions pu synchroniser automatiquement et à n'importe quel rythme ', explique-t-il. L'entreprise préfère ne stocker que les données de gestion dans son PGI, les informations marketing sont saisies et maintenues directement dans le back office de la boutique.

Les ressources nécessaires : de un à neuf mois et de 15 000 à 35 000 euros

Toutes les entreprises font appel à un prestataire pour interfacer leur gestion commerciale ou leur PGI avec la boutique. Taifas s'est, par exemple, appuyé sur le spécialiste de Compiere (Audaxis). ' Nous avons tout fait d'un coup : le déploiement de Compiere, la définition du concept de notre boutique en ligne, le graphisme et le développement du site et de la boutique ', détaille Luis Passanha. La mise en ?"uvre s'est étalée sur neuf mois pour un coût total d'environ 25 000 euros. Pour accélérer le déploiement de sa boutique, Metrexotic s'est tourné vers Axelor, qui propose des packages Tiny ERP-Joomla prêts à l'emploi. Axelor n'a eu qu'à paramétrer l'outil et à réaliser la couche de présentation (HTML, CSS, etc.). Résultat, tout était en place au bout d'un mois, ' auquel il faut ajouter deux semaines incompressibles de prise en main avant d'être réellement opérationnel ', met en garde Léni Sipaseuth. Au total, le projet lui a coûté 15 000 euros incluant la formation et le paramétrage de Tiny ERP.Le coût et la durée du projet varient en fonction du périmètre fonctionnel, du niveau de personnalisation de la boutique et des autres intégrations à réaliser : transporteur/logisticien, moyens de paiement en ligne, etc. À l'hôtel Costes, accompagné par la SSL SednaCom, il s'est passé quatre mois entre le démarrage du projet et la recette. Le coût du projet n'est pas encore finalisé car il lui reste à finir l'intégration de son outil de GRC. L'hôtel a réalisé d'importantes économies en gérant la partie graphique en interne. C'est souvent le poste le plus cher d'un projet. La boutique de v2vin a ainsi dépensé 35 000 euros ht pour la création d'une boutique sur mesure, contre moins de 10 000 euros ht pour la licence de Cegid.

Les écueils : intégrer la charte graphique

Si elles permettent d'accélérer les projets et de limiter leur coût, les boutiques ' prêt-à-porter ' ne prennent pas toujours parfaitement en compte les spécificités des entreprises. ' Nous avons eu du mal à mettre en ligne des produits fabriqués sur mesure. Il a fallu faire quelques concessions afin de profiter de tous les avantages d'une boutique prédéveloppée ', illustre Philippe Ferrari, chez Piscine Clic. Cette difficulté n'est pas propre aux outils propriétaires. ' Nous nous sommes aussi heurtés à l'intégration de la charte graphique dans Joomla, et ce, malgré les modèles de pages préexistants ', confirme Luis Passanha. Sylvie Aubrun n'a pas eu ce problème, car elle a pu personnaliser sa boutique à l'aide de l'outil Sage Designer et d'une formation assurée par la SSII WebXY. ' Grâce à cet outil, notre boutique est complètement intégrée à notre site institutionnel, alors qu'il a été développé par une autre agence web, Capocéa ', explique-t-elle. En revanche, la préparation des données dans la gestion commerciale est une étape à ne pas manquer. ' C'est la seule manière de savoir où l'on va. Car la liaison entre la gestion commerciale et la boutique impose une réflexion préalable sur les éléments saisis ', indique-t-elle.

Les gains : de 15 à 20 % de rentabilité

L'intégration entre la boutique en ligne et le PGI permet d'obtenir un excellent suivi et un contrôle précis de l'activité en traçant notamment un historique des relations de l'entreprise avec ses clients. D'autre part, elle permet d'économiser du temps en évitant la ressaisie des données. ' Je dirais que le gain de rentabilité est de 15 à 20 % ', estime Luis Passanha, chez Taifas.Outre le gain de temps important dans la préparation des devis et une réduction des erreurs sur les propositions clients, ' l'information est mise à jour en temps réel pour nos clients [prix et stocks, Ndlr] ', ajoute Léni Sipaseuth chez Metrexotic. Sylvie Aubrun, responsable de Plisson.com, apprécie, elle, particulièrement la souplesse de sa boutique et de Sage Designer, l'outil de développement associé. Grâce à des fonctions comme la création de catalogues temporaires, le changement de la page d'accueil selon les événements, l'insertion de promotions au niveau du panier, etc., son chiffre d'affaires en ligne a connu une progression de 60 % depuis le début de l'année. ' Nous avons réussi un site qui concilie vente en ligne et communication ', conclut-elle.

Si vous êtes pressé

L'intégration entre le PGI ou la gestion commerciale et la boutique en ligne fiabilise et accélère les échanges de données. Elle dégage du temps ?" de 15 à 20 % de productivité supplémentaire ?" qui permet de se concentrer sur les aspects métier de la boutique en ligne : achat, animation, marketing en ligne, référencement, etc. D'un point de vue technique, les outils open source font une arrivée remarquée et les échanges à base de fichiers plats sont peu à peu remplacés par des services web basés sur XML.

Malgré des outils de développement spécialisés (Sage Designer, par exemple) et des modèles de pages prédéveloppés (Joomla, par exemple), les entreprises peinent à intégrer facilement leur charte graphique avec le squelette de la boutique.

Même si ce n'est pas encore la majorité, les PGI et les boutiques en ligne proposent de plus en plus souvent des interfaces de type services web (REST ou Soap). Ces interfaces facilitent la synchronisation des données entre la boutique et le PGI, mais également avec les partenaires de l'entreprise : clients, fournisseurs, plate-forme logistique, paiement en ligne, etc.

Grâce à l'interconnexion ?" souvent en temps réel ?" de la boutique avec le PGI, ce dernier continue à proposer le seul référentiel de l'entreprise. Cette approche accélère et fiabilise les traitements liés au back office de la boutique : réassort, suivi des livraisons, écritures comptables, etc.

L'utilisation conjointe d'une boutique en ligne et d'un PGI open source nécessitait, il y a encore peu, une intégration complète, fastidieuse et coûteuse. Aujourd'hui, de plus en plus de SSLL proposent des packages entre Joomla et Tiny ERP ou Compiere. Ils diminuent le coût et la charge d'intégration tout en permettant de réaliser des aménagements propres aux spécificités de l'entreprise (transformation de données par exemple).

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Retour d'expérience : Fiabiliser les processus

' Seule une forte intégration garantit le zéro défaut '

Piscine Clic commercialise un large catalogue d'articles liés à la piscine. Pour construire sa boutique, l'entreprise s'est appuyée sur Web Commerce Expert d'Oxatis et sur la gestion commerciale d'EBP. Pour Philippe Ferrari, président de Piscine Clic, ' une forte intégration réduit les manipulations complexes pour synchroniser la boutique avec la gestion commerciale. Cela permet d'éviter de nombreuses erreurs dans le catalogue ou dans le traitement des commandes des clients ', estime-t-il. Pour lui, ce type d'erreur est inéluctable lorsque l'on traite un catalogue volumineux. Or, ' une simple erreur de code article peut entraîner des frais de transport parfois plus importants que le montant total de la commande. Et une erreur de prix dans le catalogue est difficile, voire impossible à rattraper une fois que le client a payé sa commande en ligne ', explique-t-il. Il est difficile d'estimer le coût direct de ces erreurs, auquel il faudrait ajouter l'insatisfaction des clients si de telles erreurs se multiplaient. ' Plutôt que de calculer ce coût, nous avons préféré en éliminer la source en nous appuyant sur une plate-forme bien intégrée ', conclut Philippe Ferrari.

Piscine Clic

Retour d'expérience : Architecture

' Une boutique par typologie de client '

La galerie Plisson.com commercialise les photographies de Philip et Guillaume Plisson et les reproductions des éditions Pêcheur d'images. En 2000, ' chaque entreprise possédait son propre site marchand, sans lien avec la gestion commerciale, ce qui impliquait la ressaisie de toutes les commandes ', se souvient Sylvie Aubrun, responsable e-commerce. En 2005, la décision est prise de créer un seul site ?" réalisé par l'agence Capocéa ?" qui doit être un outil de communication pour toutes les activités des sociétés et héberger une boutique en ligne commune, basée sur la gestion commerciale de Sage déjà présente dans l'entreprise. La mise en place du projet dure quatre mois et nécessite un investissement initial de 3 300 euros ht en plus des licences annuelles (3 700 euros ht). ' La création de la base de données articles et photos a été la plus longue du fait de la richesse de notre catalogue ', explique Sylvie Aubrun. Aujourd'hui, le module Boutique de Sage e-commerce assure le transfert des données de la gestion commerciale vers la boutique en ligne et des commandes en ligne vers la gestion commerciale. Ce lien avec la comptabilité offre une autonomie, un gain de temps, et une réduction des risques d'erreur liés à la ressaisie des données. S'adressant aussi aux revendeurs détaillants clients des éditions Pêcheur d'images, le site Plisson.com déploie une boutique B-to-B via le module Client de Sage.

Philip Plisson Pixel Art Editor

Avis d'intégrateur : ' Les services web sont un composant important en B-to-B '

Pourquoi le webstore de Compiere est-il si peu utilisé ?

Un CMS permet de sélectionner plus finement les données mises à disposition des clients et de proposer une interface plus attractive. De plus, l'architecture du webstore oblige à placer Compiere devant le coupe-feu de l'entreprise. Pour des raisons de sécurité, nos clients préfèrent placer un CMS tels eZ publish ou Joomla devant leur coupe-feu et laisser Compiere derrière. Ils synchronisent alors les données de la boutique avec des services web.

Une boutique en ligne est-elle la seule interface disponible ?

Non. En s'appuyant sur les fonctions du webstore et en réalisant quelques développements, on peut facilement créer des services web pour enregistrer dans Compiere des commandes saisies par le client dans sa propre application de gestion ou pour pousser des avis d'expédition de Compiere vers l'application de gestion du client. Cela répond aux attentes des grands comptes qui préfèrent souvent une intégration de bas niveau.

Audaxis