Construire sa légitimité pour diriger une équipe sans lien hiérarchique direct

Les projets transversaux requièrent un mode de gestion non traditionnel

Répondre aux besoins des différents départements de l'entreprise, les DSI savent le faire depuis toujours. “ Lorsque les directions métier ont dû à leur tour gérer des projets transversaux, elles se sont naturellement appuyées sur les bonnes pratiques du mode projet mises en place par les DSI ”, explique Catherine Dumeny, responsable de l'agence Ile-de-France de la SSII Créalis Ingénierie et formatrice chez Elegia Formation.La gestion transversale dans l'informatique demande un savoir-faire incontournable. Elle concerne non seulement l'ensemble des chefs de projet, qui doivent mobiliser des acteurs sur lesquels ils n'ont pas de pouvoir formel, mais aussi tous les managers en charge de déployer ou d'harmoniser des processus concernant plusieurs entités de l'entreprise. C'est le cas, par exemple, des responsables de la sécurité des systèmes d'information (RSSI), qui mettent en œuvre la politique de l'entreprise en ce domaine auprès de l'ensemble des utilisateurs.

Définir un contrat de confiance avec tous les acteurs du projet

“ Certes, le manager transversal ne peut compter sur une légitimité hiérarchique. Pour autant, il n'est pas hors autorité, souligne Catherine Dumeny. C'est bien là toute la difficulté de sa tâche. ” Car il lui faut composer avec les différents responsables qui, même s'ils n'interviennent pas dans le projet informatique, gèrent les plannings de certains des collaborateurs de l'équipe transverse. Il est donc fondamental de définir un contrat de confiance avec eux. Quelles sont les responsabilités de chacun ? Comment fait-on en cas de retard ? Quelles doivent être les remontées d'information ? Etc. L'objectif consiste à éviter que les collaborateurs soient tiraillés entre leurs missions, liées au projet auquel ils collaborent, et leur travail opérationnel.Miser sur la hiérarchie s'avère tout aussi crucial pour porter un tel projet transversal. “ Etre sponsorisé par une autorité vous évitera bien des déconvenues, affirme Bertrand Déroulède, consultant senior au sein de l'organisme de formation Cegos. Ainsi, lors des premières réunions d'équipe, veillez à être introduit par un responsable qui incitera ses collaborateurs à accueillir favorablement vos demandes. ”

Se positionner comme un facilitateur

“ Au cours de nos formations, nous organisons des mises en situation afin d'observer comment les participants gèrent les relations avec leurs collaborateurs, raconte Jean-Marc Santi, consultant chez Orsys. Or ils dupliquent souvent les comportements traditionnels en essayant d'imposer leur point de vue, ce qui mène parfois à la confrontation. ” Au contraire, le manager informatique transversal doit se positionner comme un facilitateur, presque un coach pour les membres de son équipe.Sa première arme pour motiver et fédérer : sa connaissance des priorités de chacun. Qu'ils soient issus de la finance, du marketing ou encore de la recherche et du développement, il faut adapter le langage informatique à ses interlocuteurs et leur fixer des objectifs qui font sens pour eux, de façon à gagner en crédibilité. Autre atout dont il est possible de jouer : l'ouverture apportée par le transverse. Un projet informatique de ce type favorise l'élargissement de son réseau et permet de bénéficier d'un retour d'expérience. Autant de valeurs ajoutées à mettre en évidence pour susciter l'adhésion.