Définir des processus modulaires

Un processus doit pouvoir évoluer. La gestion de versions, ainsi que la réutilisation de sous-processus ou d'activités déjà définis accompagnent ces changements.

Un processus n'est jamais complètement figé. L'entreprise doit pouvoir le faire évoluer en fonction de ses activités métier, ou tout simplement l'optimiser. Concrètement, les processus sont rarement implémentés avec succès dès leur première formalisation. Leur implémentation au sein d'un moteur d'orchestration est précédée par une étape de modélisation métier et une étape d'informatisation, qui entrent dans un premier cycle itératif. ' Par la suite, les premières analyses de performances du processus en production peuvent conduire à une remise en question de la modélisation, qui peut également survenir à l'issue de changements organisationnels. Il s'ensuit un second cycle itératif ', explique Thierry Lacombe, consultant de la SSII Micropole-Univers. D'où l'intérêt des outils de gestion de versions. La possibilité de réutiliser des sous-processus ou des activités est aussi fort utile. Ce critère prend toute son importance lorsque le processus s'étend au travers des frontières organisationnelles de l'entreprise. C'est-à-dire au-delà du domaine de contrôle d'un responsable ou d'un département.

La conception modulaire facilite la réutilisation

' Une fois que l'on a modélisé un rôle, il est souhaitable de pouvoir le réutiliser, car un individu est généralement impliqué dans plusieurs processus ', explique Janelle Hill, analyste au Meta Group. En fait, on retrouve les avantages de l'approche modulaire des développements classiques. Pour Thierry Lacombe, ' les approches méthodologiques par le haut ou par le bas incitent à une conception modulaire, qui favorise la réutilisation de certains sous-processus de base ' . Aujourd'hui, la plupart des produits de workflow traitent correctement cette modularité. ' Ce n'était pas le cas il y a cinq ans ', note Martin Ader, consultant et fondateur de la SSII Workflow & Groupware Stratégies. Gérer les droits et les autorisations lors de l'affectation des utilisateurs à des actions peut s'avérer ardu. ' Surtout lorsqu'on cherche à relier dynamiquement ces droits à des modules ou annuaires existants ', indique Henry Peyret, analyste chez Forrester Research. Enfin, un contexte de changement de systèmes informatiques peut être problématique : un utilisateur qui a accès à un mainframe devrait pouvoir travailler de façon inchangée si ce dernier est remplacé pas un système Windows. ' Mais définir une étape de processus qui fasse complètement abstraction de l'implémentation sous-jacente reste relativement difficile ', remarque Janelle Hill.