Des applications dématérialisées en “ self-service ” pour les utilisateurs

L'accès aux informations RH via les portails en libre-service favorise l'autonomie et la responsabilisation des salariés. Les documents à valeur probante, tels que les fiches de paie et les contrats de travail, sont gagnés par ces processus. Ce devrait être l'un des grands chantiers des prochaines années.

• L'informatique métamorphose la gestion des compétences
• Les directions des ressources humaines en quête de productivité
• Le SIRH évolue pour mieux stimuler les salariés
• Des applications dématérialisées en “ self-service ” pour les utilisateurs
• Inciter les salariés au dialogue

Dans les années 2000, les entreprises ont commencé à proposer à leurs collaborateurs de gérer certaines tâches administratives depuis des portails dits e-RH. Au départ, cela concernait les demandes de congés ou d'absences. Au fil des ans, ces plates-formes, appelées également ESS (Employee Self Service), se sont enrichies de nouvelles fonctionnalités : gestion des notes de frais, consultation de catalogues de formation, offres d'emploi, gestion des compétences, évaluations des entretiens annuels. Grâce à cette dématérialisation des processus RH, l'information est plus fiable, véhiculée plus rapidement et toujours actualisée.Selon Markess International, 72 % des directions des ressources humaines interrogées mettent en avant l'intérêt de l'accès permanent aux documents RH archivés électroniquement. “ Grâce à l'archivage électronique, un gestionnaire de ressources humaines gagne du temps pour trouver un document dématérialisé puis pour le traiter ”, souligne Jean-Claude Mallet, DRH de Degrémont. Par ailleurs, 59 % de ces directions constatent une amélioration de la gestion documentaire et du contrôle des processus, ainsi qu'une réduction des coûts de traitement de la gestion du personnel. “ Le fait de dématérialiser toutes les données relatives à notre politique de ressources humaines et de les laisser en libre accès à l'ensemble des responsables RH répartis dans le monde, permet non seulement le partage de documents mais aussi une homogénéisation des processus ”, insiste Jean-Claude Mallet.

Un nouveau mode de gestion collaborative

En donnant la possibilité à tous les collaborateurs d'utiliser un certain nombre de fonctions directement en ligne ? congés, compétences, formation… ?, le système d'information de gestion des ressources humaines représente pour eux une opportunité de gagner en autonomie et en responsabilisation lors de leur parcours professionnel. Cette évolution vers l'accès dématérialisé à certaines fonctions et informations à tous les niveaux de l'entreprise (salariés, managers responsables et gestionnaires RH) constitue également un nouveau mode de gestion collaborative RH. Ainsi, en déplaçant certaines tâches sur les salariés et les managers, les services des ressources humaines peuvent se consacrer davantage à la gestion des talents, aux politiques de rémunérations ou au suivi de dossiers d'actualité comme la gestion des seniors ou des carrières, les risques psychosociaux, la parité. La mise en place d'un ESS-MSS (Employee Self Service-Manager Self Service) représente sans nul doute un bouleversement. “ C'est pourquoi il est important d'accorder de l'importance à l'accompagnement, à la conduite du changement et à la formation des utilisateurs lors de la mise en place de ce type d'outils, indique Pascale Boyaval, directrice marketing de l'activité RH de Cegid. L'utilisation d'un portail implique une réflexion en amont sur la circulation des informations, ainsi qu'un apprentissage vis-à-vis de ces nouveaux usages. ”

Un dispositif technique qui s'appuie sur des services de confiance

Certaines entreprises, voulant aller plus loin dans le processus, cherchent à dématérialiser des documents à valeur probante, comme la fiche de paie ou le contrat de travail. Pour cela, elles doivent mettre en place un dispositif technique qui garantit l'intégralité du document tout au long de son cycle de vie. “ Pour maintenir la chaîne de confiance tout au long du processus de dématérialisation du document, il est indispensable de recourir à des solutions d'archivage électronique associées à des services de confiance, tels que les certificats de signature électronique et l'horodatage, de façon à garantir un archivage à valeur légale et probante selon le cas ”, explique Hélène Mouiche, responsable senior chez Markess International. Les bulletins de salaire, dont 200 millions d'exemplaires sont établis annuellement en France, sont considérés par les décideurs comme le document RH le plus coûteux et donc, comme l'une des priorités dans leur processus de dématérialisation.Notons également que dans une entreprise de 10 000 collaborateurs, le traitement des notes de frais gérées par le portail ESS (pour la saisie des collaborateurs) et par le MSS (pour la validation des managers) a réduit de moitié le temps de traitement de cette tâche. De son côté, une entreprise du secteur de l'assurance a gagné pour un an entre 33 000 et 41 000 euros sur les coûts de saisie de ses 20 000 à 25 000 demandes de congés.

Les DRH plutôt satisfaits

Tous les DRH ayant déployé ce type de solutions reconnaissent un gain qualitatif avec la valorisation des personnels RH, la qualité des données, la transformation du rôle des DRH, la mobilité par l'accès aux offres d'emploi… En revanche, il est souvent plus difficile de calculer précisément le gain financier sur plusieurs fonctionnalités comme la gestion des talents, la mobilité, ou la consultation du catalogue de formation.

Les bénéfices de la dématérialisation selon les salariés

Cet aspect est apprécié par 72 % des salariés interrogés, particulièrement par ceux dont l'entreprise présente une forte dispersion géographique et des collaborateurs nomades. L'accès se fait en fonction de droits d'habilitation préalablement définis.

Ils sont 70 % des salariés à mettre en avant cet avantage. Et 52 % des DRH placent le bulletin de salaire dans le trio de tête des documents coûteux, loin devant les contrats de travail et la déclaration aux organismes sociaux.

Le raccourcissement des délais de réponse est reconnu par 60 % des collaborateurs. La dématérialisation des documents RH et des processus associés réduit considérablement les délais de traitement, et améliore les relations entre employeurs et salariés.

C'est un avantage pour 59 % des personnes interrogées. Car chaque mission menée par les RH, même la moins administrative, est génératrice de nombreux documents à imprimer, traiter, classer, photocopier, diffuser, archiver, rechercher…

Selon 59 % des salariés, la mise en place de circuits de validation électronique se traduit par une meilleure fluidification des échanges et assure également une bonne visibilité en ce qui concerne l'avancement du traitement.

La dématérialisation de documents permet d'automatiser bon nombre de tâches administratives, voire d'en supprimer certaines à faible valeur ajoutée mais consommatrice de temps : saisie, tri… Ce qui satisfait 59 % des salariés interrogés.

À savoir

Mettre en avant l'importance de l'accompagnement au changement des salariés.
Insister sur la communication en utilisant l'intranet, le portail RH, les blogs…
Enumérer les bénéfices pour les salariés : garantie contre la perte de documents, transmission de documents facilitée, reconstitution de carrière simplifiée
Impliquer le CE et les partenaires sociaux dans ce projet.
Faire une démonstration des outils en insistant sur leurs avantages.
Organiser des formations aux outils de dématérialisation.

Témoignage : La DRH de Degrémont a mis en place un bureau virtuel pour ses ressources humaines

Jean-Claude Mallet, DRH de Degrémont, a choisi de numériser les papiers contractuels et légaux comme les fiches de paie, les contrats de travail, les avenants et tous les documents relatifs à la politique RH, le tout concernant 1 600 collaborateurs. “ Nous disposons d'un bureau virtuel personnalisé structuré en deux thématiques : une première partie administrative et postpaie (contrats de travail, avenants, bulletins de salaire, attestations, paiement, déclarations, mouvements de personnel…) et une seconde concernant les documents relatifs à la structure de l'entreprise et aux processus RH ”, raconte Jean-Claude Mallet. A terme, ce bureau sera enrichi de trois autres thématiques : les RH salariés (entretiens, formation, GPEC…), les temps et activités (fiches de présence, états de gestion du temps et des activités…), et les dossiers salariés (visite médicale, accessoires de rémunération…) en France comme à l'international.

Témoignage : “ Un portail e-RH pour soutenir la politique d'harmonisation sociale de Ricoh France ”

Suite aux fusions de filiales du groupe Ricoh et à un plan de restructuration, une de nos priorités RH était l'harmonisation sociale. J'ai donc choisi de déployer un nouvel ERP de paie, HR Access, et un portail e-RH qui permet à chaque collaborateur d'accéder à des services RH : éléments contractuels et de carrière, notes de frais, absences, annuaire d'entreprise et organigramme. Une autre priorité de notre SIRH est de détecter, au sein de l'entreprise, des talents d'experts métier et de futurs managers. Pour cela, nous avons déployé une solution de gestion des entretiens annuels de développement afin de mettre en place une campagne ciblée d'entretiens avec certains collaborateurs, leur manager et un responsable RH. Ainsi, nous avons créé un comité de sélection pour alimenter les viviers de futurs managers et experts et avons élaboré des plans d'action personnalisés pour les collaborateurs. Le troisième volet de notre politique RH, soutenue par le SIRH, consiste à renforcer la capacité de décision et la responsabilité des managers en partageant avec eux toutes les informations RH disponibles de leur équipe. Grâce à des outils de reporting, ces responsables accèdent aux informations sur les membres de leur équipe, et peuvent fixer les objectifs liés aux parties variables de rémunération des collaborateurs, via un système de workflow et de signatures électroniques.