Des contrats à la chaîne pour gérer 1 100 McDo

Le service juridique du champion de la restauration rapide exploite depuis peu un logiciel de génération automatique de contrats pour le suivi de ses locations-gérances.

Reconnu et reconnaissable, le M doré de McDonald's devrait coiffer une trentaine de nouveaux restaurants cette année. Ce qui portera à plus de 1 100 le nombre de sites de restauration rapide ouverts par la filiale française du géant américain. Ces établissements fonctionnent en location-gérance auprès de filiales, en franchise ou en joint-ventures.Pour le service juridique de McDonald's France, cette spécificité conduit à gérer plus d'un millier de contrats. Chaque année, la moitié d'entre eux doit être rectifiée à cause d'un changement dans l'organisation (modification financière, notamment), dans le capital social ou de l'identité du franchisé. A chaque fois, cela génère un nouvel acte juridique.

Une production simplifiée des actes juridiques

Résultat : sur les quatorze salariés du service juridique de McDonald's France, un juriste et trois assistantes travaillent exclusivement sur les documents concernant la location-gérance et les sociétés. Pour gagner en productivité et en compétence, ils utilisent depuis peu un logiciel d'aide à la génération automatique de contrats. Depuis, ' nos assistantes juridiques ont plus d'autonomie pour produire des actes simples ou récurrents, tels que les avenants financiers pour les contrats de location-gérance ', explique Françoise de Borda, responsable du service juridique de McDonald's.Désormais, il leur suffit de sélectionner dans la bibliothèque électronique un modèle de contrat parmi la trentaine actuelle, et d'appeler la fiche du cosignataire. Les données qui y sont rattachées (nom du gérant, lieu et surface du restaurant, montant du loyer, etc.) viennent alors s'agréger automatiquement dans les champs réservés à cet effet. Certaines informations relatives aux nouveaux restaurants proviennent de l'infocentre de McDonald's, où sont stockés et mis à jour les éléments financiers et les renseignements relatifs au patrimoine immobilier du groupe.En déléguant la production d'actes simples à ses assistantes, le juriste a tout loisir de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la rédaction de contrats complexes. L'ordinateur fournit une matrice du document, et comporte un clausier qui facilite la rédaction en incluant les différentes clauses prévues par le juriste. Lequel aura préalablement défini les règles d'exclusion ou d'incompatibilité. A charge, pour le logiciel, d'articuler ces actes selon un mécanisme algorithmique.

Les directions opérationnelles sont concernées

La mise en place d'une telle application nécessite de mener un audit sur l'existant. Les modèles de contrats types déjà utilisés dans l'entreprise sont les plus appropriés à la modélisation. La démarche favorise d'ailleurs l'optimisation des clauses. Dès lors que les actes types sont disponibles, toute personne peut facilement générer un contrat sans connaissance juridique particulière.A la fois inconvénient et avantage, cette possibilité est souvent mise en avant par les éditeurs. Celui de Legal Suite, fournisseur de l'application, est intervenu comme conseil juridique auprès de son client et l'a assisté dans son audit.Quelques mois après son déploiement, l'application est essentiellement utilisée pour les contrats spécifiques à la location-gérance. Mais une fois rodée, elle sera étendue à d'autres directions opérationnelles. ' Nous comptons l'utiliser pour des domaines variés, comme le marketing, les nouvelles technologies, toujours pour la rédaction de contrats types ', prévoit la responsable juridique.Certaines clauses négociées dans un contrat de location-gérance pourront être utilisées par la direction marketing pour une transaction avec les fournisseurs. ' Dès lors que la prise en main est généralisée, cette base de données juridique sera la mémoire de l'entreprise, espère Françoise de Borda. Nous pourrons, dès lors, homogénéiser les pratiques sans avoir à réinventer la roue. '

L'enjeu : automatiser les actes juridiques

La chaîne McDonald's France, qui affiche un chiffre d'affaires de 2,7 milliards d'euros en 2006, regroupe 1 100 restaurants en location-gérance auprès de filiales, franchisés ou en GIE. Cette activité génère un volume significatif de contrats et d'actes juridiques simples et récurrents à gérer au sein du service juridique. L'informatique peut-elle automatiser ce service ?

Un logiciel pour suivre les contrats de location-gérance

Suivre ses quelque 1 100 contrats de location-gérance constitue un enjeu stratégique pour McDonald's. Et cela pour plusieurs raisons :
- Les contrats de location-gérance étant accordés pour une période de vingt ans, il est indispensable de prévoir leur date d'expiration. De sorte à s'assurer de la continuité de l'activité des établissements en cas de fin de contrat ou de départ à la retraite d'un franchisé.
- Le périmètre juridique du groupe englobe quelque 500 entités différentes, dont plus de 260 franchisés. Pour y voir plus clair, le service juridique travaille avec un outil d'aide au suivi des contrats, fourni par Legal Suite.
- L'application informatique est interfacée, d'un côté, avec LB Acte et, de l'autre, avec un module société. Grâce à cela, le service juridique peut identifier, par exemple, le risque de cumul des mandats d'un administrateur. Mais aussi avoir une vue détaillée de chacune des entités et de leurs dirigeants.
- Toutes les informations sont accessibles aux directions régionales et aux conseillers chargés de la fiscalité et des finances, puisque le logiciel est partageable en réseau. Mieux encore : le service juridique effectue en quelques clics les reportings juridiques à opérer auprès de la holding américaine en cas de cession ou de changement de gérance.

avis d'expert : ' La connaissance des clauses facilite la modélisation du contrat '

Thierry Mallat est directeur général adjoint chargé des technologies de Legal Suite, éditeur de solutions juridiques créé en 2000 par des juristes.

' L'audit de l'existant est indispensable '
' Bon nombre d'entreprises n'ont jamais audité l'ensemble de leurs contrats types pour en tirer le meilleur parti dans l'optimisation de leurs clauses. Or la difficulté de la mise en ?"uvre de ce type de logiciel réside parfois dans le travail d'audit de l'existant. Cela réclame d'identifier les familles de contrats, les clauses redondantes, celles qui risquent d'être incompatibles ou indissociables entre elles. Sans oublier les clauses qui seront optionnelles. '

' Une connaissance juridique s'impose '
' D'un point de vue technique, les logiciels de ce type ne sont pas compliqués à implémenter dans un service. Ils peuvent d'ailleurs être mis en ?"uvre aussi bien dans une TPE qu'au sein d'une multinationale. Leur utilisation ne nécessite pas de compétences particulières. Mais il est toujours préférable que le responsable fonctionnel soit un(e) juriste, car la connaissance du contenu de chacune des clauses facilitera la modélisation du contrat. '

' Le paramétrage dépend de la volumétrie '
' La phase de paramétrage des modèles de contrats dépendra de la volumétrie du nombre d'actes à modéliser. Il varie aussi selon le nombre de clauses susceptibles dêtre reprises dans chacun des modèles. Enfin, il faut tenir compte des différents champs à prévoir, et qui nécessiteront une fusion avec la fiche contrat. En général, ce paramétrage ne dépasse pas quelques semaines, mais il doit être conduit avec précision. '