Des processus d'achat harmonisés en 18 mois

Pierre & Vacances, le leader européen des résidences de loisirs, s'appuie sur une solution intégrée pour mieux maîtriser ses achats. L'outil a été déployé en un temps record sur plus de 250 sites.

On respire de nouveau à la direction des achats de Pierre & Vacances. L'équipe avait 18 mois pour mettre en place son premier outil de gestion. Pari tenu ! Lancé tambour battant en 2004, ce projet stratégique d'harmonisation des processus d'achat était pourtant risqué.Comme à son habitude, la direction du groupe avait imposé un planning pratiquement impossible à tenir. Une question de culture pour ce spécialiste des résidences de tourisme, devenu leader européen en quelques années. Depuis 1999, le nombre de ses collaborateurs équivalents plein-temps est passé de 900 à 8 000, essentiellement à coups de rachats. Pour digérer cette croissance fulgurante, le groupe s'est lancé avec la même hâte dans un vaste programme de maîtrise des coûts. Cela s'est traduit par une première démarche de rationalisation de son portefeuille d'achats, qui représente 200 000 transactions annuelles et 200 millions d'euros de dépense.Après avoir épuisé les premiers gisements classiques d'économies, comme la réduction du nombre de fournisseurs, la direction des achats a cherché à sécuriser les processus d'engagement, à améliorer l'information financière et opérationnelle, et, surtout, à simplifier ses processus. La refonte en profondeur des procédures a été conduite avec un outil édité par Ariba, support de la nouvelle organisation.

Limiter l'effort de formation

Utilisant les logiciels de comptabilité Anael, de Geac, et Totem, d'Aspaway, Pierre & Vacances écarte rapidement les modules d'achat inclus dans les PGI (progiciels de gestion intégrés). Après étude, l'équipe de projet arrête donc son choix sur Ariba. ' L'ergonomie de ses solutions Buyer nous a séduits ', se souvient Laurent Beyneix, le directeur du projet. Soucieux de limiter au maximum l'effort de formation d'un millier d'utilisateurs, il apprécie aussi la légèreté de ses pages web.A l'époque, opter pour l'autre finaliste de l'appel d'offres aurait généré un surcoût de quelque 150 000 euros en équipement réseaux et en prestations de formation. La flexibilité et l'expertise de l'éditeur américain, de même que la rapidité de mise en ?"uvre de sa solution ont aussi été appréciées.

Cadencer le déploiement des 250 sites

Mais le plus dur reste à faire. La solution doit être installée sur les 250 sites des activités de tourisme de Pierre & Vacances, ses activités immobilières, et la gestion des deux sièges du groupe. Surtout, le projet couvre le processus d'achat de bout en bout, c'est-à-dire de la demande du produit au règlement final de la facture. L'ensemble des grandes directions est concerné : la direction des achats, celle du personnel d'exploitation, la DSI, la comptabilité, le contrôle de gestion, et la DRH. Dans un premier temps, l'équipe projet se concentre sur la seule activité de tourisme en France. Après la conception, le prototypage et la mise en place de tests à partir de la mi-2004, la solution est déployée en quatre vagues géographiques. En parallèle, de nouveaux pilotes sont créés pour d'autres métiers, et leur déploiement lancé durant l'été 2005.

Arbitrer les développements spécifiques

Au cours des différents pilotes et phases de mise en ?"uvre, les collaborateurs font part de nombreux besoins spécifiques. Un phénomène amplifié par le manque de culture projet et de méthodologie de cette structure décentralisée. Pour s'épargner de trop nombreux développements spécifiques, l'équipe hiérarchise et arbitre en continu toutes ces demandes complémentaires. Pourtant, la dérive budgétaire ne sera pas totalement évitée ?" les frais de développements spécifiques ayant dépassé le cadre initial. Un poste toutefois plus que compensé par un budget total du projet strictement maîtrisé et des délais tenus. Cela, malgré un périmètre fonctionnel supérieur aux objectifs fixés, soit deux métiers complémentaires.

Impliquer tout le personnel

Résultat, 700 utilisateurs ont été formés à ce jour, et ils passent la plupart de leurs commandes via l'application. L'ensemble du personnel est impliqué : le directeur de site comme la gouvernante de résidence. Le taux d'emprise moyen de l'application dépasse les 50 %, et certains sites atteignent déjà les 100 %. Ils disposent ainsi de 3 500 contrats sur abonnements chargés et utilisables afin d'effectuer leur commande deux fois plus vite. Et le nombre des fournisseurs est passé de 4 000 à 2 000, dont 900 pour les plus fréquemment utilisés. Près de 400 catalogues ont été chargés dans le portail Ariba Supplier Network. Désormais, les acheteurs construisent leur commande rapidement. Ce qui devrait aussi accroître leur productivité.b.mathieux@01informatique.presse.fr