Deux mois pour installer un outil de recrutement

Pour faciliter l'embauche de 4 000 personnes, et, du même coup, améliorer son image, le groupe Caisse d'épargne s'équipe d'un outil de gestion du recrutement. Un projet mené en un temps record.

En 2006, le groupe Caisse d'épargne (58 000 collaborateurs dans le monde) prévoit de recruter pas moins de 4 000 personnes dans l'Hexagone. Des métiers très divers de la banque commerciale et de la banque d'investissement sont concernés. En mars dernier, pour améliorer ses pratiques de recrutement, le groupe s'est doté d'un outil commun, facile à mettre en place. Sa mission première ? Aider les recruteurs à gérer les flux de CV de façon homogène et à traiter tous les candidats de manière équitable.

Le bon outil au bon moment

Après une première sélection, dix éditeurs de solutions consacrées au recrutement en mode hébergé ont finalement été retenus. Frédéric Dubois, directeur du projet SIRH (système d'information des ressources humaines) du groupe Caisse d'épargne, a fait appel à un expert indépendant afin de bien comprendre les caractéristiques des outils proposés, leurs points forts et leurs faiblesses avant de faire son choix. ' Nous sommes partis du principe que, sur le plan technique, tous fonctionnaient, précise Frédéric Dubois. En revanche, des distinctions se sont naturellement établies quand nous avons abordé la question des délais : nous voulions mettre cet outil en place en deux mois. ' Le groupe a opté pour l'éditeur Stepstone i-Grasp. D'abord parce qu'il possédait quelques clients de référence, comme la Banque centrale européenne, très exigeante en matière de sécurité. Ensuite parce que le projet serait confié à des professionnels confirmés, habitués à mettre en place ce type d'outils dans les entreprises. Le groupe a profité du lancement du nouveau programme RH, destiné notamment à améliorer son ' image employeur ', pour promouvoir le projet auprès de la filière ressources humaines. ' C'était l'occasion unique d'expliquer que la façon dont le groupe traite les candidatures contribue aussi à forger son image, justifie Frédéric Dubois. Nous avons bien insisté tout de suite sur le fait qu'il ne s'agissait pas d'un projet technique, mais qu'il fallait aider les recruteurs à travailler plus efficacement. '

Pas de développements spécifiques

Le groupe a pris le parti d'éviter un travail lourd et fastidieux d'harmonisation des processus de recrutement. Dans le cahier des charges ne figurent que les besoins. Inutile de disposer d'un progiciel paramétrable à l'infini. Mieux vaut un outil qui réponde parfaitement aux fonctions de base du métier de recruteur ?" publier des offres ou drainer des candidatures, par exemple. Aller à l'essentiel. Un leitmotiv tout au long de ce projet. ' Il est impératif, sur la durée, de ne pas se laisser séduire par les opportunités qu'offre l'outil et de veiller à ne pas s'éloigner de son objectif premier : répondre aux besoins des recruteurs, insiste Frédéric Dubois. Nous avions posé comme condition stricte de ne pas se lancer dans des développements spécifiques. '

Rassembler tous les recruteurs

Entre février et avril, quatre réunions ont eu lieu. La première a rassemblé un groupe de travail composé d'une vingtaine de recruteurs, qui ont balayé, ensemble, les différentes étapes du processus de recrutement et défini leurs besoins. Lors des deux réunions suivantes, ils ont validé le paramétrage de la solution. Après avoir convaincu une vingtaine de personnes d'utiliser l'outil, ils ont étendu la même opération de persuasion aux quelque 160 recruteurs des différentes enseignes. Le 2 mai, le plan média concernant la nouvelle image que veut donner le groupe leur a été dévoilé. Et, à cette occasion, la solution paramétrée leur a été présentée. Plusieurs interventions ont ponctué cette journée. Des utilisateurs de l'outil d'i-Grasp ?" ceux de PricewaterhouseCooper, par exemple ?" sont venus expliquer ce qu'il leur avait apporté.

Former des ' super-utilisateurs '

Début mai, les 160 recruteurs ont été formés par téléphone pour apprendre à mettre les offres en ligne. Fin juin et courant juillet, une soixantaine de ' super-utilisateurs ' (un recruteur par entreprise) ont suivi une journée de formation standard. Ils ont passé en revue toutes les fonctionnalités de l'outil et découvert des nouveautés, comme le module Statistiques (provenance des candidatures, taux de retour par annonce, etc.). Au dixième jour d'utilisation, Frédéric Dubois a envoyé ces données par e-mail à tous les recruteurs pour leur montrer concrètement leur utilité. Résultat : le 9 mai, on dénombrait 150 offres dans le système, et 250 deux semaines plus tard ! Un mois après le lancement, toutes les entreprises du groupe utilisaient la [e-mail]

À quoi sert un outil de gestion du recrutement ?

Rédiger les offres d'emploi et les publier automatiquement sur plusieurs sites (intranet, sites d'emploi ou d'entreprise, écoles, etc.).
Trier les candidatures et les classer. Grâce à des questions filtres posées aux candidats sur le site, le recruteur élimine d'emblée les profils qui ne correspondent pas aux critères de recherche.
Répondre automatiquement aux candidats, avec la possibilité d'utiliser plusieurs modèles correspondant aux différents types de refus de candidature (après analyse de CV, après entretien, etc.).
Obtenir des statistiques précieuses sur le recrutement.
Gérer la mobilité interne, la gestion administrative des entretiens annuels, des nouveaux embauchés, etc.

Avis d'expert : Laurent Pilliet, directeur de Focus RH

Ce cabinet de conseil spécialisé en ressources humaines édite un guide sur les outils de gestion des candidatures.

' Réduire le temps de réflexion sur le projet '
' En général, il faut compter entre six mois et un an pour mettre en place un outil de gestion du recrutement. Y parvenir en deux mois, c'est court. Mais l'approche est intéressante, voire conseillée. Trop souvent, dans les grands groupes, de multiples réunions sont organisées pour prendre une décision qui, au final, n'en exige pas autant. '

' Nommer une personne à temps complet '
' La mise en place de d'outils de gestion de recrutement doit être pilotée par des chefs de projet expérimentés. Ces derniers doivent avoir déjà implanté des solutions de ce type ou géré des projets informatiques. Le nombre de personnes impliquées dans ces projets a, lui aussi, son importance : 20 personnes, c'est trop. Mieux vaut s'en tenir à 10. '

' Pas de cahier des charges trop détaillé '
' Le cahier des charges reste indispensable pour comparer les outils entre eux. Il est préférable de s'interroger sur ce que l'on veut avant d'étudier les propositions des éditeurs. Mais ce n'est pas l'étape la plus longue. Elle peut durer quatre jours. Il faut sefforcer de définir dès le départ ses grands objectifs et de garder cette ligne directrice tout au long du projet. '