Dynamiser des communautés sur votre réseau social d'entreprise

Introduire un réseau social d'entreprise dans une organisation implique quasi systématiquement une animation des échanges sur la plate-forme. Elle est souvent confiée aux chefs de projet ou aux responsables d'équipe déjà en place. Cependant, faire évoluer ses pratiques managériales pour tenir compte de la gestion de communautés n'est pas facile. Par exemple, certains groupes créés n'obtiennent pas toujours l'adhésion souhaitée ou s'essoufflent trop rapidement. Heureusement, il est rarement trop tard pour réagir. “ Un réseau social , c'est sur tout de l'humain, et pas de la mécanique pure et simple ”, rappelle Damien Douani, expert en médias sociaux pour l'éditeur Bluekiwi.

1. Montrer l'exemple en évitant l'envoi de courriel

“ L'une des raisons possibles d'un manque d'adhésion aux communautés réside dans le fait qu'elles ne sont pas présentées comme indispensables par les managers ”, explique Damien Douani. Ainsi, au lieu d'utiliser la plate-forme collaborative, les sponsors du réseau social continuent parfois à envoyer des courriels. Or, l'ensemble du management (responsable du projet, du réseau, DSI, DRH…) doit montrer l'exemple, afin que la communauté devienne le lieu de la communication. Il n'aura donc recours aux e-mails que pour ramener les collaborateurs vers la plate-forme, en leur expliquant qu'ils y trouveront toute l'information dont ils ont besoin. Si certains contenus ne sont accessibles que sur le réseau social, et nulle part ailleurs, l'ensemble des salariés aura intérêt à y aller.

2. Animer la plate-forme

“ Pour animer une communauté, il ne suffit pas de déposer des documents utiles au travail quotidien et d'écrire des messages, explique Damien Douani. Il faut aussi interroger les membres pour les faire participer. ” Il est possible, par exemple, de proposer un sondage en ligne pour remplacer une réunion. L'objectif est de démontrer que l'outil n'est pas compliqué à utiliser et que la prise de décision est alors plus rapide. En cas de question sans réponse, ne pas hésiter à solliciter un expert du domaine en le repérant grâce aux profils du réseau social. On peut aussi organiser des rendez-vous récurrents sur la plate-forme pour des sessions de questions-réponses, par exemple avec le responsable des livrables, qui répondra aux interrogations des participants d'un projet tous les vendredis.

3. Identifier des ambassadeurs

Pour promouvoir le réseau social, le manager identifiera des ambassadeurs qui serviront de modèle et dédramatiseront la situation : “ J'y suis arrivé, pourquoi pas toi ? ” Il conviendra de les citer en exemple, de ne pas hésiter à leur demander les raisons pour lesquelles certains refusent d'aller sur la plate-forme, ou des explications à propos du fonctionnement de l'outil. Car ils ont l'avantage de bien comprendre les problématiques terrain. Ce ne sont pas forcément ceux qui postent le plus de contenu, mais ceux dont la participation est la plus décisive.

4. Ne pas en demander trop à l'outil

“ Il s'agit de ne pas tout attendre des communautés. Un réseau social d'entreprise n'est pas un outil magique, mais un relief de l'activité sociale de la société concernée ”, explique Damien Douani. Si les relations entre collaborateurs sont mauvaises, ils ne souhaiteront pas participer à un réseau social.