Entretiens individuels : passez au numérique !
L'entretien annuel d'évaluation est souvent considéré comme une corvée par les managers. Utiliser un logiciel spécialisé facilite sa préparation et fluidifie son déroulement. Plus approfondi, l'échange se révèle également plus humain.
Par Mathieu Fargette, reponsable commercial de Skillroad (logiciels RH)
Vous rappelez-vous dans quel tiroir vous avez rangé les comptes rendus des entretiens d'évaluation de l'année passée ? Sont-ils seulement rédigés de façon lisible ? Peut-être auriez-vous besoin d'un outil pour vous assister dans l'organisation et le déroulement de ces rendez-vous… Les logiciels d'encadrement de l'entretien individuel fournissent un historique de vos relations avec vos collaborateurs. Grâce à eux, vous savez ce qui s'est dit lors de la dernière rencontre, et quels étaient les objectifs fixés. Vous mesurez facilement s'ils ont été atteints. Au cours de l'échange, le logiciel est un support qui guide vos questions : quels sont les nouveaux objectifs ? Avec quelles échéances ? Quels axes de progression ?
L'acquisition d'un tel logiciel sera faite par la direction des ressources humaines. Pour celle-ci, l'enjeu consiste à disposer d'un outil qui consolide les données recueillies et qui mesure les écarts en matière de compétences, de rémunérations…
Jusqu'à présent, les logiciels d'encadrement de l'entretien individuel ont été peu exploités en France, en grande partie parce qu'ils sont complexes à mettre en œuvre. Cette époque est révolue. De nos jours, ils sont proposés dans le cloud. Il s'agit de services à acheter très simplement sur internet, et qui s'utilisent depuis le site de leurs éditeurs, au travers d'un navigateur web. Citons les solutions Entretiens de Foederis, Wingspan de Silkroad ou encore TS Evaluation de Talentsoft. Ces programmes se connectent, le cas échéant, à d'autres services achetés en option chez le même éditeur. Le but étant, par exemple, de renseigner automatiquement un outil de gestion des formations en tenant compte des souhaits exprimés par les salariés. Tous ces outils appartiennent à la catégorie des logiciels de gestion des compétences.
Flou juridique. Cette rencontre n'est pas bien formatée en France. Parfois, en effet, l'entretien annuel est saisi dans un fichier Excel. D'autres fois, le manager remplit un formulaire papier qui, d'une année sur l'autre, risque fort de se perdre. Le contenu de l'échange n'a pas de définition officielle. Il peut comprendre une évaluation des compétences du collaborateur, mais ce n'est pas toujours le cas. D'ailleurs, l'entretien individuel n'est pas une obligation légale. Il est simplement recommandé et constitue un moyen pour l'entreprise de respecter son obligation générale d'adaptation des salariés à leur poste de travail (article L 6321-1 du code du travail).
Le logiciel met fin à ce flou. Il aide à garantir la cohérence des formulaires. Certaines sociétés souhaitent disposer d'un déroulé commun à toute l'organisation, d'autres distinguent entre cadre et non-cadre, ou encore par poste. C'est notamment le cas des grands groupes. Les responsables doivent alors se réunir pour mettre au point ensemble les nombreuses versions du formulaire, afin de favoriser une grille de critères communs.
Selon une étude récente d'Ifop-Methys, huit employés sur dix estiment que l'entretien annuel est source de tensions entre les managers et leurs équipes. Car les formulaires sont trop généralistes, ou s'attachent à ne collecter que des données quantifiables. Un cadre du secteur automobile nous relatait ainsi récemment que l'évaluation des membres de son équipe revenait à cocher des critères dont il avait lui-même du mal à expliquer le bien-fondé. Comme c'est souvent le cas, sa grille comporte deux colonnes : une pour le savoir-agir (performance opérationnelle), l'autre pour le savoir-être (performance comportementale). Le tout agrémenté de questions aussi générales que “ Le collaborateur est-il efficace ? ” “ Est-il force de proposition ? ” “ Applique-t-il les décisions ? ” En l'absence de possibilité d'argumentation ou de nuance, ce responsable coche mécaniquement les réponses positives. Ce qui ne fait progresser personne.