Évaluation des salariés : la Cnil rappelle les obligations

Christiane Féral-Schuhl, avocate à la Cour, associée fondatrice du cabinet Féral-Schuhl/Sainte-Marie, et bâtonnier désigné du Barreau de Paris

Le fait : la Commission nationale de l'informatique et des libertés fait le point sur les droits et les obligations des employeurs en matière d'évaluation de leurs salariés et, notamment, sur l'utilisation de zones de commentaires.Les entretiens annuels d'évaluation sont l'occasion, pour les employeurs, de collecter un certain nombre d'informations sur leurs salariés. La Cnil rappelle que cette démarche doit s'accompagner de certaines précautions. D'abord, la société est tenu d'informer ses employés (voire, le cas échéant, les institutions représentatives du personnel) sur les méthodes et techniques d'évaluation préalablement à leur mise en œuvre. Elle doit leur indiquer la finalité poursuivie par le traitement, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, l'identité des destinataires et l'existence de leur droit d'accès. S'il s'agit d'un traitement informatisé, celui-ci sera déclaré auprès de la Cnil.

Des données strictement professionnelles

Ensuite, l'employeur ne peut collecter que des informations en rapport avec leurs aptitudes professionnelles : évaluation professionnelle, formations effectuées, informations liées à la gestion de la carrière et aucune donnée touchant à la vie privée, puisque ce ne serait pas pertinent au regard de la finalité poursuivie. Enfin, ces éléments ne peuvent être conservés au-delà de la période d'emploi de la personne concernée. Quant aux zones de commentaires libres, elles sont une source de contentieux inépuisable. Il n'est pas rare, en effet, que les notes y figurant soient particulièrement désobligeantes pour les salariés. C'est pourquoi la Cnil rappelle que la loi informatique et libertés impose que ces appréciations soient pertinentes, adéquates et non excessives.

Aucun commentaire subjectif ou outrancier

La Commission précise que la personne émettant ces commentaires doit faire preuve d'objectivité et s'interdire tout commentaire subjectif, outrancier ou insultant. Toute entorse à ces principes est susceptible d'être sanctionnée par la Cnil, éventuellement financièrement, voire d'entraîner des poursuites pénales, en fonction de la gravité des faits. En application du droit d'accès, rappelons que les salariés ont la possibilité de prendre connaissance des informations renseignées à leur propos dans ces champs libres.

Ce qu'il faut retenir

Les employeurs doivent être particulièrement vigilants dans l'utilisation des zones de commentaires et garder à l'esprit que le salarié et la Cnil peuvent accéder à tout moment à ces informations.