Former un couple légitime avec les applications métier

Les intégrateurs développent des catalogues de connecteurs entre applicatifs métier et plate-forme de gestion de contenu.

• Gestion des flux de documents et interaction avec le système d'information
• Former un couple légitime avec les applications métier
• Bien définir en amont les types de flux
• Choisir la plate-forme prenant en charge les flux documentaires
• Récupérer les index métier, un enjeu de taille

L’intégration de la gestion de contenu (ECM, Enterprise Content Management) aux systèmes d’information passe par l’interfaçage des applications métier et des PGI avec les données stockées dans les référentiels de gestion documentaire. Cela consiste à rapprocher les données clients ou fournisseurs avec les courriers, lettres, courriels, photos et autres fichiers non structurés.

Ce couplage technique, sur lequel les sociétés d’assurances, mutuelles et autres entreprises du tertiaire se penchent actuellement, prend plusieurs formes. Il nécessite par exemple d’interfacer SAP, Peoplesoft ou Oracle avec IBM Filenet, Lotus, Documentum, Open Text, Ever, Alfresco ou Nuxeo. Ce couplage peut prendre le visage d’un rapprochement entre des fax (pour des demandes d’achat) et une application de CRM, dans ce cas, les données non structurées ne sont pas encore stockées dans des plates-formes de gestion de contenu. Ce type de combinaison fait généralement appel aux acteurs de la dématérialisation, spécialisés dans la reconnaissance optique de caractères (OCR).

Associer métadonnées et identifiant commun

Première étape de l’interfaçage entre le monde applicatif et l’univers documentaire : la sécurité. Elle suppose une centralisation des attributions des droits d’accès. Elle est aisée à mettre en œuvre car presque toutes les plates-formes d’ECM s’interfacent avec les annuaires d’entreprise. L’attribution de droits plus fins reste basée au niveau de la gestion électronique de documents (GED). Plus complexe, la seconde étape de l’interfaçage implique une synchronisation entre données structurées et non structurées. L’enjeu est de leur associer des métadonnées et un identifiant commun. Cette association réunit ainsi au sein de dossiers virtuels, des enregistrements et des documents numérisés, tous deux relatifs à un même client.

Côté interface utilisateur, on affichera dans un écran les factures classées par fournisseur et on les fera correspondre aux données métier de l’application de comptabilité dans un deuxième écran. Comment assurer cette synchronisation ? Plusieurs techniques sont mises en oeuvre selon les environnements informatiques. Lorsque les plates-formes ou les protocoles de transport sont hétérogènes, la synchronisation est assurée par des mécanismes d’importation-exportation de fichiers XML, souvent effectués via des services web.

Import-export de fichiers XML

Cette réconciliation peut, dans l’idéal, être effectuée par le biais d’un socle tiers : à savoir, une plate-forme hébergeant des pointeurs vers des contenus éparpillés dans l’entreprise, où qu’ils soient stockés (plateforme documentaire, partition de disque…) et quelle que soit leur nature (facture électronique, lettre de réclamation). Les données structurées issues des applications sont alors rapprochées des documents en sollicitant une couche de service web placée au-dessus de ce méta référentiel.

Lorsque le dialogue s’effectue entre PGI et plate-forme ECM « standards », la synchronisation des données consiste en un paramétrage de « connecteur » logiciel. Sylvain Hubert, de la société Aerow, intégrateur spécialisé, précise : « La notion de transaction est par exemple directement intégrée dans les connecteurs qu’OpenText livre pour le monde SAP. Résultat, depuis le PGI, les recherches effectuées sur les objets SAP, telles que des factures, incluent les documents correspondants pourtant stockés dans la plate-forme d’Open Text. » Chaque intégrateur enrichit son catalogue de connecteurs au fur et à mesure des projets; il s’agit aussi bien de connecteurs entre PGI et logiciel de gestion de contenu que de connecteurs entre différents logiciels de gestion de contenu.