Inscrivez-vous gratuitement à la Newsletter BFM Business
La nécessité d'archiver les documents numériques s'impose de plus en plus. Vu la complexité de la mise en ?"uvre et le flou du cadre légal, beaucoup d'entreprises recourent à des prestataires spécialisés.
Depuis la loi du 13 mars 2000, le Code civil reconnaît au document électronique le statut de preuve, ' sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. ' Cette évolution a soulevé dans son sillage la question de l'archivage électronique.A l'heure actuelle, la loi n'aborde pas la façon dont celui-ci doit être mis en ?"uvre. Seule exigence, le dispositif doit garantir la durabilité des archives sur toute la période où celles-ci peuvent avoir le statut de preuve.
L'utilisation : assurer la conservation dans le temps
Le centre hospitalier de Saint-Quentin doit ainsi conserver les dossiers médicaux pendant 20 ans au minimum, sauf en cas de décès où cette durée est de 10 ans si le dossier ne fait pas l'objet d'un recours. Au départ, l'hôpital a opté pour l'archivage numérique afin de réduire la place occupée par ses dossiers papier. Ce choix a conduit l'établissement à s'équiper d'une chaîne de numérisation capable de dématérialiser des documents papier aux formats très divers (radios, feuilles de température, résultats d'analyses, etc.). Une fois numérisés, les documents sont traités et versés dans le système d'archivage, piloté par Noesys, solution d'Archimed. L'ensemble est installé dans l'établissement comme l'impose la législation en vigueur sur les archives hospitalières.La Banque de gestion privée Indosuez (BGPI) a été, quant à elle, confrontée à une hausse des informations à envoyer à ses clients. ' Nos communications sont soumises à des obligations légales, de plus en plus importantes et complexes ', explique Christophe Huriet, DSI de l'entreprise. Tous les intervenants en contact avec la clientèle doivent pouvoir consulter l'historique de ces échanges. Certains travaillent au siège, d'autres dans les agences régionales de la BGPI, d'où l'intérêt d'archives numériques, consultables en ligne depuis n'importe quel lieu. L'archivage a été confié à Locarchives, qui récupère aujourd'hui les documents envoyés aux clients sous forme de fichiers PDF. Ceux-ci sont directement générés à partir du fichier d'impression des courriers. Les documents plus anciens, archivés sous forme papier par la BGPI, sont progressivement numérisés pour être eux aussi confiés à Locarchives.Privilégiant de plus en plus les procédures dématérialisées, le conseil général de La Réunion a lui aussi choisi de passer par un prestataire, APC Réunion, afin de gérer l'archivage des documents liés aux marchés publics. ' Il est préférable de confier ce type de projet à des experts, d'autant que nous n'avions pas forcément les compétences et les moyens nécessaires pour gérer l'archivage électronique en interne ', reconnaît Clément Padre, responsable de la commande publique du conseil général.La société Pixid a été, pour sa part, confrontée à la question de l'archivage électronique à valeur probante dès sa création. Issue d'une alliance entre trois grandes sociétés d'intérim, l'entreprise offre un service de dématérialisation des traitements administratifs entre les établissements de travail temporaire et leurs clients, allant jusqu'à la signature de contrats en ligne. ' Dans le cadre du travail en intérim, les documents les plus importants sont les contrats de mise à disposition. Ceux-ci doivent être conservés pendant 10 ans ', explique Etienne Colella, directeur général de l'entreprise. ' En tant que prestataire, nous devions assurer l'archivage des contrats numériques signés sur notre plate-forme. Nous avions deux choix pour répondre à ce besoin : développer nous-mêmes un système, ou recourir à un partenaire pour nous fournir cette brique. ' Pixid a choisi la seconde solution, faisant appel au coffre-fort électronique de CDC Arkhinéo.
Les gains : disponibilité en un clic
Que l'archivage électronique soit géré en interne ou par un tiers archiveur, ' le gain le plus probant s'observe quand une personne demande à consulter un dossier, au lieu de le déplacer physiquement, un clic suffit pour y accéder ', relate Alain Deneufgermain, responsable des questions juridiques au centre hospitalier de Saint-Quentin. En outre, plusieurs personnes peuvent avoir besoin de consulter un même dossier au même moment, cas de figure dans lequelle format numérique facilite grandement les choses. ' Le support électronique procure aux documents une ubiquité et une disponibilité que le papier n'a pas ', résume le DSI de la BGPI.Autre bénéfice, pour l'instant davantage escompté que concrétisé, la diminution de l'espace occupé par les archives papier. A l'exception de Pixid, tous les projets étudiés incluent cette problématique. ' Quand on entame un projet de numérisation, il faut prévoir une période transitoire durant laquelle les dossiers sur papier vont cohabiter avec les dossiers électroniques ', avertit Alain Deneufgermain.
La mise en ?"uvre : préserver l'intégrité
Quand les documents sont nativement au format électronique, comme dans le cas des contrats gérés par Pixid, la signature électronique permet de vérifier qu'ils n'ont pas subi de modification de leur contenu une fois placés sous scellé numérique. Les fichiers ainsi protégés peuvent alors être transmis au tiers archiveur, chargé d'assurer leur conservation dans le temps. Les prestataires de services d'archivage utilisent également la mise sous scellé électronique pour garantir l'intégrité des documents qui leur sont confiés. ' Il faut s'assurer que les fichiers reçus par notre partenaire correspondent bien à ceux que nous avons envoyés ', pointe cependant Etienne Colella, soulevant un point essentiel de l'archivage électronique, celui de la traçabilité. Un système d'accusé de réception, basé sur l'empreinte des documents, sécurise les transmissions entre les tiers archiveurs et leurs clients.Les exigences de traçabilité ne s'arrêtent pas là. Tous les événements impactant les documents doivent figurer dans un journal. Celui-ci joue un double rôle, permettant à la fois de retracer la vie d'une archive et de surveiller l'usage qui en est fait. En effet, il faut aussi prendre en compte la sécurisation des données archivées. ' Les documents concernés par notre projet d'archivage numérique contiennent des données médicales très sensibles, explique Alain Deneufgermain. Leur accès est protégé par un système d'authentification. En outre, chaque demande de consultation d'un dossier est tracée dans un journal. Enfin, il faut rédiger une charte déontologique sur l'accès aux données personnelles à caractère médical, conformément aux obligations réglementaires (Cnil). 'La législation actuelle ne comporte pas de directives précises sur les supports de stockage à utiliser. L'organisme de normalisation Afnor a cependant élaboré une norme sur l'archivage électronique, NF Z42-013, qui peut servir de référence dans de tels projets. En son état actuel, la norme ne vise que les systèmes de stockage optiques non réinscriptibles (Worm). Pour s'y conformer, les tiers archiveurs gravent une copie des archives qu'ils reçoivent sur de tels supports. Le stockage privilégié reste cependant les disques magnétiques, qui peuvent être rendus non réinscriptibles à l'aide d'un dispositif logiciel.
Les écueils : mettre toutes les garanties de son côté
En raison de toutes les contraintes à prendre en compte, les projets gérés en interne sont beaucoup plus complexes à mener que les projets d'externalisation. La mise en place d'une chaîne de numérisation et d'un local d'archivage conformes aux normes de sécurité (climatisation, accès sécurisé, etc.) suppose ' un investissement matériel qui n'est pas neutre ', atteignant 300 000 euros dans le cas de l'hôpital de Saint-Quentin. En outre, ' la numérisation s'avère très chronophage. En effet, certains dossiers dépassent les 5 kg de papier et nécessitent des opérations de préparation relativement conséquentes ', relate le responsable juridique. Les différentes personnes travaillant sur l'archivage représentent actuellement entre 6 et 7 équivalents temps plein.Dans le cas d'un projet géré en externe, la mise en place est plus facile. ' Il a fallu 3 mois pour la mise en ?"uvre et 3 mois d'ajustements pour intégrer le service d'archivage à notre plate-forme ', dit Etienne Colella. L'étape qui demande le plus de soin reste le choix du prestataire. La FNTC (Fédération nationale des tiers de confiance) regroupe la plupart des sociétés ?"uvrant dans ce domaine. ' Un acteur qui traite de gros volumes d'archives est en mesure d'offrir des garanties solides ', ajoute le directeur général de Pixid. Le prix est aussi un critère. CDC Arkhinéo indique un coût moyen entre 15 et 20 centimes d'euros par document pour une conservation sur 10 ans, cette fourchette évoluant en fonction du volume d'archives et de la durée de conservation. Dernier point à prendre en compte, ' le contrat avec le tiers archiveur doit prévoir une clause de réversibilité, nous permettant de récupérer les documents archivés si nous souhaitons changer de prestataire ', précise le DSI de la BGPI.
Votre opinion