Gestion de contenu : simplifier le travail

Les PME cherchent à rationaliser la gestion de contenu électronique. Mot d'ordre : la simplicité pour l'utilisateur, qui doit disposer d'interfaces puissantes.

L'utilisation d'une solution de gestion de contenu répond à deux objectifs : simplifier les interfaces de composition des contenus et permettre à des non-techniciens de modifier des procédures d'édition et de publication. " Nous devons procéder à des recrutements et communiquer nos données financières. À ces fins, nous cherchions une solution de publication simple d'emploi et manipulable par notre service financier ou par le département des ressources humaines ", détaille Benjamin Caller, directeur du marketing de la SSII NET2S, qui a adopté la solution de publication Dalysco Majic Content. Son installation a duré cinq mois pour 43 000 e, licence comprise.

Une intégration ardue

Car, si l'outil doit se révéler simple et son architecture transparente pour l'utilisateur final, il implique un travail important d'intégration aux applications et de mise au point d'interfaces visuelles, lorsqu'il s'agit de contenu interne. " Nos documentalistes gèrent différents types de contenu, au format XML, grâce à des interfaces de marquage qui leur permettent d'enregistrer des articles, des images ou des documents au format PDF. Cela s'effectue à l'aide d'un moteur de règles spécifique, intégré à la solution Xyleme News & Publishing ", décrit Marc Argot, chef du service documentation-intranet à la direction informatique du quotidien Le Monde.Important, le moteur de règles permet de répartir les niveaux d'intervention de chacun sur les contenus. Son rôle est néanmoins limité dans les entreprises qui ne gèrent pas de fonds documentaires et dont la préoccupation principale repose sur l'assimilation de contenus externes. Il en va ainsi de Java Jalios JCMS 2.1, déployée par France Télécom R&D en 2002, dans le cadre d'un portail de veille technologique existant. " Discover est un intranet communautaire de partage de contenu technique, dans les domaines de l'éducation ou de l'agriculture ", explique Thierry Moreau, ingénieur chez France Télécom R&D. Il peut exploiter un annuaire LDAP, afin d'autoriser des approbations simples, d'indexation ou de diffusion d'un contenu web. Quant au coût, il se révèle abordable : environ 50 000 e, service compris. Autre possibilité : l'externalisation totale de l'outil de gestion de contenu. Une solution retenue par Canal Plus, qui ne souhaitait pas s'embarrasser d'un outil interne. " Les abonnés de Canal Plus et de Canal Plus Satellite réagissent par e-mail aux programmes de la chaîne. Notre prestataire reçoit ce courrier et utilise le logiciel Tropes Zoom pour dégager des tendances commerciales. Il nous les transmet par mail, et nous les communiquons de façon synthétique à notre direction des programmes ", conclut Alain Vogel, responsable du service consommateurs chez Canal Plus.

Du contenu au document

À travers ces outils, les PME cherchent à organiser le partage de contenu professionnel, dans une optique de travail de groupe. C'est le cas chez France Télécom R&D, où " 50 ingénieurs alimentent et consultent quotidiennement le site afin de partager leur savoir ", précise Thierry Moreau. Confronté au même type de besoin, NET2S s'est tourné vers la solution de gestion des connaissances CleverPath de Computer Associates, qui vient en complément de l'outil de publication Dalysco Majic Content. L'application prend en charge " la validation de 3 500 documents techniques édités par nos ingénieurs ", analyse Benjamin Caller. Concernant la qualité des outils de publication, les avis, partagés, mettent en lumière certaines limitations fonctionnelles. " Nous regrettons l'absence de fonctions de prétraitement du contenu dans Jalios JCMS, tel le résumé automatique. Du coup, les listes de diffusion distribuent du contenu web légèrement formaté ", souligne Thierry Moreau. " L'édition visuelle des documents réalisée avec l'outil de Dalysco reste très aisée ", déclare, pour sa part, Benjamin Caller, exception faite " de l'important travail de fabrication des gabarits de pages, pris en charge par une agence web ".Parallèlement à la gestion de contenu, certaines entreprises se concentrent plus spécifiquement sur le déploiement d'applications de gestion électronique de documents (GED). Signes distinctifs ? Les projets attenants entraînent souvent la numérisation d'archives papier existantes et le référencement détaillé des contenus. Dont acte : Le Monde opte en mars 2002 pour la constitution de bases documentaires XML. L'entreprise de presse exploite un fonds documentaire de 800 000 articles numérisés remontant à 1987. " XML offre un double avantage ; d'une part, nous normalisons les échanges de données avec nos clients tels que Reuters ou Questel et, d'autre part, la tâche de nos documentalistes est facilitée ", souligne Marc Argot.Quant au stockage des contenus, il reste une préoccupation secondaire. Il peut s'effectuer à l'aide d'une base relationnelle standard, comme PostGreSQL dans le cas du déploiement de Dalysco Majic Content chez NET2S. Original, Jalios JCMS 2.1 exploite Jstore, un astucieux mécanisme de stockage par journalisation. Jstore utilise en effet un fichier indexé au format XML, qui ne conserve que les pointeurs permettant d'identifier la création d'un contenu ou sa modification. Quand un utilisateur désire d'y accéder, le système de fichiers remplace le pointeur par les données que stockent les bases de l'entreprise, et ce, en toute transparence pour l'utilisateur.

" Grâce à la gestion de contenu, notre site web est devenu la plaque tournante de nos actions marketing et de recrutement. "

Benjamin Caller, directeur du marketing.

- Activité : SSII spécialisée en télécoms, systèmes et réseaux.
- Siège social : La Défense (92).
- Effectif : 550 salariés.
- Chiffre d'affaires 2001 : 49,8 millions d'euros.

" La gestion de contenu au format XML permet aux documentalistes de catégoriser facilement les archives. "

Marc Argot, chef du service documentation-intranet.

- Activité : presse.
- Siège social : Paris (75).
- Effectif : environ 1 000 salariés.
- Chiffre d'affaires : non communiqué.

Peu de maintenance

- Une fois mise en place, l'infrastructure de gestion de contenu permet de donner la main aux professionnels de l'entreprise qui pilotent un intranet ou un site web.
- La maintenance se résume aux tâches de définition des droits d'édition, que peut stocker un annuaire LDAP.
- L'outil permet d'automatiser les flux entrants et sortants de l'entreprise tels que des listes de diffusion ou des candidatures d'embauche.

Une puissance limitée

- Les moteurs de règles intégrés aux applications de publication reposent le plus souvent sur des circuits d'approbation simples.
- Ils permettent la création, la modification ou la publication de contenu. Les droits sont stockés dans un index ou un annuaire LDAP.
- La définition de circuits de copies plus complexes, permettant de valider à plusieurs des zones précises d'un contenu, nécessite l'emploi d'un moteur de règles plus élaboré.

Une mise place difficile

- La gestion de contenu repose sur l'adoption d'une infrastructure de portail, chargée de définir des interfaces et des procédures destinées aux non-techniciens.
- Ces procédures doivent permettre la composition, l'édition ou la publication des contenus. Leur mise au point suppose une réflexion approfondie concernant les attentes des différents départements de l'entreprise.
- La mise en place d'applications d'édition visuelle, destinées aux non-informaticiens, réclame la fabrication de gabarits qui permettront de présenter une structure de page conviviale, et ce, indépendamment du contenu.

Un large rayon d'action

- Les solutions de gestion de contenu sont des applications fédératrices, peu intrusives pour le système d'information de l'entreprise.
- Leur domaine d'action reste vaste et concerne l'indexation, l'archivage, la publication, le travail de groupe, l'analyse de textes, voire la gestion de la relation clientèle.
- La mise en place d'un portail de gestion de contenu ne réclame pas l'installation de bases documentaires dédiées. Une base de données relationnelle standard suffit pour stocker lindex des documents recensés.