Huit astuces pour mieux travailler avec vos e-mails
Outlook regorge de fonctions qui vous feront gagner du temps dans votre gestion des messages et des tâches. Roxane Anquetil Fondatrice d'Asyos et consultante Orsys vous propose quelques conseils pour vous exploiter au mieux votre messagerie.
La messagerie de Microsoft permet d’automatiser de nombreuses fonctions et de communiquer facilement entre utilisateurs, et, donc, de gagner en efficacité. Mettre en place ces automatismes demande un peu de temps, mais vous permettra d’en gagner beaucoup à l’avenir.
1. Repérez les e-mails de certains expéditeurs avec un code couleur
Pour ne pas passer à côté des e-mails que vous envoient certains collaborateurs, faites en sorte qu’ils apparaissent en rouge. Cliquez sur Boîte de réception dans le volet de navigation, à gauche. Puis, dans le ruban, cliquez sur Affichage et sur Paramètres d’affichage. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, choisissez Mise en forme conditionnelle et cliquez sur Ajouter.
Une nouvelle règle, nommée Sans titre, apparaît dans la liste. Vous pouvez la renommer dans la ligne Nom, par exemple « Couleur rouge ». Cliquez sur Police, puis sélectionnez le type, le style, la taille et la couleur rouge pour cette police d’affichage. Confirmez par OK. Cliquez ensuite sur Condition, puis sur la case « De : ». La liste de vos contacts Outlook apparaît. Sélectionnez celui ou ceux dont vous souhaitez voir les messages affichés en rouge. Validez en cliquant sur OK. Reproduisez cette méthode pour les expéditeurs dont vous voulez afficher les e-mails dans des couleurs différentes.
2. Transformez facilement un e-mail en rendez-vous
Lorsqu’un e-mail vous indique un rendez-vous avec l’horaire, le contact et l’adresse, ne vous contraignez plus à recopier à la main tous ces détails dans votre calendrier, au jour et à l’heure prévus. Il suffit de saisir à la souris le message reçu, dans la Boîte de réception, et de le faire glisser sur l’icône Calendrier du volet de navigation. Un nouveau Rendez-vous s’ouvre alors automatiquement et contenant déjà tout le texte de l’e-mail. Attention cependant : par défaut, le rendez-vous est pris à la date et l’heure actuelles. À vous de changer pour celles qui correspondent au rendez-vous. Cliquez ensuite sur « Enregistrer et fermer ». Votre rendez-vous, avec les premières lignes du texte de l’e-mail, s’affiche dans le calendrier.
3. Groupez vos destinataires
Pour envoyer des e-mails à toute votre équipe, sans saisir une à une l’adresse de chacun, mettez-les dans un groupe et sélectionnez celui-ci comme destinataire global. Cliquez sur Contacts dans le volet de navigation, puis sur Accueil du ruban et sur Nouveau groupe de contacts. Dans la zone Nom, tapez le nom du groupe que vous souhaitez créer. Revenez sur le ruban et cliquez sur Ajouter des membres. Vous avez alors la possibilité de les choisir dans vos contacts Outlook, vos carnets d’adresses ou de préciser vous-même, une à une, les adresses concernées.
Cliquer sur l’une des deux premières options affiche la liste de contacts correspondante : il suffit de sélectionner les personnes souhaitées, puis de cliquer sur la case Membres. Vous pouvez ajouter des noms provenant de différents carnets d’adresses à un même groupe de contacts. Lorsque votre groupe est complet, cliquez sur OK, puis sur Enregistrer et fermer. Il apparaît alors en caractères gras dans vos Contacts Outlook. Pour envoyer un message à ce groupe, vous le choisirez comme destinataire de vos futurs messages, en cliquant sur le champ A de l’e-mail.
4. Triez automatiquement vos messages
Afin de faciliter les recherches dans vos milliers d’e-mails, rangez les par catégories ou expéditeurs. Pour cela, créez des dossiers dans lesquels les courriels se rangeront automatiquement, tout en restant visibles dans la boîte de réception principale.
Cliquez sur le dernier message reçu d’une personne spécifique, dont vous souhaitez classer tous les messages passés et futurs dans un dossier « Projet en cours ». Placez-vous sur votre Boîte de réception, cliquez sur l’onglet Accueil, puis sur l’icône Règles. Sélectionnez Créer une règle. La fenêtre qui s’affiche vous permet de choisir si la règle va s’appliquer à l’expéditeur, à l’objet ou au destinataire. Si vous voulez déplacer le message vers un dossier, cochez Déplacer l’élément vers le dossier, et cliquez sur la case Sélectionner dossier.
Sinon, cliquez sur Options avancées : vous accédez à un tri très pointu des messages. Définissez votre première condition (dans notre exemple, cochez la première ligne, correspondant à l’expéditeur), puis cliquez sur Suivant. Dans cette deuxième fenêtre, cochez Déplacer une copie dans le dossier spécifié. Dans la partie inférieure de la fenêtre, cliquez sur le mot « spécifié », en bleu et souligné. Une fenêtre Règles et alertes s’ouvre, contenant les dossiers existants. Choisissez-en un ou cliquez sur Nouveau pour en créer un, puis confirmez par OK et cliquez à nouveau sur Suivant. Vous pouvez alors ajouter une action à cette règle : émettre un signal sonore, démarrer automatiquement une application précise... Cliquez sur Suivant pour ajouter ou non des exceptions à la règle, par exemple pour ne pas ranger automatiquement une réponse automatique avec les autres messages d’un expéditeur. Cliquez sur Suivant pour vérifier vos paramètres, et cochez « Exécuter cette règle sur les messages déjà dans Boîte de réception » pour trier les courriels précédemment reçus. Cliquez enfin sur Terminer pour appliquer votre règle.
5. Lancez facilement un sondage
Vous avez besoin des avis de votre équipe pour décider d’un horaire de réunion, approuver tel ou tel document, ou pour réunir les opinions à propos d’un sujet précis ? Adoptez les boutons de vote, proposés par Outlook. Cliquez sur Nouveau message électronique dans l’onglet Accueil. Un e-mail vierge s’affiche. Indiquez les adresses des destinataires. Dans Options du ruban de ce message, cliquez sur Utiliser les boutons de vote. Trois types de réponses
sont disponibles : approuver et refuser ; oui et non ; oui, non et peut-être. Pour en créer de nouvelles, cliquez sur Personnalisé. Par exemple, indiquez quelques horaires possibles de rendez-vous, séparés par des points virgule. Cliquez sur Terminer, puis, dans le corps de l’e-mail, posez la question à laquelle vous souhaitez obtenir une réponse.
Lorsque vos destinataires recevront votre message, ils devront cliquer sur l’onglet Message, puis sur le bouton Vote. Ils verront alors apparaître les réponses possibles et devront cliquer sur celle de leur choix. Vous recevrez ensuite les e-mails de chacun comportant uniquement, en guise d’objet, la réponse choisie. Mieux, vous consulterez la liste des réponses en rouvrant le premier e-mail que vous avez envoyé et en cliquant, sous l’onglet Message, sur l’icône Suivi.
6. Créez des modèles de courriels
Si vous envoyez souvent des e-mails contenant des phrases similaires, gagnez du temps en enregistrant des modèles. Pour cela, ouvrez un nouveau message électronique, tapez le texte modèle, puis attribuez un objet à ce message. Cliquez ensuite sur Fichier, Enregistrer sous, indiquez le nom de votre modèle, choisissez en dessous le type Modèle Outlook, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour le retrouver, cliquez, dans l’onglet Accueil de la boîte de réception, sur Nouveaux éléments, puis Autres éléments, puis Choisir un formulaire. Dans la fenêtre Formulaire, ligne Regarder dans, choisissez Modèles dans le fichier système. Votre message type s’y trouve.
Autre solution : créez le courriel type avec son texte et son objet, puis fermez ce message sans l’envoyer, en cliquant sur la croix en haut à droite. Une fenêtre vous demande si vous voulez enregistrer les modifications : répondez oui. Le message est alors enregistré dans les brouillons. Faites un clic droit sur Fichier de données Outlook, dans le volet de navigation du Courrier, et cliquez sur Nouveau dossier. Tapez le nom Messages modèles, puis validez. Le dossier est créé. Cliquez alors sur le dossier Brouillons, et faites glisser le modèle qu’il contient sur le dossier que vous venez de créer. Il aura pour nom son objet.
7. Assignez une tâche à un collaborateur
Pour attribuer une tâche à un collaborateur de manière formelle, envoyez- lui un e-mail spécial qu’il devra valider, voire commenter. Dans le volet de navigation, cliquez sur Tâches puis Nouvelle Tâche. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez dans le ruban sur Affecter une tâche.
Une zone À apparaît, vous permettant d’indiquer l’adresse email de la personne à laquelle vous voulez assigner la tâche. Complétez la ligne Objet, avec par exemple le texte « Rendre le compte rendu », puis définissez une date de début, une échéance, une priorité. En cliquant, dans le ruban de cette tâche, sur le drapeau rouge Assurer un suivi, puis sur Ajouter un rappel, une fenêtre Personnaliséapparaît. Vous pouvez alors choisir une date et une heure de rappel, si vous craignez que votre collaborateur n’oublie sa tâche.Validez par OK, puis envoyez la tâche. Le destinataire reçoit alors un e-mail ayant pour objet : « Demande de tâche : Rendre le compte rendu. » Il devra cliquer sur l’icône Accepter, située dans le ruban, pour la prendre à son compte. Une boîte de dialogue s’ouvre alors et lui demande s’il souhaite Modifier la réponse avant l’envoi. Il peut ainsi ajouter un commentaire du type : « Je peux faire le travail, mais pas avant le 15 janvier 2014. » Sinon, il suffit de choisir Envoyer la réponse maintenant. L’e-mail de demande de tâche se déplace alors automatiquement de la boîte de réception du destinataire vers sa liste des tâches. Son e-mail d’acceptation reste, lui, dans son dossier Eléments envoyés.
8. Récupérez vos e-mails sur un autre ordinateur
Tous les éléments contenus dans Outlook sont enregistrés dans un fichier Outlook.pst, à copier si vous voulez transférer tout le contenu de votre Outlook vers un nouvel ordinateur. Pour le localiser, cliquez sur l’onglet Fichier, Paramètres du compte, puis à nouveau Paramètres du compte. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, choisissez l’onglet Fichiers de données : vous voyez apparaître le fichier PST et son arborescence. Si vous avez regroupé plusieurs comptes de messagerie dans Outlook, vous verrez aussi un fichier OST par adresse e-mail.
