Identifier ses besoins, un préalable indispensable

Mettre en ?"uvre une nouvelle stratégie d'impression implique d'évaluer précisément tous les coûts et d'analyser en détail l'organisation interne de l'entreprise.

Le système d'impression, ensemble des imprimantes personnelles, de groupes, les copieurs, les fax, etc., est souvent mal connu par les entreprises. Pourtant, mal maîtrisé, il est source de dépenses importantes, qui peuvent représenter jusqu'à 10 % du chiffre d'affaires d'une PME ! Pour maîtriser son parc, la seule estimation des coûts d'impression n'est pourtant pas suffisante. Il faut connaître la composition du parc, le coût des consommables, qui imprime, pourquoi et comment. Il faut, en trois mots, identifier ses besoins. ' L'impression est un mal nécessaire, relève Patrick Cahuet, consultant associé chez 1PrimeConcept. Les machines ont été diffusées de façon disparate dans les entreprises. Il faut donc aujourd'hui organiser et optimiser la gestion et le contrôle des impressions. ' Pour faire ce diagnostic, l'audit se révèle indispensable. S'il est très souvent conditionné par la volonté de réduire les coûts, il ne doit pas s'y limiter. L'imprimante, le copieur et le fax constituent des piliers de la vie quotidienne des salariés dans l'entreprise. Une véritable culture de l'impression, faite d'habitudes et de besoins, qu'il faut analyser en détail. ' Le but de l'audit est certes de réaliser des économies, mais il doit aller de pair avec l'installation d'un meilleur service à l'utilisateur et d'un meilleur confort ', estime Alain Charpigny, responsable de la mise en place des services d'audit chez Canon. Lors de l'audit, il faudra donc se pencher sur l'organisation et la qualité de service, qui sont des éléments fondamentaux, bien qu'invisibles. Réaliser une analyse quantitative des moyens d'impression, mais aussi une étude qualitative des usages.

Impliquer tous les acteurs

Si elle semble évidente au premier abord, la définition du champ d'intervention de l'étude peut se révéler plus complexe dans les faits. Analyse-t-on les seules imprimantes ? Les copieurs ? Les fax ? Dans nombre d'entreprises, deux services se partagent leur gestion. D'un côté, la DSI suit les imprimantes, de l'autre, les services généraux administrent les copieurs, les fax et les consommables. Attention donc à impliquer tous les acteurs du système d'impression dans l'audit. Quel que soit le champ d'investigation de l'étude, elle peut être réalisée en interne, avec l'aide de consultants indépendants ou de constructeurs. Ces derniers ont bien compris l'intérêt de développer de telles prestations, qui reviennent parfois à faire payer un devis ! Mais la neutralité de leurs analyses est sujette à caution. Quant aux consultants ou aux cabinets de conseil indépendants, ils sont étrangement très rares...L'audit commence souvent par l'analyse des volumétries qui, si elle paraît simple à première vue, ressemble souvent à une enquête de Sherlock Holmes. Surtout pour les imprimantes, dont la plupart ne disposent pas de compteur. Le nombre de ramettes de papier commandées et de consommables achetés indiquent le nombre d'impressions réalisées, puis la répartition des coûts... Le résultat de ces calculs, exprimé en coût par page, peut surprendre, tant la gabegie est importante.Mais ce n'est rien comparé aux constats qui ressortent de l'analyse qualitative des usages. Elle révèle, par exemple, que 3 % des salariés impriment... pour scanner ! Ou que certains employés sont obligés de faire des heures supplémentaires pour parvenir à imprimer les gros documents. Dysfonctionnements, surdimensionnement, obsolescence... ' Avant l'audit, on voit souvent des imprimantes et copieurs A3 partout, sans qu'il y en ait l'utilité ', constate Stéphane Clément, directeur développement commercial de la SSII Osiatis. L'important est de déterminer quelle imprimante installer à quel endroit, pour quel usage. Noir et blanc ou couleur ? Connectée au réseau ou personnelle ? Multifonction ou spécialisée ? Les choix technologiques ne doivent être faits qu'en conséquence. En matière d'impression, c'est l'organisation qui prime. ' Il s'agit de parvenir à une adéquation entre les besoins des utilisateurs et la cartographie du nouveau système ', poursuit Stéphane Clément. ' L'audit est fait pour mettre en place une nouvelle stratégie ', précise aussi Alain Charpigny, de Canon. Le rôle de l'auditeur consistera donc à proposer des scénarios. ' Il faut énoncer deux préconisations : l'une propose des modifications a minima, l'autre pose un objectif idéal ', conseille Patrick Cahuet. La version minimaliste consiste à définir la plate-forme nécessaire pour réduire les coûts et améliorer le fonctionnement, sans modifier profondément les usages. Mais, précise le spécialiste, ' sil'on veut véritablement rentabiliser la démarche, il faut des mesures plus radicales ', et plus en profondeur. Comme dématérialiser les flux ou externaliser les impressions.

Auditer nos moyens d'impression

' Au départ, nous souhaitions remettre en concurrence notre fournisseur de fax, de copieurs et d'imprimantes. Nous nous sommes alors rendu compte que nous ne connaissions pas nos coûts globaux. Je m'occupais des fax et des copieurs, le DSI des imprimantes. Nous avons décidé de nous attaquer ensemble au problème en proposant à la direction un audit sur la totalité des moyens d'impression. Pour réaliser cet audit, nous avons choisi le cabinet 1PrimeConcept, en raison notamment de sa neutralité. Quelques jours ont été nécessaires pour réaliser l'inventaire et estimer les coûts du parc existant. Nous avons exclu du périmètre les imprimantes personnelles, par manque d'informations disponibles. Dans chaque secteur, nous avons défini une multifonction capable de produire le volume de tous les anciens copieurs et des imprimantes réseau du même secteur. Les flux papier vont aller en se réduisant grâce au mail et au scan-to-mail. Résultat : nous avons rédigé un cahier des charges et lancé un appel d'offres en connaissant nos besoins précisément. '

Raphaëlle Tiberghien, responsable du service achats chez Lesaffre

Une enquête réalisée en interne

' Dans notre entreprise, nous avons progressivement attribué à chaque salarié un PC associé à une imprimante personnelle. À cause de coûts prohibitifs, nous avons décidé d'effectuer un audit afin d'analyser les raisons de ces dépenses. Nous avons commencé par interroger 90 % du personnel ?" soit environ 600 personnes. Cette enquête a été menée en interne. L'audit était constitué, d'une part, de questions factuelles : Combien de cartouches utilisez-vous par mois ? Et, d'autre part, de questions ouvertes et subjectives : Qu'en pensez-vous ? Cette partie a laissé apparaître un fort mécontentement. Il s'est avéré que les salariés se débrouillaient comme ils le pouvaient, et parfois pas de la meilleure manière, afin de pallier les lacunes du système. Par exemple, ils imprimaient un gros document sur plusieurs imprimantes simultanément. Nous avons estimé à 0,44 euro le coût de la page avec des imprimantes à jet d'encre ?" largement majoritaires ?", contre 0,09 euro pour les imprimantes laser. Nous avons donc remplacé systématiquement quatre jet d'encre par une laser OKI. La rapidité et la qualité des impressions ont effacé les réticences. Maintenant que nous avons réduit la ligne de dépenses, nous allons lutter contre la culture papier. '

Frédéric Sommer, gestionnaire de parc et des achats micro-informatiques de Sin&stes