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Mettre en ?"uvre une nouvelle stratégie d'impression implique d'évaluer précisément tous les coûts et d'analyser en détail l'organisation interne de l'entreprise.
Le système d'impression, ensemble des imprimantes personnelles, de groupes, les copieurs, les fax, etc., est souvent mal connu par les entreprises. Pourtant, mal maîtrisé, il est source de dépenses importantes, qui peuvent
représenter jusqu'à 10 % du chiffre d'affaires d'une PME ! Pour maîtriser son parc, la seule estimation des coûts d'impression n'est pourtant pas suffisante. Il faut connaître la composition du parc, le coût des consommables, qui imprime,
pourquoi et comment. Il faut, en trois mots, identifier ses besoins. ' L'impression est un mal nécessaire, relève Patrick Cahuet, consultant associé chez 1PrimeConcept. Les machines ont été diffusées de
façon disparate dans les entreprises. Il faut donc aujourd'hui organiser et optimiser la gestion et le contrôle des impressions. ' Pour faire ce diagnostic, l'audit se révèle indispensable. S'il est très souvent conditionné
par la volonté de réduire les coûts, il ne doit pas s'y limiter. L'imprimante, le copieur et le fax constituent des piliers de la vie quotidienne des salariés dans l'entreprise. Une véritable culture de l'impression, faite d'habitudes et de besoins,
qu'il faut analyser en détail. ' Le but de l'audit est certes de réaliser des économies, mais il doit aller de pair avec l'installation d'un meilleur service à l'utilisateur et d'un meilleur confort ',
estime Alain Charpigny, responsable de la mise en place des services d'audit chez Canon. Lors de l'audit, il faudra donc se pencher sur l'organisation et la qualité de service, qui sont des éléments fondamentaux, bien qu'invisibles. Réaliser une
analyse quantitative des moyens d'impression, mais aussi une étude qualitative des usages.
Impliquer tous les acteurs
Si elle semble évidente au premier abord, la définition du champ d'intervention de l'étude peut se révéler plus complexe dans les faits. Analyse-t-on les seules imprimantes ? Les copieurs ? Les fax ? Dans nombre
d'entreprises, deux services se partagent leur gestion. D'un côté, la DSI suit les imprimantes, de l'autre, les services généraux administrent les copieurs, les fax et les consommables. Attention donc à impliquer tous les acteurs du système
d'impression dans l'audit. Quel que soit le champ d'investigation de l'étude, elle peut être réalisée en interne, avec l'aide de consultants indépendants ou de constructeurs. Ces derniers ont bien compris l'intérêt de développer de telles
prestations, qui reviennent parfois à faire payer un devis ! Mais la neutralité de leurs analyses est sujette à caution. Quant aux consultants ou aux cabinets de conseil indépendants, ils sont étrangement très rares...L'audit commence souvent par l'analyse des volumétries qui, si elle paraît simple à première vue, ressemble souvent à une enquête de Sherlock Holmes. Surtout pour les imprimantes, dont la plupart ne disposent pas de compteur.
Le nombre de ramettes de papier commandées et de consommables achetés indiquent le nombre d'impressions réalisées, puis la répartition des coûts... Le résultat de ces calculs, exprimé en coût par page, peut surprendre, tant la gabegie est
importante.Mais ce n'est rien comparé aux constats qui ressortent de l'analyse qualitative des usages. Elle révèle, par exemple, que 3 % des salariés impriment... pour scanner ! Ou que certains employés sont obligés de
faire des heures supplémentaires pour parvenir à imprimer les gros documents. Dysfonctionnements, surdimensionnement, obsolescence...
' Avant l'audit, on voit souvent des imprimantes et copieurs A3 partout, sans qu'il y
en ait l'utilité ', constate Stéphane Clément, directeur développement commercial de la SSII Osiatis. L'important est de déterminer quelle imprimante installer à quel endroit, pour quel usage. Noir et blanc ou couleur ?
Connectée au réseau ou personnelle ? Multifonction ou spécialisée ? Les choix technologiques ne doivent être faits qu'en conséquence. En matière d'impression, c'est l'organisation qui prime. ' Il s'agit de parvenir à
une adéquation entre les besoins des utilisateurs et la cartographie du nouveau système ', poursuit Stéphane Clément. ' L'audit est fait pour mettre en place une nouvelle
stratégie ', précise aussi Alain Charpigny, de Canon. Le rôle de l'auditeur consistera donc à proposer des scénarios. ' Il faut énoncer deux préconisations : l'une propose des modifications a
minima, l'autre pose un objectif idéal ', conseille Patrick Cahuet. La version minimaliste consiste à définir la plate-forme nécessaire pour réduire les coûts et améliorer le fonctionnement, sans modifier profondément les
usages. Mais, précise le spécialiste, ' sil'on veut véritablement rentabiliser la démarche, il faut des mesures plus radicales ', et plus en profondeur. Comme dématérialiser les flux ou externaliser les
impressions.
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