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Jean-Paul Martinerie a confié la paie de sept communes d'Ile-de-France à un prestataire. La démarche est rigoureuse, même si le projet ne concernait à l'origine que cent personnes.
Le problème
Depuis 2003, la ville d'Antony gère la paie du personnel et des élus de la communauté d'agglomération des Hauts-de-Bièvre (CAHB). Mais le volume de travail ne cesse d'augmenter et les tâches se complexifient. C'est pourquoi la communauté a décidé de sous-traiter cette activité à un prestataire spécialisé.
La méthode
1. Convaincre de l'option externaliséeQuand est évoqué un projet d'externalisation, forcément surgit la question de la confidentialité. Jean-Paul Martinerie, vice-président de la CAHB, argumente et convainc ses collaborateurs. ' Il y a bien moins de danger à déléguer la gestion de son bulletin de salaire à un organisme extérieur qui va s'engager sur une clause de confidentialité qu'à laisser des informations sur des serveurs ou des ordinateurs d'une entreprise. ' De plus, les trois personnes des RH ont manifesté une appréhension légitime au début du projet : le pilotage d'un prestataire extérieur étant une fonction nouvelle avec un enjeu fort. Aujourd'hui, dégagées de toutes les tâches administratives, elles se concentrent sur des activités à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des compétences, la mobilité ou la gestion de la formation.2. Choisir des spécialistes du secteur publicAprès l'analyse des trois dossiers remis à la commission d'appels d'offres, le projet retenu est mené par un groupement constitué de l'éditeur SIS et du prestataire e-Paye. Ce dernier assure l'hébergement de la solution, le traitement de la paie, la gestion des ressources humaines, le paramétrage du progiciel, et la formation. Les autres propositions se contentaient d'une simple mise à disposition à distance d'applications informatiques des ressources humaines, sans services de production (train de paie, arrêtés concernant la carrière des agents, calcul des différentes allocations auxquelles les agents peuvent avoir droit...). De plus, la solution retenue, GRH Paye de l'éditeur SIS spécialisé dans la fonction publique territoriale, est déjà utilisée par plusieurs services départementaux d'incendies et de secours (SDIS). ' C'est le ratio du prix sur les services, mais également la bonne connaissance de la gestion de paie dans le secteur public, qui nous ont convaincus ', argumente Jean-Paul Martinerie. La paie dans la fonction publique présente de nombreuses spécificités. Elle est basée sur des grilles indiciaires, et comprend de multiples évolutions de carrière liées à l'ancienneté et à la technicité. Elle doit donc prendre en compte en permanence des règles nationales précises et différentes pour environ une cinquantaine de grades, en plus des mesures individuelles, comme dans une entreprise.3. Une reprise de données effectuée manuellementUn comité de pilotage, distinct de celui qui avait participé à l'appel d'offres, est constitué en octobre 2006. Il regroupe d'anciens responsables de la gestion de paie de la commune d'Antony, un assistant en maîtrise d'ouvrage, un DRH, le directeur général des services (chargé de coordonner l'activité de tous les services de la communauté), le prestataire e-Paye et un élu. Un mois plus tard, les dossiers des salariés, dont les profils sont de trois types (élus, fonctionnaires territoriaux et personnels sous contrat), sont ressaisis dans le logiciel de gestion de paye. ' Comme il n'était qu'une centaine, nous avons choisi de constituer manuellement toutes les fiches ce qui nous a aidés à vérifier l'intégralité des données et de constituer une base de données propre ', témoigne Claude Portmann, directeur d'e-Paye.4. Le système est testé deux fois avant adoptionDeux ' payes à blanc ' sont réalisées sur les deux premiers mois de l'année afin de comparer les anciennes et les nouvelles feuilles de paye. Au final, certaines disparités apparaissent qui, après analyse, ne sont pas liées au nouveau prestataire. En mars 2007, tous les bulletins de salaire sont externalisés et la CAHB délègue à e-Paye-SIS la gestion des tâches administratives. Dans le cadre de cette prestation, le groupement prend en charge l'historique professionnelle des salariés, avec la gestion des carrières, l'évolution des rémunérations, les nouveaux arrêtés préfectoraux et toute la réglementation relative à la fonction publique. En mai dernier, la communauté de l'agglomération mutualise les conservatoires de musique de trois des sept communes portant ainsi l'effectif de CAHB à 240 salariés aujourd'hui. Depuis ce mois de novembre, le service intègre, dans le cadre de la loi Tepa, tout l'aspect de la défiscalisation des heures supplémentaires.
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