Inscrivez-vous gratuitement à la Newsletter BFM Business
Le DSI et le responsable des projets SI du parfumeur BPI ont mis en place un workflow pour actualiser la base de produits du PGI. Un chantier autant organisationnel que technique.
Le problème
En 2003, BPI décide d'en finir avec la saisie des fiches produits nécessaires à la constitution de son catalogue marketing en ligne destiné à ses clients distributeurs. Ce qui oblige le parfumeur à retravailler son référentiel de produits et à en repenser toute l'organisation pour le tenir à jour.
La méthode
1. La remise en cause du système existant' Nous avons étudié précisément la chaîne d'élaboration de l'information contenue dans notre PGI. D'où vient-elle ? Sous quelle forme ? Par qui et comment est-elle retranscrite dans la base de données ? ', précise Christophe Davy, directeur des systèmes d'information de BPI. Là, toute la fragilité du système apparaît. Chaque service ?" le marketing, le merchandising, la finance, la logistique, la presse ?" envoie ses informations par courriel, et de façon non structurée, à l'unique salariée connaissant les règles de gestion du progiciel de gestion intégré JD Edwards. Elle remplit donc les 180 champs des fiches produit. ' Chaque année, quelque 800 nouvelles références sont ajoutées dans le référentiel et environ 500 modifications sont entrées tous les mois, liées aux coûts, aux argumentaires commerciaux, aux délais de livraison... Inutile de dire l'ampleur de la tâche et l'imperfection au final de notre référentiel articles ', poursuit le DSI. Sans parler du risque à ne confier qu'à une seule personne la responsabilité de ces données vitales.2. Des processus définis puis soumis aux métiersAprès étude, la cellule de réflexion, composée de Christophe Davy, DSI, de Michel Tournier, responsable des projets SI, et de Laurence Sabot, responsable des projets transverses (aujourd'hui partie de l'entreprise), opte en 2003 pour la mise en place d'un workflow. ' Aucune entreprise du secteur de la parfumerie n'avait mis en place ce type d'outils. Les bonnes pratiques, nous les avons trouvées dans les banques ou l'industrie ', explique Michel Tournier. Après le recueil des besoins en interne, les processus sont redéfinis par un petit comité constitué d'une personne de la DSI, de l'intégrateur et de la responsable des projets transverses. Cette dernière présente ensuite le projet aux responsables métier, notamment marketing.Au besoin, la direction générale, très impliquée tout au long du projet, procède aux arbitrages. Cette conduite de projet est dictée à la fois par les contraintes de temps, et par le besoin d'harmoniser des processus très différents selon les marques de parfum du groupe.3. La responsabilisation des différents métiersA la fin 2004, l'équipe projet, aidée des consultants d'Axyus, commence le déploiement du workflow en menant en parallèle le développement des spécifications et celui du catalogue. Les métiers, et en particulier le marketing, sont fortement sollicités pour commencer à alimenter la base de données des produits que l'industriel a choisi de reconstituer entièrement.Les premiers mois sont difficiles : les préparatifs du plan marketing de l'année suivante, présenté au début du mois d'avril lors d'un grand meeting international, impose que le book marketing soit à jour. ' La surcharge de travail et les retards de livraison de l'outil sont sources de tensions, sans parler des réticences de certains collaborateurs à voir, au travers de cet outil, leurs actes tracés et leur responsabilité engagée ', souligne le DSI.4. Un référentiel mis à jour par 120 personnesGrâce au workflow, l'organisation devient linéaire et transparente. Chacun voit les contributions de ses collègues. Lorsqu'une information merchandising est validée par le responsable, elle est aussitôt accessible au département marketing qui, à son tour, fournit les données relatives à son métier. Le relais est ensuite passé à la logistique puis aux autres métiers.Près de 120 collaborateurs participent ainsi à l'élaboration du référentiel articles. Au total sept processus sont définis, dont le principal compte une quinzaine d'étapes. C'est peu, mais de nombreux allers-retours sont prévus. Une fois le référentiel mis à jour, il est exposé sur l'extranet.Au-delà du catalogue produits stricto sensu, le site propose des informations textuelles et des photos, également collectées grâce au workflow. ' Passée la première année, qui fut un apprentissage pour tous les acteurs du projet, y compris la DSI, l'outil est rapidement entré dans les us et coutumes des métiers, explique Christophe Davy. A tel point que je n'en entends plus parler... Ce qui est assurément un bon indice pour le DSI que je suis ! '
Votre opinion