Inscrivez-vous gratuitement à la Newsletter BFM Business
Ne plus se soucier de l'entretien des copieurs et des imprimantes, ne plus gérer les consommables et faire des économies : l'infogérance de l'impression ne manque pas d'atouts. Encore réduit, ce marché est en forte croissance.
L'impression est l'un des derniers bastions de l'entreprise à résister à l'infogérance. Là où, des serveurs aux postes de travail en passant par la machine à café, l'entreprise n'hésite pas à se décharger de la gestion de bon nombre de machines, le poste de l'impression demeure une exception. Il reste même bien souvent un mystère ! ' Peu d'entreprises ont de la visibilité sur les coûts liés à l'impression ', observe Dominique Raviart, analyste senior au cabinet Ovum. Aux coûts directs liés au matériel et aux consommables s'ajoutent ceux, plus difficiles à évaluer, induits par la multiplication des fournisseurs (et donc des factures à traiter), et par la gestion des stocks de consommables. ' L'utilisation des imprimantes va sans cesse croissant, les services généraux se contentent de fournir des consommables et personne ne maîtrise rien ', confirme Vincent Lemaire, directeur de l'éditeur Doxense, qui propose une solution de contrôle de l'usage des impressions. Un laisser-aller qui, selon les grands noms du marché, peut coûter cher : ' On peut avancer des chiffres de 700 à 1 000 pages imprimées par mois [fax compris, Ndlr], pour un coût de 400 à 1 000 euros par an par poste de travail ', estime Philippe Calbel, directeur marketing de Xerox Global Services.
Une seule facture pour l'ensemble du parc
Dans ces conditions, l'infogérance du parc d'imprimantes a pour objectif de reprendre le contrôle de l'impression et de réaliser au passage des économies substantielles. ' Vous avez des copieurs, des imprimantes et des fax. On peut tout mutualiser et vous n'aurez plus qu'une facture ', résume François Burtin, directeur des ventes grands comptes chez HP. En fonction de l'existant, du niveau d'externalisation souhaité et de ses objectifs, l'entreprise peut espérer réaliser une économie de 15 à 30 % grâce à l'infogérance. ' De toute manière, on ne va vers un contrat d'infogérance que si l'on espère réaliser au moins 15 % d'économies ', affirme Dominique Raviart. Pour y parvenir, l'entreprise devra passer par un audit de l'existant en vue de rationaliser à la fois son parc et ses usages. Un passage d'autant plus obligatoire que le prestataire d'infogérance doit être en mesure de trouver jusqu'au double des économies promises au client afin de couvrir ses frais et de dégager un bénéfice. L'audit est donc naturellement un élément incontournable de toute démarche d'infogérance de l'impression (lire : Les stratégies d'impression, p. 20-21).C'est à l'issue de cette prestation, qui peut être assurée par un cabinet indépendant, un prestataire d'infogérance multimarque ou un fabricant, que l'entreprise pourra orienter son contrat et, in fine, négocier le tarif. ' Nous sommes dans un modèle de service, donc, tout est possible en matière de modèle de facturation. Cela dépend essentiellement de l'objectif de diminution des coûts : quel ratio utilisateurs/imprimante souhaité, quelle volumétrie, etc. ', explique Philippe Calbel, chez Xerox Global Services.Deux approches se partagent les faveurs du marché : une facturation au forfait ou à la page. ' La facturation forfaitaire est de mise lorsque le client sait déjà ce qu'il imprime, et on définit alors un plan de progrès contractuel ', explique Jean-Pierre Fourreau, responsable du développement commercial de l'offre Infogérance d'Impression chez Osiatis. L'approche la plus commune demeure toutefois la facturation à la page : ' C'est l'aboutissement naturel d'un contrat d'infogérance. Le coût de chaque page inclut celui du consommable, des matériels, de leur renouvellement et du service ', détaille Vincent Lemaire, chez Doxense. Une négociation des ' composants ' du coût de la page est cependant nécessaire : ' Le client peut souhaiter conserver la maîtrise d'une partie de son système d'impression, ou avoir déjà un contrat avec un fournisseur de consommables, et nous traiterons donc avec ce dernier. Mais, dans tous les cas, le coût à la page devra refléter ces spécificités ', indique Jean-Pierre Fourreau, chez Osiatis.
Une prise en charge complète
Une fois négocié, le contrat peut entrer en vigueur soit immédiatement, soit à la fin des contrats de maintenance des matériels en cours. ' Nous mettons la nouvelle flotte infogérée en place immédiatement lorsque les gains sont suffisants pour que l'opération demeure rentable même en arrêtant les contrats en cours ', précise François Burtin, directeur des ventes grands comptes chez HP.À ce stade, l'infogérant est en mesure de tout prendre en charge : plus rien de ce qui concerne l'impression n'est du ressort de l'entreprise, sauf, bien entendu, régler la facture unique ! ' Nous prenons tout en charge, le redéploiement des machines, leur changement, l'assistance technique [jusqu'à 60 % des appels au helpdesk concernent l'impression, Ndlr], et même la présence de personnel sur site si le client le demande ', détaille Philippe Calbel. Bien entendu, le prestataire est très impliqué au quotidien : ' On s'occupe du changement des toners jusqu'à la maintenance curative et préventive, et même de mettre le papier au bon endroit ', renchérit Jean-Pierre Fourreau, chez Osiatis. C'est ici que l'expérience du prestataire peut faire la différence : mieux organisé, il sera capable d'optimiser la maintenance préventive, d'éviter les déplacements inutiles tout en gardant un ?"il sur les machines, et ainsi de réduire encore les coûts. ' Tous les équipements étant connectés au réseau, nous sommes en mesure de faire le relevé des consommations à distance et de surveiller les consommables, que nous approvisionnons au fil de l'eau ', explique François Burtin. Le client n'achète plus, lui, que ' des fonctionnalités, un taux de disponibilité, une politique d'impression et un plan de progrès et de maintien ', complète Philippe Calbel.Attention cependant au piège propre à l'impression : ' Le consommable représente jusqu'à 45 % du coût à la page. Donc, autant il est possible de se tromper sur le matériel, autant on ne peut pas se tromper sur la maîtrise des usages ', met en garde Vincent Lemaire.En effet, tandis qu'un serveur ?" qu'il soit infogéré ou non ?" ne coûte pas vraiment plus cher si l'on abuse de ses ressources, l'entreprise paiera toujours pour chaque impression, qu'elle soit infogérée ou non. Un facteur de succès essentiel au projet d'infogérance concerne donc la gestion du changement : les utilisateurs doivent être partie prenante de la volonté d'imprimer moins. Et parfois, cela passe, entre autres, par un peu de surveillance. ' Mettre en place un outil de suivi des coûts est généralement très dissuasif pour les impressions personnelles lourdes. Il suffit de prévenir les utilisateurs à l'avance que le type et le nom des documents seront visibles, et que les volumes imprimés seront connus ', conclut Catherine Soria, chef de produit chez Kyocera Mita. Bien entendu, cette mesure est souvent complétée par une charte d'impression.
Votre opinion