' Je dirige des équipes dispersées dans six villes '

Pour piloter à distance un effectif de 350 personnes, Jean-Marie Meyer s'appuie sur un logiciel de gestion des affaires, développé par sa SSII. Il se déplace également beaucoup.

' Tant que nous n'excédions pas la quarantaine de collaborateurs, de simples tableaux de bord sous Excel suffisaient pour nous organiser, note Jean-Marie Meyer, 50 ans, directeur pour la région Grand Ouest du groupe Infotel. Mais à l'horizon 2000, lorsque nous avons dépassé le seuil des 100 employés à Toulouse et que de nouvelles agences ont vu le jour, il est devenu plus délicat de gérer toutes ces équipes. ' Embauché comme ingénieur d'études en 1984, Jean-Marie Meyer a participé au développement de la société de services spécialisée dans les bases de données. Il quitte Paris en 1989 pour ouvrir une agence à Toulouse. Il recrute alors cinq collaborateurs. Aujourd'hui, Jean-Marie Meyer gère aussi les agences de Bordeaux, du Mans et de Niort, ainsi que celles de la SSII Odaxys, rachetée par Infotel, situées à Rennes et à Nantes.

En déplacement trois jours par semaine

Au total, plus de 350 personnes, réparties dans six villes différentes, sont sous sa responsabilité. ' A l'heure actuelle, je suis en déplacement trois jours par semaine. Au fur et à mesure du développement de la société, il a fallu apprendre à gérer toutes ces équipes à distance. ' Dans un premier temps, il a cherché un logiciel pour l'assister dans cette tâche. Sans succès. Infotel a donc développé son propre outil de gestion des affaires. Au départ, il s'agissait uniquement d'une application de facturation. Progressivement, de nouvelles fonctions sont apparues telles que le suivi des affectations des collaborateurs en mission, les demandes de congés, et la production. Auparavant, chaque commercial gérait son propre tableau de bord. Il était donc très difficile de mettre en commun les informations. ' Avec le nouveau logiciel disponible sur l'intranet, nous suivons l'avancement de nos projets en temps réel, quel que soit l'endroit où se trouvent nos collaborateurs ', indique Jean-Marie Meyer. Toute la gestion s'articule autour de cette application qui évolue en permanence, tant au niveau des fonctionnalités que de la plate-forme technique, aujourd'hui sous Java. ' C'est la pierre angulaire de notre management ', souligne-t-il. Le courriel constitue le deuxième outil le plus utilisé. Jean-Marie Meyer en gère environ 50 par jour. Il apprécie de disposer d'une trace des échanges. Mais il a aussi recours au téléphone portable pour rester en contact avec les équipes.Bien entendu, il ne néglige pas les rencontres. ' Surtout lors des premières phases de travail où l'on fait connaissance avec un nouveau commercial, et où on lui transmet la valeur de base du groupe Infotel : la pérennité de nos relations avec nos clients et nos collaborateurs. ' Une fois que le lien est pleinement établi, les contacts physiques sont moins indispensables.En revanche, pour les dix commerciaux qui gèrent l'ensemble des collaborateurs, c'est différent. Ils rencontrent chaque collaborateur envoyé en mission, environ une fois par mois. Les consultants ne sont jamais livrés à eux-mêmes. ' Je considère que ce sont nos meilleurs ambassadeurs, argumente Jean-Marie Meyer. Lorsqu'ils voient nos commerciaux, ils les informent sur les affaires futures et sur des demandes particulières. ' Le travail de terrain des commerciaux s'avère donc essentiel. Dans la gestion des équipes, l'important est de s'inscrire dans la durée. ' C'est la valeur fondamentale qui maintient unies toutes les équipes ', conclut Jean-Marie Meyer.

Jean-Marie Meyer (Groupe Infotel) : ' nous pouvons suivre l'avancement de nos projets en temps réel, quel que soit l'endroit où se trouvent nos collaborateurs en France '

1979 : diplômé de l'Ecole nationale supérieure d'électrotechnique, d'électronique, d'informatique, d'hydraulique, et des télécommunications (Enseeiht) de Toulouse.
De 1979 à 1983 : chef de projet dans diverses sociétés.
De 1984 à 1988 : ingénieur d'études chez Infotel.
1989 : création de l'agence Infotel de Toulouse.
2001 : création de l'agence Infotel de Bordeaux.
2006 : direction opérationnelle de la société Odaxys.
2006-2007 : ouverture d'agences Infotel (Mans et Niort).

Déléguer au maximum. Chez Infotel, les commerciaux sous sa responsabilité assument aussi la fonction de manager auprès des consultants.
Rester à l'écoute de tous les collaborateurs. Pour cela, il existe aujourd'hui toute une panoplie d'outils informatiques.
Ne jamais se couper du terrain. Il s'agit d'un point essentiel. Il convient également d'aller à la rencontre des équipes sur place.

Si ça vous tente...

Tous les responsables dont les équipes sont disséminées géographiquement et qui travaillent en mode projet, ce qui nécessite un suivi régulier de l'état d'avancement. Les premières sociétés concernées sont les petites et moyennes SSII qui ont développé une forte présence en région sans avoir les moyens de mettre en place une structure lourde dans chaque agence locale. Soit quelques centaines de sociétés. Avec ses 650 adhérents, Syntec Informatique revendique, en effet, 85 % des SSII de plus de 10 personnes.

S'appuyer sur des outils informatiques : messagerie et, surtout, messagerie instantanée, outil de communication synchrone, dont les échanges peuvent, dans certains cas, être archivés. Globalement, les outils collaboratifs constituent le socle de la gestion de projets à distance. Partage de code source, gestion de configuration..., les outils sont désormais nombreux et matures. Encore faut-il codifier et cadrer les usages en la matière. Communication informelle et humaine pour la messagerie instantanée, urgente pour le téléphone, plus formelle pour la messagerie...

Si l'art et la manière de gérer ses collaborateurs à distance peut s'apprendre sur le tas, un détour par une formation ad hoc se révèle parfois utile. Pour initier les managers et les rendre opérationnels, de multiples formations et séminaires sont à ce jour disponibles. C'est le cas, notamment, d'organismes comme Cegos, Orsys, Dolfi, et Demos... Généralement étalées sur plusieurs jours, ces formations expliquent aux managers les outils et, surtout, les processus dont ils ont besoin pour mieux s'organiser et communiquer malgré l'éloignement.

L'avis d'un manager : Christophe Claudel, président d'Itelios, SSII spécialisée dans la conduite de projet

Un projet se vit en étant proche de l'action

Les outils en tout genre sont certes très importants. Avec nos équipes réparties entre la région parisienne, Mâcon et le Brésil, toutes les technologies nous rendent service, en particulier la messagerie instantanée qui tend à remplacer le téléphone. Mais aussi, la visioconférence, Outlook, Visual Studio pour le développement collaboratif, ainsi que MS Project pour la conduite de projet, la planification des charges, et les plannings journaliers des équipes. Chacun alimente sa partie et fournit ainsi une vision globale au manager.

Reste que l'informatique ne résout pas tout, loin de là. Quand on entre dans les phases très productives d'un projet, on a tendance à se rapprocher physiquement. Car, hormis les parties purement écrites du projet, il y a tout le reste, tout ce que l'on peut entendre dans un bureau.

La dimension relationnelle et interpersonnelle est fondamentale. Elle sous-tend l'engagement et la motivation des équipes, elle détermine la cohésion d'équipe, et aide à comprendre les tensions et les objectifs, tout en maintenant un haut niveau d'information sur l'actualité du client. Un projet, il faut le vivre en étant proche de laction.