La branche infrastructures de la SNCF fait le ménage dans ses documents

La société ferroviaire utilise les principaux outils d'Open Text pour partager ses documents techniques et alimenter les communautés de métiers virtuelles.

Colossal projet de gestion de contenu que celui mené depuis 18 mois par la branche infrastructures de la SNCF. Tant par le nombre de personnes concernées ?" 15 000 à terme ?" que par ses ambitions : huiler les processus de publication de documents techniques internes, et instaurer une collaboration entre les métiers de la dizaine de directions déléguées. Pour ce faire, l'entité s'est dotée de la plate-forme Livelink, d'Open Text, mise à contribution pour ses modules de publication en intranet, de gestion documentaire, et de collaboration.Un premier objectif était de confier la publication des documents techniques à leurs propres auteurs. Une ouverture vitale due à la multiplicité de ces documentations qui touchent 100 métiers et 400 applications de la branche infrastructures. Or, avant que chaque direction déléguée ne dispose de son intranet (en février 2005), le nombre de contributeurs était faible. ' Une dizaine seulement à l'époque. Désormais, 800 auteurs sont " publicateurs " ', indique Joël Royer, chef du projet au sein de la DSI. Et ils seront le double courant 2006. Les règles de publication (format, taille ou présentation) sont déjà définies et appliquées. Mais les workflows documentaires, qui traduisent le circuit de validation avant publication, doivent encore être affinés.

La mise en ordre d'une centaine de référentiels

Second objectif de taille : mettre de l'ordre dans les référentiels métier et les dynamiser. Une centaine de référentiels (sécurité, signalisation, télécoms, etc.), jusqu'ici conservés de façon anarchique sur des serveurs bureautiques, seront hébergés dans Livelink. ' Auparavant, les mises à jour étaient envoyées par e-mail. Dorénavant, les utilisateurs auront la garantie qu'ils manipulent les bonnes versions ', précise Joël Royer.Accessibles depuis l'intranet, ces référentiels serviront surtout de support aux communautés de métiers. La vocation de ces espaces virtuels est double. D'un côté, ils restaurent le dialogue entre les opérationnels et la direction autour des problématiques métier. En effet, la communication ascendante était très limitée. Principalement en raison de l'éclatement de l'organisation en 177 établissements, répartis sur 23 régions. En parallèle, ces référentiels assurent un échange entre les opérationnels et les experts métier, qui diffusent leur expérience terrain sous la forme de fiches ' bonnes pratiques '. Le tout indépendamment, cette fois, de la direction. Aujourd'hui, neuf communautés ont vu le jour, et rassemblent 400 [e-mail]

Intranet, collaboration et partage documentaire sur un même socle

Si l'architecture a été déployée, il reste maintenant à enrichir les communautés de métiers (aujourd'hui limitées à une dizaine) et à centraliser tous les référentiels métier éparpillés sur des serveurs bureautiques.

SNCF branche infrastructures

Activité : gestion des installations de la SNCF.
Siège : Paris (Montparnasse).
Effectif : 15 000 collaborateurs.

Plate-forme Livelink, d'Open Text.

Elles sont davantage d'ordre culturel que technique. Il s'agit de convaincre les détenteurs de contenu de partager ce dernier dans Livelink. Car la propriété de l'information va souvent de pair avec un sentiment de pouvoir dans l'entreprise. Cette réticence sexprime surtout entre les directions.