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L'archivage de courrier électronique sert avant tout à des besoins informatiques. Le respect des futures réglementations est secondaire.
Les trois entreprises interrogées pour ce dossier ont deux points en commun. Le premier, c'est d'avoir déployé une solution d'archivage de courrier électronique. Le second, c'est que ce déploiement s'inscrit dans un même but, à savoir la réduction du volume des messageries et de la consommation d'espace de stockage. La conservation légale des documents n'est pas prioritaire. De quoi, donc, relativiser les discours enflammés des éditeurs, qui ne cessent de pointer les besoins pressants en termes d'archivage légal.Pressants, ils le sont, mais surtout outre-Atlantique. En Europe, les entreprises ne sont pas (encore) soumises à des contraintes aussi drastiques. Autre constat : les critères retenus pour faire migrer les fichiers joints vers l'archivage sont restreints. Seule leur taille semble déterminante. Et pour cause : les politiques de rétention restent principalement dictées par des contraintes informatiques. Les migrations effectuées sur la base de règles métier, s'appuyant, par exemple, sur le contenu d'un message, ne sont pas encore à l'ordre du jour. Dans ce contexte, les fonctions sophistiquées de recherche n'ont guère d'utilité. Le besoin de restauration des pièces jointes archivées en fonction de mots-clés n'apparaît pas dans les témoignages des trois entreprises.
Déporter les fichiers attachés
C'est dans l'optique d'une réduction de la volumétrie du serveur de messagerie que l'Union des assurances fédérales (UAF) a choisi la solution d'Ixos. Actuellement en cours de déploiement, le logiciel a été revendu par Storagetek. Le constructeur signe là le premier contrat en Europe, issu de sa récente collaboration avec l'éditeur allemand. ' Nous souhaitons désormais consulter notre messagerie à partir de n'importe quel poste. La conservation des e-mails ne pouvait donc plus être effectuée par l'entremise des postes locaux ', précise Patrice Bertrand, responsable de la production informatique de l'UAF.Sans action, la base du serveur de messagerie était alors condamnée au débordement. Cette solution permettra de réduire la volumétrie et, donc, le temps de sauvegarde du serveur de messagerie. Les pièces jointes archivées par Ixos n'auront plus à être stockées sur bande. Aujourd'hui utilisateur d'Exchange, l'UAF envisage, à terme, de déployer une messagerie Lotus. La compatibilité d'Ixos avec Exchange et Lotus s'est donc avérée déterminante.
Les bases Exchange ne sont plus purgées
Pour un grand groupe pharmaceutique implanté en France, l'archivage du courriel sert avant tout à réduire les fenêtres de sauvegarde de ses quatre-vingts bases Exchange réparties sur huit serveurs vingt mille utilisateurs. Et, par la même occasion, à purger l'espace disque consommé en interne par les serveurs de messagerie. A ces contraintes d'exploitation s'ajoute un volet d'archivage légal. ' Les e-mails doivent être conservés une dizaine d'années. Cette nouvelle exigence n'a toutefois pas été formulée officiellement. Elle résulte, en fait, de l'interprétation commune des récentes mises à jour issues de la Food and Drugs Administration, l'instance américaine qui régule l'industrie pharmaceutique ', indique le directeur de projet du laboratoire.Les deux choix techniques ont été arrêtés par la maison mère, implantée à l'étranger. Sur le terrain de l'applicatif, Ixos a été préféré à KVS. ' Les deux solutions présentaient pourtant des fonctionnalités équivalentes. ' Sur celui du stockage, EMC l'a emporté sur le constructeur allemand Gauss, dont le système associe disques, lecteurs de bandes et migration hiérarchique. La baie Centerra d'EMC offre ceci d'original qu'elle interdit l'écrasement ou la modification des fichiers auxquels est associé un identifiant unique. Le groupe pharmaceutique, pour lequel cette non-réinscriptibilité n'était pas une exigence, s'est pourtant réservé le droit de supprimer les documents dont la durée de rétention aurait expiré.Reste que ces fonctions de Worm (Write Only Read Many) logique embarquées dans la baie d'EMC interdisent tout transfert des documents vers les bandes. Résultat : la sécurisation du système passe obligatoirement par une réplication entre deux Centerra répartis sur des sites distants. Avec, pour conséquence, un doublement des coûts. Aujourd'hui, les bases Exchange ne sont jamais purgées. Mais la taille moyenne d'une boîte aux lettres est passée de 2, 5 Go à 200 Mo.
Utiliser le disque comme support d'archivage
Orange Suisse a, lui aussi, opté pour une paire de baies Centerra. Mais, cette fois, la baie d'EMC est exploitée par le logiciel de KVS. L'éditeur a été retenu pour son ancienneté sur le marché. Problématique de l'opérateur : conserver les e-mails pendant dix ans ?" une règle interne à Orange ?", tout en limitant la consommation de stockage. Pour ce faire, il a fallu instaurer une règle de migration : dès qu'une boîte aux lettres dépasse 200 Mo, les e-mails les plus anciens voient leurs pièces jointes automatiquement transférées vers le système d'archivage. ' Avec le duo Centerra-KVS, nous ne stockons qu'une seule fois la même pièce jointe. Ce procédé a fait chuter de 50% l'espace disque total mobilisé par la messagerie et son archivage ', insiste Hervé Monfouga, responsable des services informatiques internes d'Orange Suisse.Un autre gain d'espace a été réalisé en utilisant le disque comme support d'archivage. ' Jusqu'à présent, nous conservions les e-mails en les envoyant sur bande. Mais la combinaison des sauvegardes hebdomadaires, mensuelles et annuelles faisait que l'espace mobilisé sur la bande pouvait atteindre de cinq à dix fois la taille du fichier. ' L'opérateur suisse, qui a déployé l'outil de KVS en fin 2002, s'attelle aujourd'hui à intégrer les fichiers PST (Personal Store) dans la base d'archives. Ce faisant, il libère de l'espace disque non seulement sur les postes clients, mais aussi au niveau des répertoires partagés.
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