En période de crise, pour bien renégocier un contrat passé avec un prestataire de services, mieux vaut garder à l'esprit deux principes fondamentaux. D'abord imposer un planning serré et contraignant (et s'y tenir), ensuite, revoir le contrat dans sa globalité ? coût, qualité, gouvernance, périmètre, processus ? et non sur un seul axe, pour pouvoir utiliser l'ensemble des leviers de négociations.Les gains à espérer côté facture sont d'autant plus importants que le contrat est ancien. Certains fournisseurs utilisent ces contrats historiques, sur lesquels ils ont optimisé leur fonctionnement pour conforter leurs marges. Ils se libèrent ainsi de la capacité à investir dans une stratégie de conquête de nouveaux clients, activité particulièrement coûteuse en période de crise.
Jusqu'à 50 % d'économies
Qu'il s'agisse de la maintenance applicative (TMA), de support logiciel, d'hébergement ou de toute autre activité concernant les technologies de l'information, cette période de disette est particulièrement propice pour négocier. En fonction de la gestion historique du contrat, les économies peuvent souvent atteindre 30 %, voire 50 %, sur des services où il est possible d'innover avec les prestataires et de “ faire différemment ” : rupture technologique, Saas (Software as a Service), BPM, offshore…L'objectif numéro deux consiste à améliorer le fonctionnement du contrat. Depuis sa signature, le périmètre, les niveaux de services (SLA), la gouvernance, les processus opérationnels ne sont sans doute plus adaptés aux utilisateurs et à l'organisation. Prendre le temps de rédiger un cahier des charges et le faire circuler parmi tous les acteurs internes à l'entreprise aide bien souvent à mettre en lumière des incohérences entre la solution et le besoin.Sur le plan contractuel, revoir le contrat en période de crise le rend aussi plus engageant pour le fournisseur, en imposant des clauses clés qui n'avaient pas pu être discutées initialement : benchmark, variabilité du périmètre et des coûts, conditions de sortie anticipée, audit…Les moyens pour renégocier sont simples, et se mettent en place graduellement. S'asseoir autour d'une table avec un fournisseur peut se révéler payant si celui-ci est conscient du risque que le contrat soit rompu, et s'il ne se sent pas en position de confort. Des éléments factuels aident à prouver la réelle motivation du client (benchmark externe, audit…). Lancer une étude de marché est ensuite un moyen simple et efficace pour faire monter d'un cran la pression sur le fournisseur.Planifier un appel d'offres dès le début des négociations
Ces deux premières étapes doivent se tenir dans un planning serré et contraignant, le prestataire en place ayant tout intérêt à “ jouer la montre ” pour laisser passer la crise. C'est pourquoi la troisième phase ? le lancement de l'appel d'offres ? devra être planifiée dès le lancement des premières négociations.Enfin, changer de prestataire présente un risque qui doit être anticipé et évalué avec précision. On veillera à ne pas le surestimer, une réversibilité est toujours possible. Si entreprendre un projet de migration peut paraître risqué pour économiser quelques pour-cent sur le prix, la conjonction d'économies et d'amélioration du fonctionnement le justifie rapidement. En conclusion : il faut faire vite et bien !
