La dématérialisation
Appliquée aux courriers, factures ou fiches de paie, la dématérialisation allège leur circuit et le traitement de l'information. Le document papier est soit remplacé par son équivalent numérique, soit conservé et numérisé.
La dématérialisation concerne aussi bien les archives papier existantes que la production interne de documents (l’e-mail remplaçant le courrier papier…).
Les gains
1. Des économies rapides. Dans le cas de dématérialisation avec élimination de l’impression, les coûts de papier, d’encre et de frais postaux baissent fortement. Comme les effectifs diminuent aussi sur certaines tâches répétitives, des collaborateurs peuvent être réaffectés à des postes à plus forte valeur ajoutée. Une occasion pour l’entreprise de se recentrer sur son cœur de métier.
2. Des délais de traitement plus courts. Dans une chaîne dématérialisée, les données sont intégrées plus rapidement aux applications métier ou aux ERP que dans une chaîne papier. Les opérationnels métier accèdent facilement aux documents électroniques, ce qui simplifie leur manipulation, leur partage et accélère les traitements. Plusieurs années d’archives sont immédiatement disponibles sur écran, avec des fonctions de recherche. Pour l’entreprise, les projets de dématérialisation sont l’occasion d’améliorer ses processus et de les informatiser.
3. Une meilleure traçabilité des flux. La visibilité sur le statut en cours des docu-ments est supérieure : par exemple, un client ne peut plus prétendre ne pas avoir reçu une facture. Par ailleurs, les erreurs sont plus rapidement détectées et les alertes remontées plus vite en cas de problèmes.
4. Un bon argument de vente. La dématérialisation des factures peut être perçue comme un service supplémentaire et gratuit. Surtout quand une plate-forme de consultation des factures en ligne est mise à disposition. De plus, la suppression des documents papier s’inscrit facilement dans une démarche de développement durable.
Les limites
1. Un projet qui implique plusieurs acteurs. La mise en place de ce type de projet demande de s’entendre avec ses fournisseurs, ses clients, les prestataires de chacun (les éditeurs de plates-formes) et plusieurs directions métier en interne (achats, finance, informatique, ressources humaines, etc.). Un certain formalisme est parfois nécessaire. Dans le cas de factures dématérialisées, une convention d’interchange doit être signée, définissant les conditions techniques et juridiques des échanges entre acheteurs et fournisseurs. Si les fiches de paie sont concernées, les instances représentatives du personnel seront consultées. Les problématiques sont autant, voire plus, organisationnelles que techniques, d’où une possible résistance au changement des équipes.
2. Changer certains processus n’est pas facile. Dématérialiser un flux est plus ou moins facile selon la configuration de l’entreprise (dispersion géographique), le profil des salariés (population plus ou moins informatisée et sédentaire), les acteurs impliqués dans la chaîne (taille et nombre de fournisseurs) et la chaîne de validation en place. La grande distribution est beaucoup plus avancée dans la dématérialisation des factures que les travaux publics.
3. Des formats multiples à gérer. La structure des documents dépend souvent du partenaire : la dématérialisation doit donc être adaptée à chaque cas. Le schéma des fichiers EDI varie ainsi selon les clients et les fournisseurs. Les plus petits acteurs préfèrent souvent l’utilisation de PDF signés, ou d’un portail de saisie en ligne.
4. Difficultés des déploiements sur plusieurs pays. La dématérialisation fiscale des factures se heurte à une législation qui n’est pas homogène au niveau européen. Et il existe peu d’éditeurs transfrontaliers.