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La refonte du système d'information RH de la Direction générale des impôts apporte davantage de souplesse à la gestion des carrières.
Il s'appelle Agora. Il s'inscrit dans la démarche de modernisation engagée par la Direction générale des impôts (DGI). Et il doit conduire la refonte du système d'information des ressources humaines (SIRH) et la réorganisation de la
fonction RH. Ce projet, d'un montant global de 30 millions d'euros, répond à l'exigence de productivité fixée par la Lolf (loi organique relative aux lois de finances), ainsi qu'au contrat triennal de performance avec le Budget. Agora relèvera des
défis spécifiques : par exemple, la gestion des départs massifs à la retraite entre 2005 et 2010 (qui concerneront 50 % des effectifs actuels), l'émergence de nouveaux métiers (tels les interlocuteurs fiscaux uniques) ou l'attente
personnalisée des agents. Les travaux sont engagés au moment où la DRH est en pleine mutation. Elle se retrouve davantage impliquée dans la définition et la mise en ?"uvre des orientations stratégiques. Et passe d'une logique d'administration des
procédures à celle d'une montée en compétence des ressources humaines. Mais comment s'y prendre ?
Impliquer l'utilisateur dès le cadrage
' Nous avons accordé une attention particulière à la phase de cadrage, et avons fixé les principaux axes fonctionnels afin de les faire valider à haut niveau ', relate Lionel Ploquin,
directeur du projet Agora. Jusqu'alors, les managers opérationnels ne disposaient pas d'outils de gestion des RH. Il a donc été décidé de mettre en place un libre-service à leur attention. De la même manière, la DGI s'est engagée à améliorer la
qualité de service envers les agents en facilitant, entre autres, l'accès au dossier personnel ou la dématérialisation des demandes de congés. Ce qu'elle avait déjà réalisé pour les contribuables, en proposant des réponses rapides et des
correspondants identifiés. De simples destinataires de l'information, les agents deviendront bientôt les acteurs du SIRH. Cette évolution réduira la charge de travail des gestionnaires et améliorera la fluidité du traitement des demandes
actuellement, on comptabilise chaque année 20 000 demandes de mutation.
Trouver de bons relais
Les futurs utilisateurs ont été associés dès l'élaboration du cahier des charges. ' Nous travaillons avec 200 agents de tous horizons pour prendre en compte leur approche très en amont ',
détaille Lionel Ploquin. Ces premiers acteurs ont participé à la rédaction des fiches de procédures et à la base documentaire d'Agora. Dès son déploiement, ils transmettront la bonne parole aux 80 000 agents, 5 000 chefs de service et
1 400 gestionnaires RH de la DGI. Le chef de projet regrette de n'avoir pas assez anticipé l'évaporation de ces relais au fil des promotions, mutations et changements d'affectation. Un enjeu de taille : chaque fonctionnaire de la DGI devra
saisir une part importante des informations du SIRH. La conduite du changement prend ici toute son importance. C'est pourquoi Lionel Ploquin veut éviter tout cloisonnement entre responsables métier ' ils ont la légitimité et
doivent être très impliqués dans l'accompagnement du changement ' et responsables projet.
Obligé de maintenir l'ancien système et le nouveau
La première version d'Agora concerne la base de données nationale du dossier individuel, la gestion des temps et des activités, et celle des rémunérations. Elle sera expérimentée à partir d'avril jusqu'à l'été 2005 dans douze
directions pilotes. L'objectif est de parvenir à former les utilisateurs d'ici à la fin de l'année et de préparer le déploiement. L'ancienne base de données nationale, Agadir, sera conservée pendant deux ou trois ans.
' Maintenir deux systèmes et leur interface sera coûteux et contraignant, admet Lionel Ploquin. Mais au départ, nous pensions ne pas pouvoir l'éviter. ' En revanche, le chef de
service applaudit sans réserve l'aspect ' intégré ' du nouveau système de gestion. Il permet l'appréhension globale des processus par une même personne ou une même équipe et un traitement de bout en
bout.
Anticiper les futurs recrutements
La version deux concernera plus largement la gestion des RH. Elle inclura notamment la gestion des carrières, des positions, des postes, des emplois, des compétences et prévisionnelle, et la formation professionnelle. Implémentée
d'ici douze à dix-huit mois, elle assurera une meilleure connaissance des effectifs et fournira l'analyse nécessaire pour bâtir des plans de formation ou de recrutement. Dans sa troisième et dernière version, Agora sera généralisé à l'ensemble du
ministère.
