La gestion du patrimoine applicatif s’attaque aux grosses dépenses IT

[Contenu Partenaire] Faire fondre les 70% du budget informatique dédiés au maintien de l'existant reste l'un des défis des DSI. L'APM incarne une solution comme l'explique Philippe Roques, responsable Europe de l'offre APM chez Capgemini.

01 Business : Quelle est l’importance des services liés à la gestion du patrimoine applicatif pour Capgemini en France ?

Philippe Roques : Chez Capgemini, 3000 personnes se consacrent à l’APM (Application portfolio management) en France. Et nous comptons 150 contrats actifs dans l’Hexagone auprès d’entreprises issues de divers secteurs économiques. Ce segment de marché représente plus de 40% des prises de commande de notre division Application Services. Depuis 4 ans, Capgemini investit fortement sur la gestion du patrimoine applicatif, en réponse à deux questions majeures : Comment maîtriser ce patrimoine ? Comment être plus efficient sur la gestion de ce patrimoine ?

Un effort récompensé, car les initiatives de type quick-win ne suffisent plus pour réduire les dépenses. En effet, il existe des poches d’économies considérables dans les dépenses très conséquentes de maintien en conditions opérationnelles du système d’information, qui représentent généralement plus de 70% du budget informatique.C’est pourquoi il convient de distinguer la création de nouvelles applications (gérées par le PPM ou Project Portfolio Management) de la gestion de l’obsolescence ou de maintien de l’existant (APM).

Pourtant, les informaticiens ne semblent pas attirés par cette discipline…

Il est vrai que l’APM souffre d’un déficit d’image. Il semble culturellement plus sympathique de travailler sur les nouveaux projets, l’innovation, la création et les nouvelles technologies. Cependant, organiser, optimiser et améliorer l’existant est une tâche tout aussi noble et intéressante. Et surtout, l’APM génère des gains financiers bien plus importants.

Certes, les systèmes d’information en place fonctionnent malgré tout. Cependant, il s’agit de passer de l’efficacité à l’efficience, en augmentant la qualité du service fourni aux métiers avec une performance économique optimale.

Comment convaincre les DSI de l’impérieuse nécessité de l’APM ?

En entamant une démarche APM, les DSI prennent conscience de leur cécité face à leur système d’information, et de leur méconnaissance de leur patrimoine applicatif. En général, ils connaissent plutôt bien les quelques applications les plus critiques (avec éventuellement un PRA (parfois testé). Néanmoins, peu de DSI disposent d’un inventaire, même succinct. Bref, ils n’ont pas de maîtrise du « ventre mou » des milliers d’applications du système d’information qui chiffrent : redondance, maintien, mises à jour, etc. Y compris d’applications non utilisées…

Quelles démarches et quelles compétences sont-elles nécessaires pour utiliser ce type d'outil ?

Dans un premier temps, il s’agit de simplifier le parc en réduisant le nombre d’applications : doublons, décommissionnement, etc. Puis, il faut mettre en place des organisations spécialisées par nature d’applications. Or justement, les entreprises manquent de compétences. Si elles disposent d’hommes de projets, elles manquent cruellement de réels gestionnaires d’actifs informatiques (assets managers). En outre, il faudrait revaloriser ces derniers et leur rôle face aux premiers. Un challenge qui consiste à gérer au mieux les solutions en place, en intégrant plus d’agilité malgré toutes les contraintes. A terme, l’APM sert de référentiel pour tout l’écosystème applicatif : technique, fonctionnel, organisationnel, économique…

Des solutions existent donc mais quelle est la réalité sur le terrain ?

Les grands éditeurs proposent des solutions d’APM  parfois aussi lourdes à mettre en œuvre qu’un ERP. C’est pourquoi nous avons fini par développer notre propre solution qui est la seule à être multidimensionnelle. Mais nous continuons à travailler avec les autres solutions du marché. La gestion du portfolio applicatif dans les entreprises reste aujourd’hui très artisanale, basée généralement sur des tableurs ou des développements spécifiques très basiques. En outre, le propriétaire ou responsable du référentiel applicatif n’est que très rarement défini dans l’organisation. Sans réel responsable, difficile d’industrialiser quoi que ce soit. Bref, tout reste à construire. Cette approche ne fait pas encore partie de la culture des entreprises. Mais la situation commence à évoluer, car l’enjeu est vital.

La présence d'un responsable de ce futur référentiel majeur se justifie-t-elle ?

Ce Gardien du Temple non identifié est probablement l’architecte d’entreprise, directement rattaché au DSI. Il maîtrise la vision stratégique de l’entreprise autant pour les applicatifs (présent – APM) que pour les projets (futur - PPM). L’APM permet de définir des indicateurs (techniques, métier, économiques…) afin de mesurer, de se comparer, mais aussi d’obtenir une prédictibilité fiable visant à anticiper l’impact de nouveaux projets sur l’existant.

Quelles évolutions importantes risquent de connaître ces outils ?

Un des facteurs clés des solutions d’APM tient dans ses fonctions de visualisation. Outre les tableaux de bord lisibles et riches en indicateurs, tous les éléments de cette gestion deviennent autant d’arguments pour expliquer aux métiers les meilleures décisions à prendre, et les impacts de nouveaux développements. Au final : une visibilité et une compréhension salutaires et plus que jamais indispensables.