La Lorraine teste avec succès le portail scolaire

11 établissements scolaires de Lorraine testent le bureau virtuel, accessible par les profs, les élèves, leurs parents, et le personnel administratif.

En entrant en classe, les professeurs ne dérogent toujours pas au rituel de l'appel. Sauf qu'aujourd'hui le cahier poussiéreux est remplacé par un écran d'ordinateur. Il suffit de cocher une case pour noter les absents et avertir les parents par SMS. Ici, dans les 11 établissements pilotes retenus dans le cadre du projet Prisme Lorraine (Projet régional d'intégration des services numériques pour l'éducation), l'école a des allures futuristes. Ces collèges, lycées ou cités scolaires (de la sixième à la terminale) expérimentent pour la deuxième année l'ENT (espace numérique de travail).

Les bulletins de notes accessibles en ligne

A travers un portail, les élèves, les enseignants mais aussi les parents accèdent, à l'aide d'un identifiant et d'un mot de passe, à des services liés à la vie scolaire (notes, agenda, emploi du temps, etc.) et à des outils de communication comme les messageries ou les forums. D'ores et déjà, près de 9 000 bulletins de notes ont été publiés en ligne au premier trimestre de l'année scolaire, et pas moins de 300 professeurs ont rempli le cahier de texte électronique. Des ressources numériques comme les journaux, les encyclopédies ou les manuels sont également accessibles en ligne. De plus en plus, l'outil Prisme s'impose aussi comme un véritable support pédagogique, avec des cours et des espaces de travail partagés. ' Un ENT ne peut pas être mis en place dans des établissements qui ne sont pas bien équipés en informatique ', prévient François Schuller, chef de projet Prisme au conseil régional de Lorraine. Les institutions sélectionnées étaient donc déjà bien loties en matériel informatique. Les lycées, par exemple, ont bénéficié, entre 1999 et 2002, du programme e-Lorraine. Celui-ci a abouti à l'ouverture de plus de 500 salles d'informatique en libre accès pour les élèves et les enseignants, et au raccordement à internet. Mais l'équipement ne fait pas tout. Une vraie volonté politique s'impose pour secouer les habitudes de travail des uns et des autres. En clair, le chef d'établissement doit jouer un rôle moteur pour mobiliser ses troupes.

La solution Microsoft préférée à l'open source

En avril 2003, le conseil régional, le rectorat et les conseils généraux de la Meuse et des Vosges répondent à l'appel à projet du ministère de l'Education nationale et de la Caisse des dépôts. En juillet 2003, leur dossier était retenu. Le Conseil régional choisit un assistant à maîtrise d'ouvrage, la société Itop, spécialisée notamment dans l'intégration d'applications dans le domaine de l'éducation. Celle-ci évalue le niveau d'informatisation de chaque établissement, tant pour les usages que pour le matériel. Elle se lance ensuite dans une étude de marché pour aider au choix technologique de Prisme.En juillet 2004, un groupement réunissant l'intégrateur Cap Gemini, l'éditeur d'outils pédagogiques Infostance (filiale de Hachette livres) et France Télécom remporte l'appel d'offres. Cap Gemini accompagne la mise en place du projet, mobilisant une trentaine de collaborateurs dans la phase démarrage, et environ sept personnes depuis avril 2005 pour assurer la maintenance du système.Pour le choix logiciel, la bataille s'est déroulée entre Microsoft et un éditeur open source. Sur le plan fonctionnel, les deux offres tenaient la route. Le groupement a joué la prudence et préconisé le portail de Microsoft. ' Nous avons retenu Sharepoint principalement pour sa robustesse, sa capacité à monter en charge rapidement, sa pérennité, et son interopérabilité, explique Françoise Perez, responsable de la région Lorraine chez Cap Gemini. Nous ne voulions pas faire un choix exotique. Il nous paraissait plus sûr de nous appuyer sur Microsoft, qui possède de nombreux experts sur le marché pour assurer la maintenance. '

Pas simple d'assembler les pièces du puzzle

Pour les applications métier, des éditeurs de niche proposaient bien des outils pour gérer les emplois du temps ou les notes. Mais, en 2004, très peu d'entre eux offraient une suite complète, couvrant l'ensemble des besoins d'un établissement. L'éditeur d'outils pédagogiques Infostance, retenu pour le projet, répondait aux conditions requises dans le schéma directeur des ENT. Lequel contient notamment des préconisations techniques définies par le ministère de l'Education nationale (respect des standard web en termes d'accessibilité et d'interopérabilité, etc.).L'une des difficultés rencontrées sur le plan technologique tient à l'intégration des applications existant dans le portail. Concrètement, certaines écoles avaient déjà leurs propres logiciels, qui devaient se connecter facilement avec la plate-forme Sharepoint Portal Server. C'est aussi le cas pour les applications métiers d'Infostance. ' Sur le papier, cela ne pose pas de problème. Mais, en pratique, il faut obtenir que toutes les pièces s'emboîtent. Quelques aménagements ont dû être effectués sur les modules métier d'Infostance, et il a fallu recourir à des experts très pointus. Un vrai casse-tête pendant la période estivale ', explique Françoise Perez. Sur le plan humain, certains établissements ont, par exemple, rechigné à abandonner leur ancien système de gestion des notes.La montée en charge de Sharepoint et des applications métier d'Infostance constitue l'autre enjeu technique. Sollicité principalement de 6 heures à 23 heures, le portail compte, pour l'heure, près de 40 000 usagers potentiels. Ils devraient être plus de 100 000 à la fin de l'année. Au départ, Infostance n'a pas été conçu pour un aussi grand nombre d'utilisateurs. D'où, à ce stade expérimental, certains problèmes de lenteur ?" d'affichage, par exemple, lorsque, au moment des conseils de classe du mois de mars, les élèves et les enseignants ont fortement utilisé les relevés de notes en ligne.

Une mise en place adaptée au calendrier scolaire

Indépendamment des aspects technologiques, le déroulé du projet a dû intégrer les contraintes d'emploi du temps propres au monde de l'éducation. Inutile de compter sur une forte mobilisation des responsables d'établissement et des professeurs en septembre, lors de la rentrée, ou le mercredi, quand les élèves n'ont pas cours. Pour s'assurer que les utilisateurs s'approprient convenablement l'ENT, mieux vaut avancer lentement, mais sûrement.Le parti a été pris de s'en tenir dans un premier temps aux applications de vie scolaire, opérationnelles depuis décembre 2004. Elles ont le mérite de susciter très vite l'intérêt de tous les utilisateurs, car elles répondent à leurs soucis quotidiens. Le module emploi du temps, par exemple, s'avère très utile pour les professeurs et les élèves qui ont besoin de savoir où et quand ils ont cours. L'agenda, le cahier de texte, la messagerie, la gestion des absences ont, eux aussi, été mis en place en priorité. Deux mois plus tard, ont été installés l'annuaire, le gestionnaire de notes (saisie des remarques pour les bulletins, moyennes, etc.), les ressources matérielles (organisation en interne des accès aux ressources, demandes de matériel, etc.), puis les outils de communication tels les forums, les chats ou les listes de diffusion. La prochaine grande étape ?" déjà expérimentée par des professeurs depuis septembre ?" porte sur la création d'espaces de travail partagés, qui requièrent un niveau de maturité des utilisateurs plus avancé. Elèves et professeurs partagent des documents, disposent d'un espace de stockage, et peuvent travailler en groupe ?" pour l'instant, à l'échelle d'un seul établissement. Ce qui constitue une remise en cause profonde de la pédagogie.Sur le terrain, l'accompagnement s'est traduit par de gros efforts de communication de la part du rectorat et du conseil régional de Lorraine auprès des utilisateurs. Une opération difficile compte tenu de la diversité des publics et des usages. L'utilisation d'un même module varie parfois d'un établissement à l'autre. Et les différentes populations sont plus ou moins familiarisées avec l'informatique. En général, les élèves affichent une aisance particulière et jouent un rôle de levier auprès de certains enseignants, parfois plus réticents au départ. Parmi les moyens pour informer les utilisateurs, des guides d'usage ou des fiches d'aide leur sont distribués à chaque mise en place de modules. Certains établissements, comme le collège Georges-de-la-Tour, sont allés plus loin en créant des ateliers Prisme. Pendant un an, au début du projet, des accompagnateurs ont rassemblé deux fois par semaine les professeurs qui rencontraient des difficultés dans l'utilisation de l'outil.

Un levier pour de nouveaux usages

De son côté, le rectorat a organisé des journées disciplinaires tout au long de l'année. Elles réunissent un enseignant de chacun des 20 établissements concernés autour du conseiller Tice (TIC pour l'éducation), avec la participation des corps d'inspection et de l'interlocuteur académique nouvelles technologies de la discipline. Lors de ces rencontres, les enseignants partagent leurs bonnes pratiques. ' Par rapport à ce que l'on imaginait il y a trois ans, ils ont même trouvé de nouveaux usages ', se réjouit Pascal Faure, le chef de projet Prisme, à l'Académie de Nancy-Metz. Un professeur de littérature au lycée de Stenay a ainsi inventé le café littéraire. Il demande à ses élèves de lire un ouvrage avant de débattre dans un forum en ligne.Trois cycles de formations ont également été mis sur pied par Cap Gemini. Durant une ou deux journées, deux formateurs ont présenté au sein des établissements quatre modules, avec des exercices de manipulation à l'appui, à une petite équipe projet (le chef d'établissement, son adjoint, les représentants Prisme, et les administrateurs du système). Il s'agissait de les aider à bien utiliser l'outil afin qu'ils soient capables d'assurer son bon fonctionnement au quotidien. A partir de septembre prochain, une cinquantaine de nouveaux établissements lorrains, tous volontaires, devraient rejoindre le dispositif.s.chicaud@01informatique.presse.frPour en savoir plus