La Poste référence ses fournisseurs

Le service achats de La Poste s'appuie sur un référentiel et un entrepôt de données pour obtenir un chiffre consolidé de ses dépenses par fournisseur.

' La direction des achats était incapable, il y a encore un an, de savoir qui achetait quoi, à qui et pour combien ', se souvient Nicolas Viou, de la direction des achats de La Poste. Difficile, en effet, de consolider les informations provenant d'une vingtaine d'entités de facturation. Surtout quand celles-ci déclarent les mêmes fournisseurs sous des appellations différentes ou retraitent des contrats déjà saisis par une autre entité. 800 000 sociétés étaient ainsi déclarées pour un nombre réel de 60 000 ! Pour pouvoir réaliser des économies d'échelle en optimisant ses achats, La Poste devait donc faire le ménage. Et d'abord disposer d'une vue unique de ses fournisseurs.La première solution explorée, qui consistait à changer la source, a été rapidement écartée. ' C'était impossible, car l'application utilisée par les 600 acheteurs de La Poste est une combinaison de deux modules d'un PGI utilisé par les comptables ', précise Nicolas Viou. La Poste a donc choisi de résoudre le problème en déployant un infocentre.Entre autres prérequis, l'entrepôt devait offrir aux acheteurs un outil de reporting capable de suivre leur activité au quotidien dans des vues détaillées. Il devait aussi fournir un outil de pilotage au top management. Informatica a été retenu en juin 2003. L'ETL de l'éditeur faisait déjà l'objet d'un contrat à l'échelle du groupe. Mais il a surtout séduit La Poste grâce à son modèle métier prépackagé pour les achats. ' La structure de l'entrepôt était déjà conçue. Les axes (temps, clients internes, fournisseurs) étaient configurés. Les tables spécifiques, aussi. Ne restait plus pour nous qu'à déterminer le type de données sources à agréger, en fonction de ce que nous voulions montrer. '

Agréger intelligemment les fournisseurs

En dix jours seulement, fin juillet 2003, un premier modèle de données permet aux équipes de Nicolas Viou de calculer des chiffres de dépenses consolidés par fournisseur pour 2002. La hiérarchie donne alors son accord définitif au projet d'infocentre. En janvier 2004, un prototype est présenté à un panel d'utilisateurs, auquel on a fourni des indicateurs types (réalisé ttc, ht, non payé...) et des scénarios d'analyse. ' Pendant trois mois, ce prototype nous a permis d'affiner le modèle de données en amont grâce au retour des utilisateurs. 'En l'état, le système ne permettait pas de détecter d'éventuelles économies de volume, car les regroupements de fournisseurs n'étaient pas systématiquement effectués. L'expérience a prouvé que le recours, pourtant logique, au numéro de Siren ne convenait pas, car ce champ était souvent mal rempli. La Poste a donc conçu son propre référentiel. ' Grâce à lui, nous pouvons associer manuellement des fournisseurs entre eux. Idem pour les contrats. Les modifications sont ensuite rechargées dans l'entrepôt. Ce travail d'association concerne d'abord nos 250 premiers fournisseurs, qui représentent la moitié des dépenses de la Poste. ' Le référentiel résout également d'autres problématiques de normalisation et d'agrégations logiques.L'architecture retenue a déjà porté ses fruits : elle a permis l'organisation en juin 2004 de la première convention fournisseurs de La Poste !

Une meilleure gestion du service achat

60 000 fournisseurs réels, au lieu de 800 000 déclarés par la vingtaine d'entités de facturation de La Poste.
Le regroupement logique des fournisseurs et des contrats est effectué manuellement à l'aide d'un référentiel.
Un infocentre prépackagé agrège les informations des achats réalisés auprès de ces fournisseurs.

2 questions à... Nicolas Viou, chef de projet infocentre à la direction des achats de La Poste

Cette notion de référentiel peut-elle s'étendre à toute La Poste ?
' C'est une réflexion que nous menons. Avec ce supra-référentiel, les cadres décideurs seraient, par exemple, en mesure de comprendre les décalages de montants qui existent au niveau des trois infocentres (achats, contrôle de gestion et comptabilité) de La Poste. Les trois différents outils de restitution manipuleraient alors des concepts définis dans un référentiel commun. '

L'outil de restitution d'Informatica répondra-t-il toujours à vos besoins ?
' Nous avons choisi cet outil pour des soucis de rapidité de déploiement. Mais maintenant que le moteur dextraction est rodé, nous allons nous pencher à nouveau sur ces problématiques de restitution. Notre choix se fera en fonction des profils des utilisateurs et des besoins en reporting et en analyse que nous aurons identifiés. '