Pourquoi s'y intéresser ? L'archivage électronique probant, ou “ légal ”, constitue un moyen pour l'entreprise de conserver des documents numériques stratégiques et originaux pour, en cas de besoin, les produire au même titre que des originaux papier.
Les gains
1. Une réglementation respectée. Même s'il n'existe pas de loi directement liée aux modalités de l'archivage électronique, ce procédé répond toutefois à des besoins réglementaires applicables aux directions financières, aux ressources humaines ou commerciales. Par ailleurs, certains secteurs professionnels sont soumis à des réglementations, telles que Sarbanes-Oxley, Bâle II et Mifid (Markets in Financial Instruments Directive) dans le domaine bancaire, Solvency dans les assurances, FDA (Food and Drug Administration) dans les secteurs pharmaceutique et agroalimentaire, etc. Ces textes encouragent les entreprises à archiver les documents électroniques dématérialisés.2. Des responsabilités clairement définies. En plus de répondre à des exigences réglementaires, l'archivage probatoire joue un rôle préventif en cas de litige éventuel avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires de l'entreprise. En effet, depuis le 13 mars 2000, l'article 1316-1 du code civil définit la valeur probante d'un document électronique au même titre qu'un document papier. Il concerne majoritairement les courriers électroniques et les pièces jointes échangés qui pourront être présentés à un juge en guise de justification.3. Se décharger des contraintes tecniques. S'appuyer sur un tiers archiveur (coffre-fort électronique) aide à régler la plupart des impératifs techniques et réglementaires liés à l'archivage probant. Il se charge de l'intégrité et de l'authenticité des documents numérisés. Enfin, il garantit la sécurisation et la mise en conformité aux réglementations et aux normes de contrôle qualité.Les limites
1. Attention à l'obsolescence technologique. Le cycle de vie des supports de sauvegarde avoisine une dizaine d'années pour les disques magnétiques et une cinquantaine d'années pour les disques optiques. En revanche, celui des lecteurs est plus court (inférieur à dix ans). Autrement dit, le cycle de vie technologique peut s'avérer inférieur à la durée légale d'archivage, selon le type de document. Il s'agit donc de veiller à maintenir les supports et les lecteurs périodiquement à jour.2. Veiller au format des données. Les informations archivées doivent rester intelligibles. En conséquence, l'entreprise ne conservera pas les documents électroniques dans un format propriétaire exotique : exit Word de Microsoft, iWork d'Apple, etc. Les données seront encodées selon des formats standards tels que XML, PDF, Tiff (pour les images)… Au besoin, mieux vaut les convertir avant de les archiver car, par définition, les informations archivées de façon probante ne sont pas modifiables.3. In fine seul le juge tranche. Quelles que soient les précautions prises par l'entreprise, le juge décidera, en cas de litige, de la valeur probante des données archivées. Les processus ou les technologies utilisés aideront la justice dans sa prise de décision. La société aura à charge de s'assurer de l'authenticité, de l'intégrité, de l'accessibilité et de la lisibilité des données, en s'appuyant sur les normes Afnor NF Z 42-013, 43-400, ISO 15489 et ISO 11506, notamment.
