L'archiviste se transforme en chef de projet

Les archivistes sont appelés à s'adapter aux contraintes du numérique

“ Les DSI ont compris qu'ils font essentiellement du stockage, et non de l'archivage, depuis que les archivistes s'intéressent au numérique. ” C'est ce qu'estime Frédérique Fleisch, présidente de la Commission archives électroniques de l'AAF (Association des archivistes français). Avec l'évolution de la réglementation, les documents électroniques ont la même valeur de preuve que les documents papier, à condition que leurs auteurs soient identifiables et que leur intégrité soit garantie lors de leur conservation. “ Le métier des archivistes évolue vers l'accompagnement de projets informatiques ”, explique Françoise Banat-Berger, conservatrice générale du patrimoine aux Archives de France.

Maîtriser les processus et la circulation de l'information

“ Le nombre de projets d'externalisation des archives physiques et électroniques augmente, et le suivi des prestataires doit être assuré. Les projets de dématérialisation croissent sans cesse ”, développe Frédérique Fleisch. Dans ce contexte, les services d'archivage sont amenés à travailler avec les DSI et les services métier, afin de maîtriser les processus et la circulation de l'information. “ L'expert archiviste participera à l'élaboration des spécifications pour que les fonctionnalités répondent aux besoins de l'archivage, puis au traitement des recettes pour vérifier que la solution est adaptée. Ces projets nécessitent un niveau de qualification plus élevé qu'il ne l'est dans le cadre de la gestion des archives papier ”, ajoute Françoise Banat-Berger.L'adaptation du métier à l'informatique s'effectue petit à petit, car la dématérialisation des processus progresse elle-même lentement. Au cours d'un tel chantier, l'archiviste intervient lors de la validation du document pour que les métadonnées nécessaires soient affectées au bon moment, alors qu'il ne le fait qu'en bout de chaîne pour les documents papier.

Adopter une approche globale

Une prise de conscience des archivistes eux-mêmes apparaît donc nécessaire. “ S'ils ne s'adressent pas à la DSI, celle-ci monte parfois le projet seule, sans se préoccuper de savoir quelles compétences existent en interne. Résultat, de nombreux projets échouent dans les grands groupes. La traçabilité et la valeur probante de l'information ne sont pas toujours prises en compte ”, poursuit Frédérique Fleisch.Au final, les archivistes préconisent une approche globale comprenant la mise en place d'un véritable SAE (Système d'archivage électronique). Mais, comme l'explique Laurent Ducol, vice-président de l'AAF, “ sa mise en place doit émaner de la direction, car la conduite du changement est stratégique ”.