L'audit d'impression, un nouvel enjeu

La rationalisation des coûts d'impression, préoccupation des grands comptes, fait tache d'huile dans les PME. Un segment porteur pour les cabinets de conseil, les VAR et les intégrateurs qui proposent des prestations d'audit.

Les oracles qui nous prédisaient l'avènement du ' zéro papier ' se sont trompés. Les entreprises impriment de plus en plus de documents. ' Avec le déploiement d'Internet, le volume des impressions a littéralement explosé, passant en France de 27 milliards de pages en 1997 à 153 milliards en 2002 ', assure Nicolas Diamantidis, fondateur de New Print, un cabinet d'audit spécialisé dans l'impression. ' Le coût de l'impression bureautique est estimé à 1 000 euros par an et par utilisateur, soit autant que le coût du poste de travail ', constate Olivier Philippe, directeur marketing et services de Lexmark. Selon le Gartner, ce budget représenterait ainsi un quart des dépenses informatiques et jusqu'à 5 % du CA. Et pourtant, l'immense majorité des entreprises (88 % selon IDC) ne savent toujours pas évaluer avec précision combien elles dépensent dans l'impression. ' Rien n'est plus difficile que de mesurer l'exacte étendue d'un parc, par définition très fragmenté, et souvent géré par plusieurs services ', reconnaît Gérard Bouhanna, directeur commercial et marketing d'OKI Printing Solutions. Pour aider les entreprises à lever le voile sur ces dépenses, de plus de plus d'offres d'audit voient le jour. Certains constructeurs les intègrent directement dans leurs prestations de services. Lexmark dispose ainsi d'une équipe d'une vingtaine de consultants spécialisés. Ricoh et NRG ont, quant à eux, créé une filiale de services commune, baptisée RISys, qui propose des prestations de gestion des coûts et d'analyse de parcs. Canon, de son côté, vient tout juste de former en interne une quarantaine de ' Solution Business Consultants '. ' Nous ouvrirons ce service à nos distributeurs d'ici à la fin 2006 en les formant à nos méthodes ', assure Alain Charpigny, chef du département Télécom et OEM de Canon.D'autres grands de l'impression préfèrent sous-traiter cette prestation à leur réseau. Depuis deux ans, HP propose ainsi une certification nommée Imagine On Printing Services Solutions, à laquelle ont souscrit une cinquantaine de VAR multimarques. ' Notre objectif est de doubler le nombre de certifiés d'ici à 2007 pour mieux cibler le mid-market ', explique François Burtin, chef produit chez HP. Kyocera a fait le choix d'intégrer l'audit dans une solution complète de gestion d'impression. ' Cette offre est relayée par une demi-douzaine de partenaires multimarques certifiés ', confie Nicolas Bouillon, chef produit solutions de Kyocera. Xerox, de son côté, offre à son réseau un redoutable outil de modélisation et d'analyse de parcs multimarques. OKI et Epson font appel à des sociétés de conseil spécialisées comme Blue Mega ou encore New Print. ' Nous prenons ensuite le relais avec notre programme Epson Print Performance, qui permet une rationalisation des coûts ', précise Pascal Handy, responsable marketing chez Epson. OKI cherche à impliquer la distribution dès le début d'un projet. ' Avant l'été, nous proposerons à nos revendeurs une offre de services clés en main, dédiée aux PME de 50 à 250 salariés, et qui intégrera de l'audit et des prestations de consulting ', confie Gérard Bouhanna.

Un enjeu très important

Les grands de la distribution et du service fourbissent également leurs armes. Econocom, Resadia, Computacenter, SCC... Tous ont mis en place des cellules dédiées. ' Nous réalisons des audits d'impression intégrés dans nos offres d'infogérance depuis l'été 2005 ', précise Claude Ah-Leong-Fat, consultant solutions d'impression chez Econocom. ' Une dizaine de membres de notre réseau proposent un audit d'usage approfondi, adapté aux besoins des PME ', détaille Philippe Limantour, directeur des opérations de Resadia. L'audit n'est que la première étape à l'élaboration d'une véritable politique d'impression dans l'entreprise. L'enjeu est de taille. Un audit bien mené et suivi par la mise en place d'une charte d'impression permet d'inestimables économies. ' La durée d'amortissement d'un audit n'excède jamais deux mois ', affirme Nicolas Diamantidis. Sur un marché de l'impression totalement saturé, l'audit peut permettre de faire la différence. Reste à évangéliser bon nombre d'entreprises, mais également à amener les partenaires à de nouvelles façons de vendre.

L'offre présentée dans ce tableau n'est pas exhaustive.

Les compétences requises

Connaître parfaitement le monde de l'impression, pas seulement les marques et les spécifications mais aussi les utilisations possibles.
Être formé au calcul des coûts de possession (TCO) et des coûts d'impression à la page constitue un pré-requis.
Savoir identifier quelles sont les sociétés spécialisées dans les audits d'impression et travailler avec elles en avant-vente.
Être capable d'analyser les résultats d'un tracking et de proposer une réallocation de ressources ou une préconisation de produits.

L'argumentaire

Le poste impression/copie est l'un des plus importants parmi les frais généraux (5 % du CA annuel).
Le volume des pages imprimées augmente de 10 % par an.
L'impression figure dans le peloton de tête des postes budgétaires les moins maîtrisés.
La rationalisation des coûts d'impression, préoccupation des grands comptes, fait tache d'huile dans les PME.

Profil de clientèle

Toutes les entreprises qui veulent réduire leur coût d'impression.
Toutes les entreprises qui souhaitent connaître avec précision la nature de leur parc, le coût de sa maintenance et le budget consacré aux consommables.
Toutes les entreprises qui veulent éduquer les utilisateurs et optimiser l'organisation.

Les entreprises françaises ignorent leurs dépenses liées à l'impression

88 % des entreprises ne connaissent pas le budget total consacré aux solutions d'impression.

La répartition des coûts d'impression

Le poste impression/copie est l'un des frais généraux les plus importants (900g par an/employé).

L'avis d'un revendeur : Yves Dubus (Nextwork) : ' les clients veulent des prestataires indépendants '

Comment êtes-vous arrivés sur ce marché ?
Nous avons créé Nextwork, il y a 5 ans, lorsque le marché de l'impression commençait à évoluer vers plus de connectivité. Les entreprises géraient des parcs de machines hétérogènes. Les besoins de rationalisation se faisaient sentir, mais le marché a décollé en 2004.

Que veulent vos clients ?
Les entreprises savent qu'il existe des solutions permettant de réduire le coût de leurs impressions. Mais avant de réorganiser leur parc, elles veulent être sûres d'avoir un conseil objectif. C'est la raison pour laquelle elles font de plus en plus appel à des partenaires experts et indépendants des grands fournisseurs.

Comment répondez-vous à ces besoins ?
Nous avons déjà réalisé une quarantaine d'audits chez des grands comptes. Il faut avoir l'appui de la direction générale. Dans 80 % des cas, les audits sont suivis d'un appel d'offres. Nous assistons nos clients dans le choix des produits et le contrôle du retour sur investissement.

Nextwork