Le coach vous répond

' Dans nos réunions, des participants utilisent leurs portables, envoient des e-mails, et perdent le fil du sujet. Comment réagir ? '
Nicole, DSI

Prévoyez des pauses

' Rallumez vos mobiles à la fin du spectacle. ' Ce rappel de la règle est accepté par tous, tant son bien-fondé est évident : une réunion productive nécessite le partage de règles de comportement simples, fondées sur le respect du groupe, de ses membres, et des objectifs poursuivis.L'usage des outils de mobilité implique de réajuster certaines règles de comportement. Demandez à chacun de les respecter. L'efficacité d'une réunion repose sur ces fondamentaux : connaître le ' livrable ' de la réunion et sa durée, préparer les contributions attendues, être pleinement présent, écouter les autres, donner son avis au moment opportun, et partager la compréhension des conclusions. Et cela dans les délais prévus. Or, les réunions stériles se multiplient. Elles rassemblent des responsables venant parfois de loin, au prix d'efforts et de dépenses considérables, où bon nombre de participants ' dépilent ' leurs e-mails au lieu de participer.Allez à contre-courant. Prenez le temps détablir avec vos collègues et vos équipes des règles à respecter : telle celle de traiter ses e-mails et ses appels téléphoniques avant ou après les réunions, et pendant les pauses... raisonnablement longues. Et faites respecter à chacun son engagement : tous vous en sauront gré au bout du compte, et considéreront que vous savez mener une réunion.

Annie Cattan, directeur associé, Pragmaty