Le maître d'ouvrage doit encore convaincre

Le poste de maîtrise d'ouvrage devient essentiel en entreprise, mais la fonction est peu précise et reste à définir.

C'est en mai dernier que Nathalie Legrenzi décroche son nouveau titre. Elle est nommée responsable du système d'information du groupe Roche, chargée de la maîtrise d'ouvrage. A la tête de six personnes, elle occupe une fonction critique. Elle doit non seulement anticiper les besoins, mais aussi prendre les bonnes décisions sur l'évolution du système d'information.C'est après une expérimentation de vingt-quatre mois que le poste de Nathalie Legrenzi a été formalisé. Intitulé Information Manager, il comprend le rôle de directeur de compte interne et celui de responsable de la maîtrise d'ouvrage. ' Je suis devenue le " point de contact " unique au siège de l'entreprise. Je coordonne le comité de pilotage, et suis responsable du maintien du portefeuille des projets informatiques et des services associés. '

Le lien entre l'opérationnel et la technique

Auparavant, la fonction n'existait pas. Convaincu de son intérêt, le groupe pharmaceutique veut aujourd'hui la dupliquer dans ses filiales. Objectif : améliorer le service aux utilisateurs et optimiser la gestion des projets. ' C'est une fonction que l'on rencontre de plus en plus dans les grandes organisations. Elle porte aussi le nom de " business ingénierie " car il faut gérer les demandes clients comme des projets ', détaille Alain Attias, directeur associé du cabinet Kerensen Consulting. On trouvera surtout ces postes d'assistance à maîtrise d'ouvrage dans les grandes entreprises gérant des dizaines de projets par an. Des postes devenus essentiels, alors que les rôles de la maîtrise d'ouvrage et de la maîtrise d'?"uvre ne sont pas toujours bien définis. ' Une courroie de transmission entre les équipes opérationnelles et techniques ', pour Alain Attias. L'importance des entités MOA varie selon la taille de l'entreprise et le type de projet. Elles peuvent être rattachées ou non à une direction métier. Leur mission consiste à définir et à spécifier les besoins, à justifier économiquement les projets, mais aussi à maîtriser les risques.

Une bonne compréhension du métier de l'entreprise

La plupart des responsables MOA sont issus du métier - production, RH, gestion, achats, etc. - ou de l'informatique. Dotés d'une expérience en gestion de projets et d'une bonne compréhension du c?"ur de métier de l'entreprise, ils font aussi de la veille technologique. Enfin, ils ont un sens aigu du relationnel. Au groupe Roche, cette fonction s'imposait pour gagner en efficacité. Les responsabilités étant peu définies, les utilisateurs ne savaient pas à qui adresser leurs demandes, et perdaient donc du temps. Du coup, il était souvent plus simple pour eux de recourir à des prestataires de services.Aujourd'hui, les directions métier ont un interlocuteur unique pour exposer leurs requêtes. Elles s'impliquent davantage avec la maîtrise d'ouvrage dans la mise en ?"uvre de nouvelles solutions et dans l'évolution du système d'information. Mais il ne faut pas négliger les difficultés de la fonction MOA - surtout quand elle est récente. La tenue des délais de mise en ?"uvre lorsque les projets se multiplient et la maîtrise des risques sont autant d'obstacles à franchir. Au groupe Roche, Nathalie Legrenzi reconnaît qu'anticiper les besoins métier et prévoir le budget nécessaire et les ressources internes pour gérer chacun des projets n'est pas une mince [e-mail]

Les responsabilités de la maîtrise d'ouvrage face à la maîtrise d'?"uvre

Anticiper, définir et spécialiser les besoins métiers.
Lancer, gérer et financer le projet.
Justifier économiquement le projet.
Suivre la réalisation du projet.
Réceptionner les livrables.
Maîtriser les risques.

Concevoir et développer les outils et/ou solutions.
Conduire et réaliser le projet.
Organiser dans les délais et selon le budget de fonctionnement.
Contrôler les diverses étapes du projet et rapporter à la MOA.
Livrer le projet conformément au cahier des charges.
Maîtriser les risques du projet.

Pour en savoir plus

' La dichotomie MOA-MOE, une fausse bonne idée ? ', une carte blanche de Louis Naugès, 01 Informatique n?' 1759.
' MOA-MOE : il faut clarifier les rôles ', une carte blanche de Jacques Cassagnabère, 01 Informatique n?' 1760.
Dossier MOA, ' Des modèles en constante évolution ', 01 Informatique n?' 1836.
' Triple compétence exigée chez les chefs de projet MOA ', fiche métier de 01 Informatique n?' 1840.
' Chef de projet maîtrise d'?"uvre, je veux évoluer vers la maîtrise d'ouvrage ', la réponse du coach, 01 Informatique n?' 1855.

Témoignage : Nathalie Legrenzi (groupe Roche) : ' mon rôle exige une forte implication dans la stratégie de l'entreprise '

J'occupe depuis deux ans la fonction de directeur de compte, au sein de la direction marketing stratégique du groupe pharmaceutique Roche. Ma mission consiste à établir la stratégie des systèmes d'information avec l'ensemble des responsables métier. Je dois identifier et analyser leurs besoins, élaborer et suivre les budgets de fonctionnement et d'investissement, et enfin gérer le portefeuille de projets, via un comité de pilotage. Je joue donc un rôle d'interface entre les directions opérationnelles et l'équipe informatique. Parallèlement, j'assume la responsabilité d'une équipe de sept personnes d'assistance informatique. Celle-ci a pour mission de suivre au quotidien les équipes transversales, composées des responsables de chacune des grandes directions du groupe.

Cette organisation originale de support doit pouvoir répondre au plus vite à tous les besoins informatiques. Les délais de mise sur le marché de nos nouveaux produits en dépendent directement. Je dois donc être fortement impliqué dans la stratégie de l'entreprise. Et notamment m'informer de l'évolution du portefeuille des produits, à savoir les futurs médicaments. J'ai ainsi l'impression, même modestement, de contribuer au succès de l'entreprise. En revanche, il n'est pas toujours facile d'anticiper et de planifier les projets informatiques, ne serait-ce qu'un an à l'avance. Ni de répondre dans les plus brefs délais aux demandes ad hoc du département marketing.

Parcours

Avis d'expert : Alain Attias, directeur associé de Kerensen Consulting

Kerensen Consulting est cabinet spécialisé dans le conseil, l'intégration, et l'accompagnement de projets.

' Une fonction stratégique dans les grandes organisations '
' Le rôle du responsable de l'assistance à maîtrise d'ouvrage consiste à appréhender les besoins de l'entreprise et à améliorer le service clients. Il est notamment garant de l'homogénéité des demandes et des exigences métier. '

' Un poste souvent proche du marketing '
' Il s'agit de gérer les demandes des utilisateurs en mode projet, d'évaluer les outils qui conviennent, de traduire les besoins aux équipes de réalisation informatique, et de tenir les délais. '

' Un trait d'union entre les directions métier '
' Le directeur de compte interne propose à ses utilisateurs des solutions innovantes par le biais des portails dédiés, des outils sur mesure, et des liens automatiques entre les diverses activités de lentreprise. '